Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяются необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, оно проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта – деловое общение служит средством для достижения каких-либо других целей. В условиях рыночных отношений — это, прежде всего, получение максимальной прибыли.
Актуальность темы.
Целью данной работы является изучить деловое общение.
Поставленная цель определяет следующие задачи :
— проанализировать виды делового общения;
-определить специфику деловой беседы;
— в ыявить сущность и отличительные черты деловых переговоров;
— рассказать о деловом общении по телефону;
Работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка литературы .
1. Понятие, виды и формы делового общения
Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений между людьми. Вечным и одним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены наши представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности или неправильности поступков людей. И общаясь в деловом сотрудничестве со своими подчиненными, начальником или коллегами, каждый, так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления. Но в зависимости от того, как человек понимает моральные нормы, какое содержание в них вкладывает, в какой степени он вообще их учитывает в общении, он может как облегчить себе деловое общение, сделать его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным.
Этикет и этика деловых отношений
... представления. С учетом всего вышесказанного этику делового общения можно определить как совокупность нравственных норм, правил и представлений, регулирующих поведение и отношения людей в процессе их ... человеческого достоинства, демонстрация душевного положения. Такое приветствие говорит о культуре человека и создает ему репутацию деликатного, воспитанного, тактичного человека. Конечно, ...
Деловое общение — это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научно-коммерческой и т.д.), т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения. От качества делового общения зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом.
Деловое общение — это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Спецификой этого процесса является момент регламента, то есть подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, принятыми на данной территории, профессиональными этическими принципами, принятыми в данном профессиональном круге лиц.
По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.
монологические
К монологическим видам относятся
— приветственная речь;
— торговая речь (реклама);
— информационная речь;
— доклад (на заседании, собрании).
К диалогическим видам относятся
— Деловой разговор — кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.
— Деловая беседа — продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.
— Переговоры — обсуждение с целью заключения соглашения по какому — либо вопросу.
— Интервью — разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.
— Дискуссия.
— Совещание (собрание).
— Пресс-конференция.
— Контактный деловой разговор — непосредственный, «живой» диалог.
— Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.
В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.
Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.
Письменные виды делового общения — это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др. По содержанию общение может быть разделено на:
Сочинение правила общение делового человека
... допускается, в нашей деловой культуре по этому поводу нет определенных правил, хозяин офиса ... Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной ... решений. Подготовка помещения. Для проведения беседы выбирают тихое, изолированное, комфортное помещение, ... деловых переговоров., Переговоры предназначены в основном для того, чтобы с помощью взаимного обмена ...
— Материальное — обмен предметами и продуктами деятельности.
— Когнитивное — обмен знаниями.
— Мотивационное — обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями.
— Деятельностное — обмен действиями, операциями, умениями, навыками.
По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:
— Непосредственное — осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.
— Опосредованное — связанное с использованием специальных средств и орудий.
— Прямое — предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения.
— Косвенное — осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.
В целом деловое общение отличается от неформального тем, что в его процессе ставятся конкретные задачи и конкретные цели, которые требуют определенного разрешения. Как раз это и не позволяет прекратить процесс переговоров с партнером или партнерами по переговорам в любой момент (по крайней мере, без определенных потерь в получении информации для обеих сторон).
В обычном, дружеском, же общении чаще всего не поднимаются такие вопросы, как конкретные задачи и цели, поэтому такое общение можно прекратить (по желанию обеих сторон) в любой момент без опасения потерять возможность восстановить процесс общения заново.
Можно выделить следующие формы делового общения:
Беседа – одна из самых распространенных форм бизнес-коммуникации.
Деловое совещание – это групповая форма коммуникации.
Публичное выступление как форма делового общения применяется чаще всего на различных массовых мероприятиях.
Переговоры – форма бизнес-коммуникации направленная на общение с конкурентами или партнерами предприятия, для получения каких-либо выгод или предотвращения финансовых потерь. Переговоры могут проходить при личной встрече, так и посредством переписки либо телефонных звонков
Деловая переписка включает в себя все формы письменного бизнес-общения, в том числе и электронную почту.
Кроме того, распространенными формами делового общения являются – пресс-конференции, спор, конфронтация, заключение сделки, общение через переводчика, видеотрансляция связанная с бизнесом и многое другое.
Культура делового общения
... производства, бизнеса. 1.1 Виды делового общения По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются ... Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую ...
2.Деловая беседа как форма делового общения
Деловая беседа
«деловая беседа»
Деловая беседа – это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно, ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивы, речевые характеристики друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.
В сравнении с другими видами речевой коммуникации
-
Быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей.
-
Повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе.
-
Возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.
Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы – убедить партнера принять конкретные предложения.
Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.
Готовясь к предстоящей беседе, важно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своем умении сразу, без подготовки и продумывания деталей, провести эффективный разговор, а с другой, – своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи, учесть малейшие детали (собственного поведения и поведения своего собеседника вплоть до использования пауз и жестов).
В первом случае инициатива может перейти к партнеру, во втором – малейшее отклонение от плана может привести к растерянности и неуверенности. Полезнее обдумать и спрогнозировать основные линии поведения.
Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору.
цели и методы
Беседа при приеме на работу
-
что представляет собой человек, обратившийся с заявлением о приеме на работу;
-
почему он ищет работу;
-
каковы его сильные и слабые стороны;
11 стр., 5142 словКультура речи и деловое общение
... делового общения По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические. К монологическим видам относятся: Приветственная речь; Торговая речь (реклама); Информационная речь; ...
-
каковы его взгляды на эффективное руководство (иначе говоря, его представление о хорошем начальнике):
-
что он считает наиболее весомым своим достижением;
-
на какую зарплату он рассчитывает.
Беседа при увольнении с работы
В ходе беседы необходимо выявить истинную причину увольнения, его мотивы: вызвано оно неудовлетворенностью производственным процессом, невниманием или обидой, какими-либо иными причинами. Необходимость проведения собеседования в этом случае обусловлена заботой руководителя об улучшении управленческой деятельности на различных уровнях производства. Для этого полезно задавать вопросы, связанные с содержанием, объемом, условиями выполнения работником производственных заданий, выяснением его оценки таких заданий и условий их выполнения. Следует узнать, что не нравилось сотруднику в его работе и, напротив, что доставляло удовлетворение. Служащие, которые покидают организацию по собственному желанию, как правило, искренни в своих замечаниях и пожеланиях и делятся информацией, которая может улучшить положение тех, кто остается.
Иначе протекают беседы с работником, которого приходится увольнять. Процедура увольнения по решению руководства крайне трудна для всех, кто принимает в ней участие. В специальной литературе она получила название «прощального разговора». Эта процедура опирается на знание специфики такого разговора и на владение техникой его проведения. Так, прощальный разговор никогда не назначается перед выходными днями или праздниками: его не следует проводить непосредственно на рабочем месте увольняемого или в помещении, где работает большое количество народа; он не должен продолжаться более 20 мин, так как работник, переживающий неприятное известие, не в состоянии внимательно слушать и обдумывать различные подробности, которые излагает ему руководитель. Если руководителю предстоит упрекать работника в нарушении дисциплины или говорить о других нарушениях, то он должен быть точным и корректным в изложении фактов и не дать увольняемому оснований сомневаться в справедливости высказанных упреков. В зарубежной практике рекомендуется заготовить гуманный для увольняемого ход; например, предложить ему список свободных рабочих мест на другом предприятии или предложить нечто вроде «реабилитационной программы» для увольняемого, в которой предусмотрено сохранение его уверенности в собственных силах, поддержание его авторитета в глазах окружающих и домашних.
Проблемные и дисциплинарные беседы
В процессе подготовки проблемной беседы руководитель должен заранее ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный принял позицию руководства. При этом существуют некоторые правила, позволяющие избежать беседы в форме «разноса» и провести ее с конструктивными результатами. Для этого следует:
1) получить необходимые сведения о сотруднике и его работе;
2) построить беседу, соблюдая следующую очередность в сообщении информации: сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника; сообщение критического характера; сообщение похвально-поучительного характера;
Формы профессиональной коммуникации. Особенности деловых бесед ...
... делового общения: 1. Деловая беседа; 2. Деловые переговоры; 3. Деловые совещания; 4. Публичные выступления. Виды делового общения: По способу обмена информацией различают: устное и письменное деловое общение Устные виды делового общения: 1. Устные - монологическая и диалогическая виды делового общения; ... не оставляя места для развёртывания творческой дискуссии. Можно избежать этих ошибок, если ...
делали не то, что нужно», «Вы не выполнили задания»
4) критиковать выполнение задания, а не личность. Соблюдение этих правил помогает создать положительный эмоциональный фон, который позволит провести неприятную часть разговора конструктивно, не вызывая ненужной враждебности со стороны сотрудника, не заставляя его занимать оборонительную позицию.
Если в ходе проблемной беседы предполагается сообщить работнику о мерах дисциплинарного характера, решение о наказании следует выражать просто, четко, делая акцент на понимании и правильной оценке случившегося.
Например: «Как вы понимаете, наказания вам не избежать. Конечно, речь не идет о понижении в разряде, вы этого не заслужили, однако выговор вам грозит. Понимаю, что это наказание радости вам не прибавит, но как бы ни были высоки ваши другие заслуги, иначе поступить не могу».
Отметим еще раз, что критика со стороны руководителя имеет значительный мотивационный эффект. Умение делать замечания, показывающие, что и как следует изменить в работе, при этом отмечать, что уже сейчас делается этим работником хорошо, является показателем высокой коммуникативной компетентности руководителя.
Таким образом, ведения деловой беседы">деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимодействия в организационной среде. Четкое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из ее этапов, владение психологическими и речевыми приемами ведения деловой беседы являются необходимыми составляющими эффективной деловой коммуникации.
3. Общая характеристика деловых переговоров.
В политической, предпринимательской, коммерческой и других сферах деятельности важную роль играют деловые разговоры и переговоры. Изучением этики и психологии переговорных процессов занимаются не только отдельные исследователи, а и специальные центры, а методика ведения переговоров входит в программы подготовки специалистов разных профилей.
Деловые переговоры – это жанр устного делового общения, т.е. языковой контакт между людьми, которые связаны совместными интересами и имеют полномочия для установления деловых отношений и разработку конкретных подходов к решению проблем.
Деловые переговоры определяются типом, участниками, темпом, целями, условиями.
Классифицируются они на коммерческие и организационные.
Умение вести переговоры определяется такими качествами руководителя:
РЕЧЕВАЯ КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА
... сведения об этикете и требованиях к облику делового человека, правила ведения переговоров с партнерами. Культура делового общения позволяет свести воедино рациональные элементы бизнеса, его ... бизнес мире норм, правил этикета делового человека; Непринужденность – ничто в общении не должно вызывать напряжения, тягости, обязательно отсутствие психологического давления со стороны оппонентов; ...
— компетентность в границах поставленных проблем;
— умение оценить ситуацию;
— психологическая компетентность;
— умение воплощать в жизнь новые идеи, находить методы разрешения проблем;
— приспосабливаться к существующим обстоятельствам;
— найти понимание с клиентом;
— создание спокойной деловой атмосферы.
В зависимости от типа и характера деловые переговоры подразделяются на:
Предварительные переговоры, путем переписки, Личные переговоры, Переговоры по телефону
два способа передачи информации
К невербальным средствам относятся мимика, жесты, интонации, прикосновения и дистанцию между партнерами во время общения. Помните:
— ваши жесты не должны быть резкими, чем больше вы говорите, тем меньше должно быть жестикуляции.
— мимика тоже должна быть спокойной. Ваш собеседник не сможет сосредоточиться на разговоре, если вы будете гримасничать.
— дистанция – держитесь от вашего партнера по беседе не ближе 50 см, иначе вы нарушите его «интимную зону», чем вызовете у него неуверенность и раздражение.
Вербальное общение, подразумевает грамотную речь среднего темпа. Иначе вам не поймут. Не перебивайте партнера и учитесь его слушать. Неумение дослушать мысль до конца — главная ошибка, которая нарушает весь процесс коммуникации. А ваши поспешные выводы могут привести к тому, что партнер начнет от вас обороняться, вместо того чтобы вести конструктивный диалог.
коммуникационными барьерами
1. Барьер мотивации. Возникает в том случае, когда вашему собеседнику не интересно то, о чем вы рассказываете. Это значит, что ваше предложение или ваши мысли об обсуждаемом предмете не вызвали у партнера мотивов вас поддержать. Возникают такие барьеры, когда один партнер является для другого лишь средством для достижения целей.
2. Моральный барьер. Все ваши навыки делового общения и попытки коммуникации сойдут на нет, если ваш собеседник оказался грубым хамом, либо подлым и непорядочным человеком.
3. Эмоциональный барьер. Если вы или ваш партнер пришли на встречу в плохом настроении, то неприятные эмоции испортят беседу. Уныние, печаль или раздражение не дадут вам адекватно воспринимать речь собеседника и понимать его точку зрения.
Итак, умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в процессе ведения деловых переговоров.
Стили и культура деловых переговоров
... делового партнера. 1 Американский стиль ведения деловых переговоров. Американская культура сравнительно молода, если ее сравнивать со многими европейскими, азиатскими или ближневосточными культурами. Американцы внесли значительный элемент демократизма и прагматизма в практику делового общения. ...
4 Правила деловой беседы по телефону
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Его используют, чтобы провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу. Очень часто первым шагом на пути к заключению делового договора является именно телефонный разговор.
У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией. Но к деловому телефонному разговору необходимо тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить главное, лаконично, ёмко и грамотно изложить свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени (до 20 — 30%).
Основа успешного проведения делового телефонного разговора — компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приёмами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в её решении. Важно, чтобы разговор вёлся в спокойном вежливом тоне и вызывал положительные эмоции.
Эффективность делового телефонного общения во многом зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения. Существенное значение имеет также умелое проявление Экспрессии. Она свидетельствует об убеждённости человека в том, что он говорит и его заинтересованности в решении обсуждаемых проблем. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседника своим делом. Здесь вам поможет правильное использование методов внушения и убеждения. По данным психологов, тон, тембр голоса, интонация могут нести до 40% информации. Нужно только обращать внимание на подобные «мелочи» во время телефонного разговора. Самому же следует стараться говорить ровно, сдерживать свои эмоции, не пытаться прервать собеседника.
Если ваш собеседник проявляет склонность к спорам, в резкой форме высказывает несправедливые упреки, в его тоне звучит самомнение, то наберитесь терпения и не отвечайте ему тем же. Если есть возможность, переведите разговор на спокойный тон, частично признайте его правоту, постарайтесь понять мотивы его поведения. Постарайтесь кратко и ясно изложить свои аргументы. Ваши доводы должны быть правильными по существу и грамотно изложенными по форме.
В телефонном разговоре 30 — 40% времени занимают повторения фраз, ненужные паузы и лишние слова. Следовательно, к телефонному разговору надо тщательно готовиться: заранее подобрать все материалы, документы, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц, календарь, авторучку и бумагу. Прежде чем начинать набирать номер, следует точно определить цель разговора и свою тактику его ведения. Необходимо составить план беседы, продумать порядок постановки вопросов.
От умения вести телефонные разговоры во многом зависит репутация фирмы, а также размах ее деловых операций. От умения говорить по телефону зависит и привлекательность личного имиджа каждого ее сотрудника. Все это позволяет утверждать, что обладание культурой телефонного общения необходимо каждому цивилизованному бизнесмену.
Если раздался телефонный звонок, снимать трубку лучше всего после первого звонка. Отзывы «да», «алло», «слушаю» в деловом телефонном разговоре не применяются. Отвечая на звонок, нужно всегда представляться.
Этика общения в профессиональном коллективе
... речи - вот непременные условия положительной самопрезентации, эффективности управления впечатлением. 2.Особенности общения в профессиональном коллективе В деловом, официальном общении соблюдение правил культуры речи - залог того, что собеседника будут внимательно и с интересом ...
Телефонный деловой разговор требует краткости, норма — три минуты на разговор взята не с потолка. Опыт людей с высокой культурой телефонного общения говорит, что 20 секунд хватает на установление контакта, 40 секунд вполне достаточно, чтобы сформулировать проблему. За 100 секунд можно серьезно обсудить проблему. Поблагодарить собеседника и корректно выйти из разговора возможно еще за 20 секунд. Итого 180 секунд или 3 минуты.
При разговоре по телефону следует иметь в виду, что вы лишаетесь одного из важнейших средств передачи информации — мимики и жестов, зато усиливается значение таких элементов невербальной речи, как момент, выбранный для паузы, интонация, усиление или ослабление силы голоса.
Когда приходит время заканчивать разговор и прощаться, следуют правилу: кто первый начал разговор (т.е. кто позвонил), тот и должен его заканчивать.
Культурой делового разговора должен обладать каждый работающий, будь то врач, ученый, педагог или государственный деятель. Эта культура универсальна и потому обязательна для всех, кто связан отношениями дела. Она не только разумная основа делового общения, но и надежный шанс на его успех.
Заключение
Умение найти оптимальный вариант деловых взаимоотношений требует овладения искусством делового общения.
Роль и интенсивность общения в современном обществе возрастают: постоянно увеличивается число людей, занятых в профессиональной деятельности, связанной с общением, деловое общение – процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы. Оно направлено на достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи. Деловое общение включает в себя психологический контакт деловых партнеров, обмен эмоциями. Умение строить отношения с людьми, находить индивидуальный подход к сотрудникам, коллегам, клиентам, руководству необходимо каждому.
Таким образом, этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой; между предприятиями; внутри одного предприятия. Между сторонами того или иного вида делового общения существует своя специфика. Задача состоит в том, чтобы сформулировать такие принципы делового общения, которое не только соответствовали каждому виду делового общения, но и не противоречили общим нравственным принципам поведения людей. Вместе с тем, они должны служит надежным инструментом координации деятельности людей, вовлеченных в деловое общение.
Список использованной литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://litfac.ru/attestatsionnaya/temyiov-po-delovoy-kulture/
1. Проведение деловых бесед и переговоров. Как добиться своей цели. —
Воронеж, 1991
2. Ломов Б.Ф. Проведение деловых бесед и переговоров. М., 1991.
3. Вахрин М. Н. Этика делового общения. Минск, 1996
4. Предраг М. Как проводить деловую беседу. — М. , 1987.
5. Ходжсон Д. Переговоры на равных.- Минск: Амалфея, 2004.
6.Лукашук И.И. Искусство деловых переговоров.- М.: БЕК, 2008.
7. Красовский Б.П. Разговор по телефону // Социол. исслед. — 2000. — N 2. — С.110-114.
8. При написании реферата также использовались интернет-сайты.
