Доклад: Документация кабинета информатики

Использование баз данных и информационных систем становиться неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективно применение соответствующих технологий и программных продуктов: систем управления баз данных, CASE – систем автоматизации проектирования, средств администрирования и защиты баз данных и других.

От правильного выбора инструментальных средств создания информационных систем, определение подходящей модели данных, обоснование рациональной схемы построения баз данных, организация запросов к хранимым данным и ряда других моментов во многом зависит эффективность функционирования разрабатываемых систем. Все это требует осознанного применения теоретических положений и инструментальных средств разработки баз данных и информационных систем.

В данной курсовой работе осуществлена разработка базы данных для кабинета информатики. Целью ее разработки является автоматизация учета хранящейся документации: книг, журналов, компакт – дисков, дипломных и курсовых работ, научных работ преподавателей факультета МИТ.

База данных «Документация кабинета информатики» была создана в Access, который представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального пакета Office.

MicrosoftAccess, обладает всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access – это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям пользователя по управлению данными.

ГЛАВА 1. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ, ИНФОРМАТИКИ

1.1. Создание таблиц

СУБД MicrosoftAccessпредоставляет несколько способов создания пустых таблиц, что отображено в диалогом окне «Новая таблица», показано на рис. 1.

 создание таблиц 1

Рис. 1. Создание таблиц

На пример, можно создать таблицу с помощью мастера или посредством ввода данных прямо в пустой бланк сетки данных. В последнем случае при сохранении введенных данных каждому столбцу (полю) автоматически назначается соответствующий тип и формат данных. В сетке данные отображаются в виде столбцов и строк, что внешне напоминает вид электронных таблиц. В данной курсовой работе мы, будем создавать таблицы в режиме конструктора, т.к. в этом случае существует больше возможностей для установления необходимых параметров полей.

6 стр., 2993 слов

База данных музыкального магазина

... страницами доступа к данным Макросы и модули. макросы 2. Создание базы данных «Музыкальный магазин» 2.1. Создание таблиц и связей между таблицами Реляционные БД ... данных, а также санкционирования доступа. Цель работы закрепление и углубление знаний по информатике, практических навыков работы на персональном компьютере и разработки пользовательских приложений с использованием программных средств ...

В режиме конструктора необходимо заполнить столбцы имя поля, тип данных и описание показанное на рис. 2.

Базы данных «документация кабинета информатики» состоит из нескольких основных таблиц:

  • Книги;
  • Журналы;
  • Компакт – диски;
  • Формуляр читателя;

Рис создание таблиц 1

Рис. 2. Табл. «Формуляр читателя», представленная в режиме конструктора

«Книги»

Таблица 1.1., Характеристика полей «Книги»

Имя элемента Тип данных Описание
КодКниги Счетчик 15
Читатель Текстовый (5) Федорова Александра.
Заголовок Текстовый (200) CORELDRAW 6.0
Текстовый (50) Таяновский П.
Место из-ия Текстовый (20) Киев
Изд-во Текстовый (20) «BHV»
Год Числовой 1996
Числовой 416
Экземпляры Числовой 1
На руках Логическое (Да/Нет) Да

«Журналы»

Таблица 1.2.

Характеристика полей «Журналы»

Имя элемента Тип данных Описание
КодЖурнала Счетчик 150
Читатель Текстовый (5)
Заголовок Текстовый (200) МИРInternet
Номер Числовой 2
Год Числовой (20) 2002
Кол-во экз. Числовой(20) 2
На руках Логический (Да/Нет) Нет

«Компакт — диски»

Таблица 1.3.

Характеристика полей «Компакт — диски»

Имя элемента Тип данных Описание
КодКД Счетчик 21
Читатель Текстовый (5) Федорова Александра
Название диска Текстовый (200) КОМПЬЮТЕРПРЕСС
Номер Числовой 4
Год Числовой 2000
Кол-во экз. Числовой 1
На руках Логический (Да/Нет) Да

«Формуляр читателя»

Характеристики вспомогательных таблиц даны в приложении 4

1 .2. Создание запросов.

В MicrosoftAccess для создания запросов, также как и в других объектах, предоставляет ряд мастеров. Мастера позволяют в диалоге с пользователем построить простые и перекрёстные запросы, запросы на выборку повторяющихся записей или значений полей в таблице или записей без подчинённых. Основным средством разработки запросов, реализующим все возможности диалогового средства QBE, является конструктор.

Наиболее распространённым типом запроса является запрос на выборку. Запрос на выборку отбирает поля из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке. На основе запроса на выборку создаются запросы других типов.

Так же как и таблицы с помощью конструктора мы создали запросы. В общей сложности было создано восемь запросов:

Читатели: преподаватели и сотрудники»;

«Читатели: студенты»;

«Журналы на кафедре»;

«Журналы на руках»;

«Книги на кафедре»;

«Книги на руках»;

«Компакт – диски на кафедре»;

«Компакт – диски на руках».

Читатели: преподаватели и сотрудники»

«Журналы»

Все остальные запросы сделаны подобным образом.

Характеристика полей компакт диски  1

Рис. 3. Запрос «Журналы на кафедре»

1 .3. Создание форм

Accessпредоставляет широкие возможности для конструирования форм – графического диалогового интерфейса пользователя

Формы являются основой разработки диалоговых приложений. Через формы можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов – источников, просматривать данные, а также их корректировать. Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать вводимые данные, устанавливать ограничения на доступ к данным, выводить необходимые сообщения.

обработка

  • переход по записям, обработка записей (добавление, удаление, печать, восстановление);
  • работа с формой (открытие, закрытие, изменение фильтра;
  • обновление данных, печать формы);
  • работа с отчетом (печать, просмотр, отправка, вывод в файл), приложением (запуск приложения, выход из приложения, запуск Word, Excel, блокнота);
  • запуск запроса, макроса, печать таблицы, набор номера.

Мастер форм

Простейшая форма на основе только одной таблицы может быть создана выбора одного из режимов автоформы (рис. 4).

Они отличаются от форм, созданных мастером, тем что включают все поля таблицы и не предоставляют возможности выбора стиля оформления. Эти команды, не вступая в диалог с пользователем и не отображая форму в режиме конструктора выводят ее заполненной значениями из таблицы.

Характеристика полей компакт диски  2

Рис. 4. Создание форм

С помощью мастера форм мы создали три формы: «Книги», «Журналы» и «Компакт — диски».

конструктора

При помощи конструктора на основе таблицы создана форма «Формуляр читателя» (Прил. 1.).

1 . 4 . Создание отчетов

Средства разработки отчетов в Accessпредназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчеты сложной формы, обеспечивающие вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку, вычисление итоговых данных.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Отчет, созданный мастером можно доработать в режиме конструктора.

При необходимости вывода результатов решения задачи в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Конструктор отчетов позволяет легко структурировать и оформить данные, полученные в запросе.

С помощью мастера были созданы все отчёты: «Журналы на руках», «Журналы на кафедре», «Книги на руках», «Книги на кафедре», «Компакт-диски на руках», «Компакт-диски на кафедре», «Читатели кафедры информатики». Но с помощью конструктора в отчёте «Читатели кафедры информатики» была вставлена эмблема факультета МИТ, а также встроена функция показывающая текущую дату.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе разработана база «Документация кабинета информатики», в результате анализа данных приведены необходимые поля базы данных, их структура и тип. Сведение их в определенные объекты и построение связи между объектами базы.

Показаны определенные правила, по которым проектировалась база данных.

При разработки базы данных нами были получены основные навыки работы с Access

Спроектированная база данных «Документация кабинета информатики» и программное обеспечение, обслуживающее базу, дает возможность облегчить работу сотрудникам кафедры МиМИД и применять различные поисковые системы для выбора необходимых сведений о книгах, журналах, компакт-дисках, читателях, курсовых и дипломных работах.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Форма «Формуляр читателя»

Приложение форма <a href=формуляр читателя 1">

ПРИЛОЖЕНИЕ 2, ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Схема «Формуляр читателя»

Приложение  1

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Группы

Имя элемента Тип данных Пример
КодГруппы Счетчик Код группы
Группа Текстовый (5) Номер группы # 423-1
Куратор Числовой Указывается код куратора

Форма обучения

Имя элемента Тип данных Пример
КодФО Счетчик Код формы обучения
Форма обучения Текстовый (10) Очное, заочное

Факультеты

Имя элемента Тип данных Пример
КодФакультета Счетчик Код факультета
Факультет Текстовый (10) МИТ, БАСКС

Социальное положение

Имя элемента Тип данных Пример
КодСП Счетчик Код СП
Социальное положение Текстовый (10) Студент, аспирант.

По образованию

Имя элемента Тип данных Пример
Кодобразования Счетчик Код СП
По образованию Текстовый (10) Высшее, среднее

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

[Электронный ресурс]//URL: https://litfac.ru/referat/opisanie-kabineta-informatiki/

  1. Артемов Д. В., Погульский Г. В., Альперович М. М. MicrosoftSQLServer 7.0 для профессионалов: установка, управление, эксплуатация, оптимизация. – М.: Издат. отдел «Русская Редакция». – 1999. – 576 с.
  2. Бекаревич Ю. Б., Пушкина Н. В. MSAccess 2000 за 30 занятий. – СПб.: БХВ – Петербург, 2001 – 512 с.
  3. Гайдамакин Н. А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: Учебное пособие. – М.: Гелиос АРВ, 2002. – 368 с., ил.
  4. Робинсон С. MicrosoftAccess 2000: учебный курс – СПб.: Питер, 2002. – 512 с.: ил.
  5. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: учебник для высших учебных заведений/Под ред. проф. А. Д. Хомоненко. – Изд. 2 – е, доп. и перер.- СПб.: «Корона принт», 2002. – 672 с.
  6. Хоннхолли Томас, Каролин Бегг, Анна Страчан Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика, 2 – е изд.: пер. с англ. – М.: Издат. дом «Вильямс», 2001. – 1120 с.
  7. MSAccess 2000 шаг за шагом. Издат. «ЭКОМ».: М., 1999. – 352 с.
  8. www.citforum.ru

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СУБД

1.1. Функции СУБД

прикладным программным обеспечением

В общем плане можно выделить следующие функции, реализуемые СУБД:

  • Организация и поддержание логической структуры данных (схемы баз данных);
  • Организация и поддержание физической структуры данных во внешней памяти;
  • Организация доступа к данным и их обработка в оперативной и внешней памяти.

Организация и поддержание логической структуры данных

Известны три основные модели организации данных:

  • Иерархическая;
  • Сетевая;
  • Реляционная.

Модель данных, реализуемая СУБД, является одной из основных компонентов, определяющих функциональные возможности СУБД по отображению в базах данных информационно – логических схем предметных областей АИС.

Организация и поддержание физической структуры данных во внешней памяти.

Организация доступа к данным и их обработка в оперативной и внешней памяти

1.2. Модели данных

логическая структура данных

графовых моделей данных

В иерархической модели объекты – сущности и отношения предметной области представляются наборами данных, которые имеют строго древовидную структуру, т.е. допускаются только структурные связи – отношения. Иерархическая модель данных была исторически первой, на основе которой в конце 60 – 70 – х гг. были разработаны первые профессиональные СУБД.

иерархической моделью данных

 модели данных 1

Рис. 1. Представление связей в иерархической модели

Сетевая модель данных

 модели данных 2

Рис. 2. Представление связей в сетевой модели

Для данного типа связи А1 между типом записи предка «1» и типом записи потомка «2» выполняются следующие условия:

1. каждый экземпляр типа «1» является предком только в одном экземпляре «2»;

2. каждый экземпляр «2»является потомком не более чем в одном экземпляре «1».

В рамках сетевой модели возможны следующие ситуации:

  • тип записи потомка в одном типе связи «А1» может быть типом записи предка в другом типе связи «В»;
  • данный тип записи «1» может быть типом записи потомка в любом числе типов связи;
  • может существовать любое число типов связей с одним и тем же типом записи предка и одним и тем же типом записи потомка;
  • если «А1» и «А2» — два типа связи с одним и тем же типом записи предка «1» и одним и тем же типом записи потомка «2», то правила, по которым образуется родство, в разных связях могут различаться;
  • типы записей «4» и «5» могут быть предком и потомком одной связи и потомком и предком другой; предок и потомок могут быть одного типа записей (связь типа «петля»).

Реляционная модель данных

Таблица 1.1, Элементы реляционной модели

Элемент реляционной модели Формы представления

1. Отношение

2. Схема отношения

3. Кортеж

4. Сущность

5. Атрибут

6. Домен

7. Значение атрибута

8. Первичный ключ

9. Тип данных

Таблица

Строка заголовков таблицы

Описание свойств объекта

Заголовок столбца таблицы

Множество допустимых значений атрибута

Значение поле в записи

Один или несколько атрибутов

Тип значений элементов таблицы

Отношение – это плоская таблица, состоящая из столбцов и строк.

Схема отношений – это список имен атрибутов

Кортеж – это строка отношений.

Сущность – объект любой природы, данные о котором хранятся в базе данных.

Атрибут – это поименованный столбец отношения.

Домен – это набор допустимых значений для одного или нескольких атрибутов.

Первичный ключ – это атрибут отношения, однозначно идентифицирующий каждый из его кортежей.

На рис. 3. приведен пример представления отношения «Формуляр читателя». В общем случае порядок кортежей в отношении не определен. Однако в реляционных СУБД для удобства кортежей все же упорядочивают. Чаще всего для этого выбирают некоторый атрибут, по которому система автоматически сортирует кортежи по возрастанию и убыванию. Если пользователь не назначает атрибута упорядочения, система автоматически присваивает номер к кортежам в порядке их ввода.

Таблица  1 Таблица  2 Таблица  3
Кортеж (строка)

ФИО

№ группы Соц. положение Дата рождения

Алексеева Е. А.

Таблица  4Савиновский С. И

Будырина С. В.

413-1

435

Студент

Студент

Преподаватель

25.03.1985

15.03.1983

10.06.1980

Значение атрибута (значение поля записи)

Рис. 3. Представление отношения «Формуляр читателя»

Отношение «Формуляр читателя» включает четыре домена. Домен 1 содержит фамилии всех читателей, домен 2 номера всех групп, домен 3 название соц. Положения и домен 4 дату рождения всех читателей. Отношение формуляр читателя содержит три кортежа. Кортеж рассматриваемого отношения состоит из четырех элементов.

Для приведенного примера схема отношения имеет вид «Формуляр читателя» (ФИО, № группы, СП, дата рождения).

В отношении «Формуляр читателя» ключевым является атрибут «ФИО».

Существование ключа гарантирует то, что отношение – это множество, которое не содержит одинаковых элементов – кортежей.

последовательность

1. определение перечня таблиц и их связей;

2. определение перечня полей, типов полей, ключевых полей каждой таблицы (разработка таблиц – отношений), установление связей между таблицами через внешние ключи;

3. определение и установление индексов (индексирования) для полей в таблицах;

4. разработка списков (словарей) для полей с перечислительным характером значений данных;

5. установление ограничений целостности по полям таблиц и связям;

6. нормализация таблиц, доработка перечня таблиц и их связей.

бинарные

ключа связи

Ключ связи

Суть связывания состоит в установлении соответствия полей связи основной и дополнительной таблиц. Поля связи основной таблицы могут быть обычными и ключевыми. В качестве полей связи подчиненной таблицы чаще всего используют ключевые поля.

В зависимости от того, как определены поля связи основной и дополнительной таблиц, могут устанавливаться четыре основные связи (Таблица 1.2.):

  • один – один (1:1);
  • один – много (1:М);
  • много – один (М:1);

— много – много (N:М).

Таблица 1.2., Характеристика видов связей таблиц

Характеристика полей связи по видам 1:1 1:М М:1 N:М
Поля связи основной таблицы Являются ключом Являются ключом Не являются ключом Не являются ключом
Поля связи дополнительной таблицы Являются ключом Не являются ключом Являются ключом Не являются ключом

Связь вида один к одному

Объект А
Объект В
1 : 1

Рис. 4. Графическое изображение отношения объектов 1:1

Связь вида один ко многим

Связь вида один ко многим 1

Рис. 5. Графическое изображение отношения объектов 1:М

Связь вида многие к одному, Связь вида многие ко многим

Связь вида многие к одному 1

Рис. 6. Графическое изображение отношения объектов N:М

На практике в связь обычно вовлекается сразу несколько таблиц. При этом одна из таблиц может иметь различного рода связи с несколькими таблицами. В случаях, когда связанные таблицы, в свою очередь, имеют связи с другими таблицами, образуется иерархия и дерево связей.

1.3. Запросы в реляционной СУБД

Запросы являются более распространенным видом обработки данных при решении пользователями тематических, логических, статистических и технологических информационных задач.

Запрос представляет собой спецификацию на специальном языке для обработки данных. В реляционных СУБД запросы к базе данных выражаются на языке SQL.

декларативным

Язык SQLсостоит из двух частей:

Языка описания (определения) данных –

Языка манипулирования данными –

Синтаксис

  • Название

Предложение, Предикаты,, Выражения,

SQL – инструкции

  • Запросы на выборку данных;
  • Запросы на изменение данных;
  • Управляющие запросы.

1.4 . Формы в реляционной СУБД

Вертикальный способ отображения полей записей в современных СУБД вместе с идеями электронных бланков трансформировался в технику форм. Естественным и интуитивно – понятным способом работы со структурированной информацией для большинства людей являются всевозможные бланки, анкеты, и т.п. «бумажные формы». Формы в СУБД как раз и выполняют функции предоставления пользователям привычного интерфейса при вводе структурированных данных с имитацией «заполнения» бланков, анкет и т.п. Таким образом, форма в СУБД представляет собой специальный экранный объект, включающий поля для ввода данных одной записи базовой таблицы и другую поясняющую информацию.

В Прил. 1. приведен пример формы для ввода, просмотра и изменения данных в таблице «Формуляр читателя».

1.5. Отчеты в реляционной СУБД

документирования выводимых данных

элементы управления,

Помимо полей с данными и вычисляемых полей в отчеты могут внедряться различные графические объекты для формирования логотипов и других поясняющих рисунков, а также могут использоваться диаграммы.

1.6. Microsoft Access

Access – представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального пакета Office.

MicrosoftAccess, обладает всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access – это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям пользователя по управлению данными.

MicrosoftAccess имеет множество областей применения: на малом предприятии; в работе по контракту, когда вы разрабатываете прикладные программы по заказу или выступаете в роли консультанта; в больших корпорациях, когда вы выступаете в роли координатора производственных информационных систем и даже в сфере домашнего применения.

1.7. Структура и характеристика СУБД

MicrosoftAccess предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы).

Можно задать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и предоставления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в базе данных хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности.

MicrosoftAccess может работать с большим числом самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Также можно производить импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов или электронных таблиц. С помощью Accessвозможна — обработка файлов Рагаdох, dВАSEIII, dВАSЕ IV, FохРго и др. Можно также импортировать данные из этих файлов в таблицу Access.

Основные объекты базы данных

Таблица: Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, и записи (строки).

В записи собрана вся информация о конкретном предмете. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи) и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

Запрос: Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать образец или инструкции. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

Форма: Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Можно использовать формы для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие запустить макрос или процедуру.

Отчёт: Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включён в документ другого приложения. Прежде чем выводить отчёт на принтер, можно просмотреть его на экране.

Макрос: Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определённое событие.

Модуль: Объект, содержащий программы на MicrosoftAccessBasic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые нельзя найти с использованием макросов.