Русский язык и культура речи (2)

метки: Готовый, Культура, Письмо, Документ, Русский, Деловой, Текст, Предложение

Русская официально-деловая письменная речь имеет мно­говековые традиции и глубокие исторические корни. Знаком­ство с ее историей позволит лучше понять причины и законо­мерности формирования особого стиля языка, обслуживающе­го сферу официально-деловых отношений, выявить особенно­сти национальной культуры русского делового письма, его ин­тернациональные свойства.

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском го­сударстве практиковалось составление официальных докумен­тов. В этот период в основном документируются правовые от­ношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), со­здаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже в раб­ство; отпускные грамоты и т. д.).

Накопление опыта официально-делового письма выража­лось в появлении устойчивых образцов обращений и заверше­ний в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типо­вых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроиз­водству – «формулярники». В этот период складывались тра­диции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами на­ходили закрепление в законодательстве. Таким образом, выра­батываемые практикой традиции постепенно становились нор­мами обычая, закладывая основу будущей системы делопро­изводства.

Существенной вехой в развитии русского официально-де­лового письма стало приказное делопроизводство (первые госу­дарственные учреждения назывались приказами) XV–XVII ве­ка. В этот период шло формирование русского централизован­ного государства, закладывались основы государственного ап­парата, системы государственного делопроизводства. Офици­ально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важ­ные признаки документа, как устойчивые текстовые формули­ровки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, цар­ские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому): «От царя и великого князя Алексея Михайло­вича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боя­рину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому,…»; «…князю Ивану Алексеевичу с товарищами…».Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю госу­дарю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов…»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указной гра­моты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царс­ких палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

Культура делового письма

... на форму, средства передачи служебной деловой переписки. Цель данного реферата, Для достижения цели необходимо решить следующие задачи: изучить историю происхождения делового письма рассмотреть виды делового письма; изучение культуры делового письма; ... официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также ...

Таким образом, в приказной период постепенно складыва­ется система делопроизводства центральных и местных учреж­дений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа – коллегий. Этим законодательным актом делоп­роизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией.

администратор, актуариус, асессор, аудитор, бух­галтер, губернатор, инспектор, маклер, министр

В начале XIX века в недрах коллежской системы зароди­лась новая система управления — министерская, просущество­вавшая до начала XX в. Ее главная особенность — единонача­лие, придавала системе управления гибкость и оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г., вводилось единообразие в систему делоп­роизводства министерств: от создания документов до их архи­вного хранения.

XIX век отмечен появлением обширной делопроизводствен­ной литературы, в частности, письмовников – сборников об­разцов документов, а также научных исследований в области русского официально-делового письма. Большое теоретичес­кое значение в этот период имели работы Н. В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, он отмечал, что «… издание однообразных форм деловых бумаги теоретических… правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопро­изводства нашего…». К предмету теоретического делопроиз­водства Н. В. Варадинов относил «наружные свойства» дело­вых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обраще­ния к разным особам, части деловой бумаги (формуляр доку­мента), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1. Сноше­ния. 2. Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, от­четы. 3. Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки).

К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания (орфография), принятые в деловых бу­магах.

С течением времени (примерно к середине XIX века) сло­жился новый порядок изложения дела в форме краткой запи­си – изложения только самого существа вопроса. В делопро­изводстве министерств появляются бланки учреждений с угло­вым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположение было практически таким же, как и в совре­менных документах.

Сочинение письмо деловое

Еще раз благодарю Вас, уважаемая Анна Владимировна, за внимание к нашим разработкам и рассчитываю на положительную оценку проекта. С самыми добрыми пожеланиями Руководитель Центра детского творчества В. В. Петров. (2 вариант) Глубокоуважаемый господин Министр! Позвольте засвидетельствовать Вам свое почтение и одновременно обратиться с просьбой о всяческой поддержке нашего театра русской драмы, ...

Советский период российской истории связан с заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал воп­рос о приведении делопроизводства в соответствие с вновь со­здававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирую­щих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупо­рядоченными по форме и содержанию потоки документации. К концу 20-х гг. встала проблема их унификации и стандарти­зации. Государственным институтом техники управления (ИТУ), образованным в 1926 г., был создан Кабинет стандар­тизации, который разработал стандарты служебных писем, те­леграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.).

В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и орга­низациями, обобщены исследования отечественных и зарубеж­ных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в каче­стве типовых и единых для всех учреждений. Однако «Прави­ла» не были окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

Рост интереса к проблемам управления и его документационного обеспечения отмечается в 60-е гг. Однако по срав­нению с мировыми достижениями в области информацион­ных технологий, кибернетики, математических методов уп­равления в отечественной науке наметилось отставание, ко­торое выявилось особенно остро в 80–90-е гг. Тем не менее, в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие результаты: создана Единая государ­ственная система документации (ЕГСД), общесоюзные клас­сификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД).

Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их доку­ментирования. Однако элементы новых информационных тех­нологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержден­ной в 1988 г. [2,10-42].

Развитие бизнеса и коммерции в последнее десятилетие XX века в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том чис­ле письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, пись­ма-представления и др.), речевых моделей, уместных в но­вых ситуациях общения. Сегодня увеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жан­ровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, одна­ко, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.

актуальность

Документирование – регламентированный процесс запи­си информации на бумаге или ином носителе, обеспечиваю­щий ее юридическую силу. В деловом общении документиро­вание имеет особое значение. Действительно, ссылка на ка­кую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого­воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссыл­ка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Культура составления документа

... отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация; информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация; документация по ...

Общие функции документа:

информационная:

социальная:

коммуникативная:

культурная:

Специальные функции документа:

управленческая:

правовая:

функция исторического источника:

[Электронный ресурс]//URL: https://litfac.ru/referat/gotovyieyi-po-russkomu-yazyiku-i-kulture-rechi/

реквизитов

Немаловажным аспектом делового общения являются воп­росы этики отношений между деловыми партнерами. В дело­вой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так, составителям деловых писем не реко­мендуется:

• побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы типа «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно про­шу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
• навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
• намекать получателю письма на его мнимую невнима­тельность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить…»;

— начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться [4, 22–23].

выступают как субъекты правоотношений.

языковых формул

культу­ра официальной переписки,

Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объ­ема одной — двух страниц) сочетается в деловых письмах с требо­ванием полноты информации, точнее, с принципом ее доста­точности. Требование полноты предполагает, что документ дол­жен содержать достаточную для принятия обоснованного ре­шения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно на­звать факты и события, в письме-просьбе предмет письма дол­жен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.

достоверности (объективности) информации

Предметом официальной переписки при всем ее многооб­разии обычно является сообщение о некоторой ситуации и ло­гическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценоч­ная модель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей – его композицией. По композици­онным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в мно­гоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопро­сов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и раз­нотипные аспекты – просьбы, сообщения, предложения. Каж­дый аспект формируется речевым действием: просьбой, сооб­щением, предупреждением, приглашением и т. п.

Стандартизация и унификация, Ясность и недвусмысленность

коммуникативной точностью

Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:

Письма к молодым читателям. по тексту Д. Лихачева Литература ...

... в спокойной, неторопливой и несуетливой обстановке, например, на отдыхе или при какой-нибудь ... Война и мир” тоже вызывает у читателей волнительные ощущения по отношению к его ... низменных «скоропортящихся» наслаждениях. Цитируется по: Д.С.Лихачев. Письма о добром. СПб.: «Русско-Балтийский ... в себе склонности к «диагональному» просмотру текстов или к различному виду скоростным методам чтения. ...

• функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;
• лаконичность и достаточность информативного содержания;
• логичность и структурированность изложения;
• стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.

Реквизиты

Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов».

Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГО­СТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их со­став зависит от назначения документа.

формуля­ром.

В формуляр официального письма не входит реквизит «наи­менование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т. д.

Обычно документы (деловые письма) печатают на блан­ках – листах бумаги с воспроизведенными на них типограф­ским способом реквизитами. Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и рас­полагаются в определенном порядке. Существует два типа блан­ков писем организации – угловые и продольные. Они разли­чаются расположением реквизитов, предваряющих текст пись­ма.

Рассмотрим требования к содержанию и оформлению ос­новных реквизитов документов.

Государственный герб Российской Федерации

Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема. Эмблема организации – условное (символичес­кое) графическое изображение, зарегистрированное в установ­ленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отра­жающего главное направление деятельности.

Обычно эмблема располагается слева от наименования орга­низации-отправителя

Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспро­изведен герб.

Код организации

Код документа указывают по Общегосударственному клас­сификатору «Унифицированные документы» (ОКУД).

Код для писем по ОКУД – 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.

Наименование организации-адресанта

Над наименованием организации-отправителя может ука­зываться еще и вышестоящая инстанция (наименование мини­стерства или ведомства; в коммерческих организациях – наи­менование консорциума или промышленно-финансовой груп­пы), в систему которой входит данная организация.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводит­ся на бланке под наименованием на русском языке.

Названия зарубежных фирм, организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами и за­ключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пи­шут первое слово в кавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейнс стил», «Дженерал моторе», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фирма «Сони».

Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.

Образец письма внуку — Письма — Документы — Обращение в суд

... документ. Далее нужно подойти к Тимощук Оксане Леонидовне в 43-14. У неё нужно будет заполнить дневник практики. Беллетристика &rarr Письма внуку Название: Письма внуку ... Крыму, редставляют собой художественно достоверный и исторически ценный документ эпохи тридцатых годов. Ярко и колоритно воссоздана автором ... Галя. Пишет тебе внук Алёша. Я тебя давно не видел и решил написать тебе письмо. Я очень ...

Справочные, Почтовый адрес отправителя

Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, приня­тых в России) и на иностранном языке, чаще всего, англий­ском (по международным правилам написания адреса), напри­мер:

Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида до­кумента. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.

Датой письма считается число его подписания.

Адресат . Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.

наименование

Наименование, Акционерно-коммерческий банк «Прогресс» Кредитный отдел

Должность и фамилию лица, которому адресовано пись­мо, нужно писать в дательном падеже, например:

Научно-производственное

объединение «Комкон»

Бухгалтерия, Старшему экономисту, А.Н. Ковалевой

Адрес. Составные части почтового адреса указывают в по­следовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постанов­лением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлени­ях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные организации», «Адресат»):

• наименование адресата (наименование организации для юриди­ческого лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• название области, края, автономного округа (области), респуб­лики;
• страна (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

На документах, направляемых в правительственные учреж­дения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Заголовок к тексту, Об организации выставки, О выделении аммиака из ФПТ-200М, По вопросу стоимости кондиционера

На ваш факс № 1781/2040 от 12.10.99.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта договора, Об организации института современных технологий управления

касательно, касается,

Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Текст, как правило, состоит из двух частей. Конста­тирующая часть включает указание причин, целей составле­ния документа, а также изложение сути вопроса или предло­жения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, осве­щение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения – ссылки на инструкции, поста­новления, договоренности и т. д.).

В этой части при необходи­мости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными норма­тивными актами или другими документами по данному вопро­су, например:

Методические аспекты проблемы использования исторических документов ...

... с историческими документами. В 1960-е - 1980-е гг. значительный вклад в создание методики использования источников ... активно разрабатывались вопросы, связанные с организацией подготовки письменных работ (докладов, сочинений, рефератов) на основе изучения источников. ... (УУД). Предмет: методические пути изучения старшеклассниками исторических текстов, способствующие развитию комплекса умений и навыков, ...

В соответствии с постановлением Правительства Российской Фе­дерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» пред­лагаем Вам…

Во второй части формулируются предлагаемые или осу­ществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст официального письма может включать приветствен­ное обращение и заключительную формулу вежливости, явля­ющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.

Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную стро­ку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдель­ным должностным лицам;

Уважаемые господа!

Господа!

Уважаемый господин директор!

Заключительная формула вежливости помещается на пра­вой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как пра­вило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от

вступительного обращения заключительная формула вежливо­сти безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:

С уважением…, С глубоким уважением…, С пожеланиями успехов…, С наилучшими пожеланиями…

Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Же­лательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

Отметка о, Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и ко­личества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские

заводы» на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана поэтапного ввода системы информа­ционного

обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

Подпись. Всостав реквизита «Подпись» входят: наимено­вание должности лица, подписавшего документ; личная под­пись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

Главный инженер (личная подпись) Е. Н. Шесовских

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последова­тельности, соответствующей иерархии занимаемых долж­ностей, например:

Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами­лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его теле­фона, например:

Васильев 32-45-78

Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печата­ния, например:

Васильев Виктор Иванович

32-45-78

МЛ 2 01.04.2000

постскриптум.

1. Если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в ос­новной текст.

2. Если информация в основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное восприятие и оцен­ку ситуации (либо поступила новая информация).

Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или P . s . и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной под­писью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:

1. Постскриптум

К сожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встре­титься, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследо­вание в Санкт-Петербург.

С уважением …………………………………

^{(сигнатура, факсимиле)}

2. P . s . Отчет по 3-му кварталу только что получил.

28 марта 2000 г. 18 ^Ш …………………………………

^{(сигнатура, факсимиле)}

Как видно из приведенных выше правил оформления рек­визитов документов, каждый реквизит выполняет определен­ную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке).

Соблюде­ние этих требований не только придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, по­ступающей по каналам письменной связи.

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, до­кумент – это деловая бумага, оформленная с учетом соответ­ствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуля­ции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступ­ности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд фак­торов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

Внутренняя деловая пе­реписка, Внешняя деловая переписка

распорядитель­ные, отчетные, справочные, плановые

управленческие, научные, технические, производственные, финансовые

открытого пользования (доступа), ог­раниченного доступа

срочные, второстепенные, итоговые и периодические,

В последнее время выделяют еще один классификацион­ный признак – форма отправления официально-деловой кор­респонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересыл­кой существует электронная деловая корреспонденция и фак-совые отправления. Однако электронная почта и телефакс ис­пользуются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значе­ние (договоры, предложения), высылаются обычными почто­выми отправлениями.

управленческие

• организационно-правовая документация;
• плановая документация;
• распорядительная документация;
• информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
• отчетная документация;
• документация по обеспечению кадрами (по личному соста­ву);
• финансовая документация;
• документация по материально-техническому обеспечению;
• договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность уч­реждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления докумен­тов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Далее подробнее будут рассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые виды служеб­ных документов и официальных писем.

распорядительных документов.

структу­ре, языку и стилю документации

Основная задача распорядительных документов – прида­ние юридической силы тому или иному действию руководите­ля. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отли­чается жесткой регламентированностью, стандартизацией язы­ковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности…; контроль за испол­нением возложить на…; создать комиссию в составе…;уста­новить причины нарушения…; назначить… на должность… и под. указывает на то, каким именно действиям придается юри­дический статус.

коллегиальности,

Рассмотрим примеры документов, входящих в систему рас­порядительной документации.

Постановление

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания по­становления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:

«В целях удовлетворения потребностей населения Россий­ской Федерации в цитрусовых Правительство Российской Фе­дерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:…»

Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:

ПОСТАНОВЛЯЕТ…»

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельнос­ти. Решения оформляются в том же порядке, как и постанов­ления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:

«Коллегия РЕШИЛА…» или «Совет директоров РЕШИЛ…»

В распорядительных документах, издаваемых на принци­пах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

Приказ – распоряжение руководителя, основной распоря­дительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполне­ния подчиненными. В деятельности организаций различают­ся: приказы по организационным вопросам, основной деятель­ности и личному составу. Приказы оформляются на специаль­ном бланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными рек­визитами приказа являются: наименование вышестоящей орга­низации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержания документа. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например:

«Об организации Института современных технологий управле­ния»

«Об увеличении уставного капитала общества»

В первой части данного распорядительного документа ука­зывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержа­ние документа не нуждается в пояснении, то его текст содер­жит только распорядительную часть.

Распорядительная часть приказа излагается в повелитель­ной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫ­ВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. При этом пункты, кото­рые включают управленческие действия, носящие распоряди­тельный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе…

2. Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполне­нием распорядительных документов. Например:

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за со­бой., Распоряжение

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руко­водителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а так­же по вопросам, связанным с организацией выполнения при­казов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указа­ния могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависи­мости от содержания указания.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прила­гается к письму-претензии или к рекламации).

Текст акта со­стоит из двух частей. В вводной части акта указывается распо­рядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются уста­новленные факты, а также выводы и заключения.

Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несо­ответствия заявленных в сопроводительных документах цен­ностей, документов и их наличия и т. д.

Например:

АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ

20 ноября 1999 г. г. Новгород

Настоящий акт составлен в том, что при вскрытии бандероли, отправленной 10 ноября с. г. из Пермского авиастроительного объе­динения «Пермские моторы», не обнаружено приложение 2 («Чер­тежи изделия на 4 листах»).

В связи с вышеизложенным просим Вас выслать недостающее приложение 2., Ст. уполномоченный

делопроизводства

Новгородского завода

телеаппаратуры Подпись

Делопроизводитель Подпись

Справка – документ, содержащий запрошенную информа­цию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определен­ная информация о предъявителе, чаще всего – выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рож­дения, стаж работы в последней должности или в целом, све­дения об образовании и т. д.).

Служебная записка, Заявление

Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направ­ляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указы­вается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:

Главному энергетику обувной фабрики, Копия: заместителю директора фабрики по материально-техническому снабжению

Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине лис­та:

ЖАЛОБА

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу, Обра­щаюсь с жалобой на…, Представляю письменное объяснение…, Ставлю Вас в известность… и т. п. Далее излагается сущ­ность вопроса, по которому пишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает зая­витель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г.; Прошу Ваших ука­заний…; Прошу ответить…; Прошу принять меры… .

Образец заявления

Декану Северо-Кавказской академии государственной службы (Ф.И.О.) студента 1 курса, группы… Ф.И.О.

Заявление, Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам., Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.

25.03.2000

договор, доверен­ность

Договор (соглашение, контракт)

• о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью;
• о размере и составе уставного капитала;

• о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;
• о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов;
• об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Трудовой договор (трудовое соглашение), Договор (контракт)

• наименования сторон (полное и сокращенное название);
• наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результа­ты выполнения;

• наименование документа, в соответствии с которым выполняет­ся работа;
• условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
• срок действия договора;
• начало и окончание работ по договору;
• стоимость работ и порядок расчетов;
• порядок сдачи и приемки работы;

• ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признают необходимыми включить в договор;
• гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
• переход права собственности и риски;
• порядок разрешения споров;

• юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пун­кты и подпункты.

Оформляются договоры, как правило, на трафаретных блан­ках, на которых типографским способом напечатаны все требу­емые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных блан­ках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора. (Пример текста договора дан в приложении.)

Доверенность

Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоря­жение транспортным средством, а также на получение свиде­тельства о праве на наследство.

Официальные доверенности выдаются организацией свое­му представителю на совершение сделок, получение денег, то­варно-материальных ценностей или других действий от имени организации.

В тексте личной доверенности указывается доверитель, до­веренное лицо и вид действий по доверенности. Обязательны­ми реквизитами доверенности являются:

• наименование документа;
• место и дата написания;
• основной текст;
• удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

В научной литературе существует несколько видов класси­фикации официально-деловой переписки, в основе которых лежат различные классификационные признаки. Так, напри­мер, по тематическому признаку официально-деловую коррес­понденцию достаточно условно разделяют на деловую и ком­мерческую. (Следует отметить, что термины деловая перепис­ка, деловое письмо чаще используются в широком значении как обобщенное название официально-деловых бумаг разных типов. Узкое же значение этих терминов реализуется при про­тивопоставлении деловой и коммерческой корреспонденции.) Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предпри­ятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (пись­ма-запросы, предложения (оферта), письма-претензии и отве­ты на эти виды писем).

письма, требу­ющие письма-ответа,

обычные и циркулярные.

одноаспектные и многоаспектные

регламентированные

Нерегламентированное деловое письмо, как правило, от­ражает какую-либо исключительную, необычную производ­ственную ситуацию либо свидетельствует об особом значе­нии, которое придает письму составитель. В связи с этим тек­стовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтак­сических средств, в том числе выразительных.

Коммерческая корреспонденция.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), пись­мо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекла­мация).

Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю).

Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью иницииро­вать адресата на более активные действия, в частности, на от­ветное послание.

Содержательные аспекты запроса реализуются с помощью устойчивых языковых моделей. При составлении письма-зап­роса могут быть использованы следующие стандартные выра­жения:

Просим выслать нам предложение на поставку…, Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…, Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о…, Мы были бы рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить…, Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о воз­можности поставить нам…, Ответ на запрос

• о принятии запроса к рассмотрению;
• о выяснении возможностей поставки товара, интересую­щего покупателя;
• об отказе поставить товар, интересующий покупателя;
• об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т.

п.);

• об обещании направить предложение на поставку това­ра, интересующего покупателя.

Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обыч­ного письма.

В случае отказа поставить интересующий покупателя то­вар в письме-ответе могут быть использованы следующие ти­повые модели:

К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос поло­жительно и выслать Вам конкретное предложение на постав­ку…

Мы просим Вас отложить этот вопрос до… Просим Вас вернуться к этому вопросу в…

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направля­ет предложение (оферту).

Письмо-предложение (оферта)

При составлении предложения используются следующие стандартные модели:

В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…, Качество товара соответствует образцам, высланным Вам, Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)…, Цена … составляет…, Товар будет поставляться в… квартале текущего года …, Ответ на предложение., Письмо-претензия (рекламация)

Рекламация должна содержать: основания для предъявле­ния претензии; доказательства – ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара качественным; тре­бование уценки товара и т. д.).

При составлении текста рекламации используются следу­ющие стандартные модели:

— К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что… К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что… К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены

Мы официально заявляем Вам рекламацию на… Наши клиенты заявили рекламацию на…

• Качество партии товара, полученного от Вас … числа, оказа­лось ниже качества, оговоренного в контракте № … При приемке товара были обнаружены следующие недостатки:…

Коммерческое послание, помимо ясности и точности изло­жения, должно отличаться также определенной воздействую­щей силой, в связи с чем при составлении текста письма долж­ны учитываться психологические факторы его восприятия ад­ресатом. Элементами такого рода воздействия являются эти­кетные фразы и конструкции, не только создающие опре­деленные рамки корректности и вежливости, но и задающие общению определенную тональность. Сравните:

Согласно нашей договоренности просим сделать нам пред­ложение на поставку.., Мы будем рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить…, Унификация

Стандартизация официальных бумаг заключается в уста­новлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти пра­вила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стан­дартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

унификация языка служебных документов

состоит в формировании системы стандартных языковых мо­делей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию (конструкцию предложения), охватывающую мак­симальное количество управленческих ситуаций» [1, 7] .

фактор цели,

просим, предлагаем, на­правляем, прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем

Языковая модель, выражающая то или иное речевое дей­ствие, состоит, как правило, из двух частей – мотивации дей­ствия и собственно речевого действия.

Например:

В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас …, Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие) …

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Цель	Тин документа	Языковые модели
Информирование	служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение и т. д.	сведения …; высылаем запрошенные Вами …; извещаем Вас о том, что …; информируем Вас о том, что …; сообщаем, что …; уведомляем, что …;
Побуждение	Приказ распоряжение указание и т. д.	назначить расследование по факту …; ввести в эксплуатацию; изыскать дополнительные возможности для …; обязываю всех начальников отделов предприятия…;
Инициирование, поддержание отношений	гарантийное письмо	гарантируем, что …; фирма … гарантирует …;
	письмо-просьба	просим Вас …; убедительно прошу Вас решить вопрос …; нам хотелось бы привлечь Вас…; сообщите нам, пожалуйста …;
Выражение предупреждения, требования, отказа.	письмо-приглашение и т. д.	примите наше приглашение …; позвольте пригласить Вас …; мы будем весьма признательны за участие в …;
	письмо-напоминание	напоминаем, что …; вторично ставим Вас в известность …;
	письмо-требование	мы предъявляем претензию к (качеству товара); мы официально заявляем Вам
	письмо-ответ (отказ от предложения) и т. д.	Ваше предложение отклонено по к сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о …;

Таким образом, все смысловые аспекты документа реали­зуются в виде устойчивых логических форм – моделей. В ре­зультате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

Подтверждаем получение Вашего заказа., С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа., С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

Приведение языковых и текстовых средств служебных до­кументов к единому образцу, т. е. стандартизация и унифика­ция деловой письменной речи, оправдано соображениями удоб­ства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

типовых текстов

Типовой текст, Трафаретизация, Пример текста-трафарета

СПРАВКА

Тов. ______________________ работает __________________________

^{(фамилия, инициалы) (название учреждения)}

в должности ______________. Оклад______________

Справка выдана для предоставления___________________________

Начальник отдела кадров______________

Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового об­щения.

Языковые формулы официальных документов

Начало документа, как правило, представляет собой изло­жение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста.

Существуют языковые формулы, выражающие мотивы создания документа, например:

В подтверждение нашей договоренности …, В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (на­правляем, сообщаем) …, В соответствии с письмом заказчика …, В порядке оказания помощи прошу Вас …, В ответ на Ваш запрос сообщаем …

Также существуют языковые формулы, выражающие причины создания документа, цель создания документа; выражающие просьбы, требования и распоряжения; напоминание и предупреждение; предложение и т.д.

устойчивые обороты

Документируемая информация должна излагаться предель­но ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

• однозначность используемых слов и терминов;
• нейтральный тон изложения;
• соблюдение лексических, грамматических, стилистичес­ких норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;
• смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затруд­няет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

точностью словоупотребления,

представить (предъявить, показать. Представить отчет)	предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо. Предоставить справ­ку);
гарантийный (содержащий гарантию, служащий гарантией. Гарантийный талон)	гарантированный (обеспечен­ный законом, договором. Гаран­тированный отдых)
проводить (осуществлять что-либо. Проводить сове­щание) и др.	производить (вырабатывать, изготавливать. Производить то­вары).

построить

Обратите внимание на правильное и неправильное упот­ребление этих слов:

ПРАВИЛЬНО построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку

НЕПРАВИЛЬНО возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом

При употреблении терминов в деловой документации не­обходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как авто­ру, так и адресату. Если термин является малоупотребитель­ным и его значение может быть непонятным, следует прибег­нуть к одному из предлагаемых способов:

факторинг –

форс-мажорны­ми

• убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

использование заимствованных слов.

эксклюзивный

апеллировать

прерогативы

при сем направляем,

Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога – общеупотребительны, с предлогом – характер­ны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, рас­ходы по ремонту, центр по подготовке.

Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, со­держании беседы, разговора, выступления, например: отчи­таться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о но­вой сделке.

благодаря

пра­вила расположения определений.

акту­альный всесоюзного значения вопрос.

При построении словосочетаний

глагольные сочетания;

менее важный, более сложный

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо дей­ствительных. Например: не мы выполним, а нами будет вы­полнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдатель­ный залог, как правило, используется при необходимости под­черкнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено).

Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма дей­ствительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сы­рья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопас­ности и т. п.).

информационному насыщению документа

Структура текста документа (логическое соединение смыс­ловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко восприни­маемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распо­ряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:

Направляем подробное описание автоматической системы управления., Получение просим подтвердить.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта | содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4–6 пред­ложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.

Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Напри­мер: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, в удовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате это-го, поскольку, согласно, следовательно и т. д.

При составлении деловых бумаг следует учитывать инфор­мационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение слов в предло­жении определяется принципом «линейной» подачи материа­ла. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем – основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспо­могательная – в начале предложения до сказуемого. В зависи­мости от того, где находится то или иное словосочетание, ме­няется смысл предложения. Например:

По решению арбитражного суда задолженность необходимо по­гасить до 1 июля 2000 года.

Задолженность необходимо погасить до 1 июля 2000 года по решению арбитражного суда.

В первом предложении целью высказывания является ука­зание срока, на который назначено погашение задолженности. Во втором предложении целью высказывания является указа­ние на то, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, харак­теризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свой­ства, текстовые обозначения и т. д.

Сокращения, используемые в текстах документов, подчи­няются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (сло­восочетание) поразному или писать его в одном месте пол­ностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за со­бой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ2012-79).

Речевой этикет в документе

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Этикет – важ­нейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего [2, 179–180].

В деловой переписке использование этикетных средств так­же носит регламентированный характер.

Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

При обращении к адресату учитываются его служебное по­ложение, сфера деятельности, степень личного знакомства.

Наиболее общей формулой обращения, которая может ис­пользоваться независимо от перечисленных факторов, являет­ся:

Уважаемый господин …(фамилия)!, Уважаемая госпожа, Уважаемые господа!, С уважением.

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:

Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2000» …, Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгово­го комплекса …

Напоминаем, что срок выполнения договора … истекает … Просим сообщить о возможности приобретения торгового обо­рудования …

прошу, предлагаю, приглашаю

Как подчеркивают специалисты в области делового этике­та, тональность деловых писем должны определять коррект­ность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового по­слания, его воздействующая сила зависят от выбранной фор­мы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и то­нальность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями. Так, например, использование этикет­ных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Сравните:

На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе. Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и пло­дотворному сотрудничеству.

Девяностые годы двадцатого века стали периодом значи­тельных изменений в экономике, в области социальных отно­шений. Они коснулись практически всех сторон жизни, в том числе сферы делового общения.

Новые ситуации делового общения требуют совершенство­вания форм документационного обеспечения. Появляются но­вые виды документов. Лексикон официально-деловой письмен­ной речи пополняется новыми терминами. Более свободным с точки зрения используемой лексики, экспрессивных средств языка становится язык и стиль деловых писем, больше значе­ние придается убеждающей, воздействующей силе делового послания. Происходящие изменения требуют глубокого анали­за и, возможно, станут предметом отдельного теоретического исследования. Однако знакомство с тенденциями происходя­щих изменений может представлять интерес для тех, кто осва­ивает законы письменного делового общения.

трудовой договор, трудовое соглашение, контракт.

Вхождение России в систему мировых экономических от­ношений определяет необходимость соответствия отечествен­ной практики делового общения, делового письма мировым стандартам, в том числе на уровне терминологии. Именно это является одной из основных причин активного проникновения иноязычных слов и терминов в русскую официально-деловую письменную речь. Однако среди недавно появившихся ино­язычных терминов таких, например, как оферта (предложе­ние), прайс-лист (перечень видов товаров, услуг и т. д. с указа­нием их цены или расценок на них), презентация (в деловом письме – жанр рекламного текста (письмо-презентация), чар­тер (договор об аренде судна (самолета) в рамках конкретного срока) и др., есть слова, называющие новые понятия (чартер, презентация, резюме), а есть слова, дублирующие русскоязыч­ные (или заимствованные, но уже ставшие привычными) на­звания давно бытующих понятий и явлений (контракт – дого­вор, соглашение; оферта – коммерческое предложение; прайс-лист – прейскурант).

Заимствования первого типа мотивиро­ваны появлением новых реалий жизни, заимствования второго типа – стремлением приблизиться к мировым стандартам офи­циально-деловой терминологии. Однако именно вторая тенден­ция вызывает в некоторых случаях вытеснение русскоязычных терминов и терминологических словосочетаний иноязычными синонимами, что в итоге может привести к чрезмерному насы­щению деловой письменной речи заимствованиями.

В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция к большей свободе в выборе языковых средств, в том числе экспрессивных; стремление к персонифи­цированному стилю изложения.

Тенденции большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции.

Реклама в деловой речи

самый, благоприятный, привилегирован­ный,

Уважаемый …, Именно сегодня Вы имеете возможность купить товар по самым низким ценам.

Почему? Согласно прогнозу нашего коммерческого отдела, в по­следующие четыре месяца цены возрастут на 1 %. Не упустите случай и воспользуйтесь снижением цен. Мы приглашаем Вас на привилегированную распродажу. Уверены, что Вы останетесь довольны и товарами, и ценами на них. Приходите, мы будем ждать Вас.

Широкое использование оценочных конструкций типа: бе­зупречная работа, разумная ценовая политика, надежные (доб­рые) партнерские отношения, гибкая система скидок, успеш­ное (плодотворное) сотрудничество и т. п. повышает эмоцио­нальную привлекательность текста делового письма, придает ему конструктивную тональность.

Основное требование к тексту рекламного послания (впро­чем, как и к текстам деловых посланий других типов) – ин­формативность и убедительность. Однако информативность рекламного письма должна отличаться нацеленностью на ин­тересы, жизненные, практические потребностей потенциаль­ного потребителя, заказчика, партнера. Кроме того, она долж­на быть полной, т. е. письмо информационно-рекламного ха­рактера должно содержать всю информацию, которая может заинтересовать потребителей. Если в письме отсутствует важ­ная для адресата информация и ему необходимо дополнитель­но связываться с адресантом, это может побудить его восполь­зоваться услугами другого предприятия (предлагающего аналогичную продукцию), информационно-рекламное письмо ко­торого составлено убедительнее и грамотнее.

При составлении рекламного делового письма необходимо выделять и определять как можно более четко все ключевые аспекты сообщения и тщательно проверять текст с точки зре­ния ясности, простоты и тона изложения.

Стилистические недочеты, приводящие к двусмысленнос­ти, безусловно, недопустимы в текстах рекламных деловых посланий, поскольку снижают их воздействующий эффект.

… Гибкая система скидок на продукцию Вашего предприятия позволит нам успешно конкурировать с Вашей продукцией на рынке нашего региона.

конкуриро­вать

Речевая тактика рекламного делового послания может быть определена как нацеленность на интересы. Специалисты под­черкивают, что от того, насколько точно пишущий сумеет опре­делить интересы фирмы-адресата и отразить эти интересы в тексте письма, будет зависеть, сможет ли он найти понимание по конкретной обсуждаемой проблеме и по вопросам долгосрочного перспективного сотрудничества [3, 95].

Новые реалии жизни заставляют каждого, кто ищет рабо­ту, осваивать приемы саморекламы, запасаться письмами-рекомендациями, составлять резюме. Слово резюме пришло в нашу речь из французского языка и употребляется в значении «краткое изложение сути написанного, сказанного или прочи­танного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо». В этом значении термин резюме использовался в официально-деловом письме, когда речь шла о некоем заключении по тому или иному документу. Такого рода заключение представляет собой разновидность письменного указания, оно пишется в том случае, когда наложение на документ резолюции типа «Ознакомлен»; «Согласовано»; «Не возражаю»; «Принимается к рас­смотрению» и др. по каким-либо причинам является недоста­точным и требует более развернутого обоснования, рекоменда­ций или предписаний. В последнее время термин резюме стал употребляться в значении «краткое письменное изложение био­графических данных, характеризующих образовательную под­готовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность». Именно это значение, пришедшее в нашу речь из американ­ского варианта английского языка, все более устойчиво закреп­ляется за словом резюме (например, конкурс резюме, разослать резюме, подготовить резюме на русском и английском язы­ках), при этом деловые бумаги пополнились еще одним видом документа.

Содержание и оформление резюме.

Главная задача при составлении резюме – как можно бо­лее выигрышно (и в то же время предельно объективно) пред­ставить себя и свою рабочую биографию. Очень важно уметь выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе, – это касает­ся и образования, и опыта работы, и личных качеств, и харак­теристики дополнительных навыков. Это необходимо, посколь­ку существуют объективные различия между специальностя­ми и видами деятельности. Так, например, если вакансия – рекламный агент, то необходимыми профессиональными и личностными качествами являются: умение общаться с людь­ми; находчивость; хорошее знание основ психологии человеческого поведения; интуиция и т. д. Если же вакансия – пре­подаватель начальных классов, то к необходимым качествам относятся: любовь к детям; отзывчивость; доброта; терпение и т. п.

Говоря об информативности резюме, специалисты отмеча­ют, что слишком долгий и однообразный перечень мест рабо­ты с сопутствующими датами и названиями организаций мо­жет произвести неблагоприятное впечатление на потенциаль­ного работодателя, так как в этом случае может сложиться впе­чатление об односторонности претендента в плане его профес­сиональной пригодности. Поэтому рекомендуют не указывать все места работы, а просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях [4,125–128].Например:

Работал технологом в течение десяти лет на машиностро­ительных предприятиях

Типовое резюме включает:

• персональные данные соискателя (фамилия, имя, отче­ство, дата и место рождения, семейное положение);
• адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;
• наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;
• основной текст, включающий в себя перечень мест рабо­ты и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием пол­ного официального наименования организации, периода вре­мени пребывания в них, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);
• дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготов­ка);
• прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: ино­странные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);
• отличия и награды, ученые степени (раздел не является обязательным);
• интересы, склонности, имеющие отношение к предпо­лагаемой профессиональной деятельности соискателя позиции (содержание – на усмотрение соискателя, раздел не является обязательным);
• иная вспомогательная информация (на усмотрение соис­кателя);