Формы профессиональной коммуникации. Особенности деловых бесед (кадровые, организационные, творческие)

Реферат

1. Формы профессиональной коммуникации

Общение — тонкий, многоплановый процесс установления и развития межличностных контактов, обусловленный совместной жизнью, деятельность людей их отношениями, которые складываются по самым различным поводам.

В структуре общения выделяются три взаимосвязанных сторон:

1. Коммуникативная сторона общения состоит в обмене информации между общающимися индивидами

2. Интерактивная сторона общения заключается в организации взаимодействия между общающимися индивидами, т.е. в обмене не только знаниями, идеями, но и действиями.

3. Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.

Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

Формы делового общения:

1. Деловая беседа;

2. Деловые переговоры;

3. Деловые совещания;

4. Публичные выступления.

Виды делового общения:

По способу обмена информацией различают: устное и письменное деловое общение

Устные виды делового общения:

1. Устные — монологическая и диалогическая виды делового общения;

2. Письменная

По содержанию общения различают:

1. Материальное;

2. Когнитивное;

3. мотивационное;

4. деятельностное.

По средствам общения различают:

1. Непосредственное;

2. Опосредованное;

3. Прямое;

4. Косвенное.

Уровни общения:

1. Манипулятивный

2. Примитивный

3. Высший

Деловое общение обязательно должно привести к разумному обоюдному решению, если таково возможно. Главное, с точки зрения перспективы — это не испортить отношения между партнерами, а также произвести в наибольшей мереблагоприятное впечатление на всех участников переговоров. Именно это должно быть приоритетом для дальновидных деловодов.

Переговоры

Переговоры, как форма делового общения, безусловно, занимает лидирующую позицию в значимости при исходе дела. Переговоры делятся на:

  • вертикальные – переговоры с вышестоящими органами;
  • горизонтальные – переговоры внутри компании;
  • несанкционированные – или внеурочные;
  • высший уровень – это переговоры между руководителями заинтересованных сторон;
  • расширенный стол – переговоры в рабочих группах, специализированных комиссиях.

В любом случае, для успешного ведения переговоров, мало знать теорию, формы и виды делового общения. В устных переговорах, в отличии от корреспонденции или косвенных бесед, следует владеть качествами лучших ораторов, чтобы после вашей речи, у оппонента вопросов больше не осталось.

6 стр., 2651 слов

Понятие стиля общения, виды стилей общений

... гуманистическим. Ритуальный стиль порождается межгрупповыми ситуациями, манипулятивный -- деловыми, а гуманистический -- межличностными. В дальнейшем мы будем исходить из того, что стиль общения -- это ... не допускающий наличие иного мнения или формы поведения. Вследствие этого этот стиль еще называют «директивный», «властный». Демократический стиль подразумевает некоторую свободу для членов группы. ...

Беседа

Беседа как форма делового общения – это самая неформальная, простая и широко применяемая тактика для убеждения собеседника в своей правоте. Понятие деловой беседы очень широко – это, в принципе, любой устный контакт между уполномоченными лицами, который осуществляется для достижения общих решений.

Самым сложным в ведении беседы является ее начало, ведь собеседники прекрасно знают все то, о чем хотят говорить, однако как приступить к теме тактично и своевременно, создав благоприятную атмосферу непринужденности, знают далеко не все. Для этого, по меньшей мере, надо быть хорошим психологом, и понять, кто ваш собеседник и что он собой представляет. В противном случае можно «дошутится» до того, что дело случайно дойдет до кулаков.

Дискуссия

Дискуссия как форма делового общения – это вид коллективного обсуждения поставленной задачи, методом сопоставления различных точек зрения. Результатом и итогом любой дискуссий должно быть принятие решения.

Из всех основных форм делового общения дискуссия в наибольшей мереэмоциональна, ведь за счет эмоционально-интеллектуального толчка соревновательный темп дискуссии не стихает до самого конца.

Участники дискуссии должны соблюдать общепринятый мировой этикет ведения дискуссии, то есть:

  • не говорить слишком долго и часто;
  • не перебивать собеседников;
  • относится уважительно ко всем участникам дискуссии;
  • не критиковать своих ответчиков.

формы и виды делового общения

Наиболее грамотное построение дискуссии – это чередование преимуществ и недостатков, именно этот стиль ведения и приводит к успешному разрешению вопроса.

Деловое совещание

Деловое совещание– это форма делового общения, которая предполагает взаимодействие руководителя с коллективом в виде обсуждения производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения посредством обмена мнениями.

Необходимо помнить, что совещания, также как и любые другие формы делового общения, являются только средством управления и, как всякое средство, должны быть использованы в наибольшей мереэффективным способом и служить достижению желаемого результата.

Тщательное планирование таких элементов как цели совещания, состав его участников, повестка дня и место проведения, – ключ к продуктивному деловому совещанию.

На этапе определения цели делового совещания важно определить, действительно ли требуется принятие группового решения. Опыт показывает, что групповое решение проблем не всегда целесообразно и может с успехом применяться в случаях, когда

возникшая проблема является сложной, и вероятность того, что один человек обладает всей информацией, необходимой для её решения, невелика;

14 стр., 6574 слов

Искусство делового общения

... Строгое соблюдение ролевого амплуа участниками делового общения. В про­цессе взаимодействия деловому человеку в разных си­туациях приходится ... правильно выбираем форму обращения к человеку? Искусство делового общения состоит в правильном выборе темы и тона ... работы, рас­торжение контракта, финансовые убытки и др.). Поэтому в деловом общении особую значимость приобретают такие важные качества деловых ...

  • желательно разделить ответственность за решение этой проблемы;
  • необходима выработка не одного, а нескольких потенциально возможных решений;
  • полезны анализ и проверка различных точек зрения;
  • руководитель желает, чтобы подчинённые почувствовали себя участниками управленческого процесса или стремится получить их доверие.

Эффективность деловых совещаний зависит и от руководства ими. На всех этапах совещания руководителю необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они стремились к решению обсуждаемой проблемы, чтобы между участниками совещания возникла доверительная, откровенная и доброжелательная атмосфера, располагающая к высказыванию различных мнений и способствующая конструктивно-критическому их обсуждению.

Эффективность деловых совещаний уменьшается в связи с тем, что

нечётко сформулирована цель совещания и соответствующим образом не обоснована необходимость его проведения;

  • отношение участников совещания к своим обязанностям недостаточно ответственно;
  • руководитель безапелляционно излагает свою позицию, не оставляя места для развёртывания творческой дискуссии.

Можно избежать этих ошибок, если принять во внимание следующие рекомендации:

  • необходимо обеспечить начало работы совещания в точно назначенное время, представить участников, объявить повестку дня и изложить предмет и цель совещания;
  • следует чётко и понятно для всех присутствующих изложить проблему, требующую обсуждения;
  • желательно тщательно фиксировать выступления участников совещания;
  • следует корректно прерывать те выступления, которые повторяют уже изложенные факты и точки зрения, носят нерациональный, пространный, противоречивый или поверхностный характер, лишены конкретности;
  • требуется периодически обобщать уже достигнутое, чётко формулировать задачи, которые ещё предстоит решить, незамедлительно выяснять все недоразумения, возникающие между участниками совещания;
  • в заключительной части совещания необходимо обобщить его результаты, определить вытекающие из него задачи, указать лица, ответственные за их исполнение, выразить благодарность сотрудникам за участие в работе совещания.

Существуют многочисленные классификации деловых совещаний:

  • по признаку принадлежности к определённой сфере общественной жизни деловые совещания могут делиться на деловые административные, научные или научно-технические (семинары, симпозиумы, конференции, съезды), собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединённые совещания;
  • по масштабу привлечения участников деловые совещания могут делиться на: международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (в масштабе одной организации или её подразделения);
  • по месту проведения деловые совещания могут делиться на: местные, выездные;
  • по периодичности проведения деловые совещания могут делиться на: регулярные, постоянно действующие, которые собираются периодически, но без устойчивой регулярности;
  • по количеству участников деловые совещания могут делиться на: совещания, проходящие в узком составе (до 5 человек), в расширенном составе (до 20 человек), представительные совещания (более 20 человек).

    11 стр., 5142 слов

    Культура речи и деловое общение

    ... делового общения По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические. К монологическим видам относятся: Приветственная речь; Торговая речь (реклама); Информационная речь; ...

Деловые совещания могут классифицироваться и по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Последние подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Цель инструктивных совещаний заключается в передаче необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по вертикали управления (от руководителя к подчинённым) для скорейшего их выполнения. В таком случае до сведения участников совещания доводятся принятые руководителем организации решения, с соответствующим инструктажем распределяются задачи, разъясняются возникшие вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

Цель оперативных (диспетчерских) совещаний состоит в получении информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по вертикали управления (от подчинённых к руководителю).

Участники такого совещания сообщают сведения о выполнении работы на местах. Оперативные совещания, как правило, проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список его участников постоянен, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих ближайших дней.

Цель проблемных совещаний – поиск наилучших решений определённой проблемы в кратчайшие сроки. Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы:

  • нахождение решения без предварительной подготовки возможных решений на основе обсуждения всех предложений, внесённых участниками в ходе заседания;
  • выбор оптимального решения из двух или нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;
  • принятие решения, найденного руководителем до заседания, посредством убеждения участников совещания в правильности этого решения.

Главная прелесть делового общения не в наборе малопонятных нормальному человеку слов, а в тактичности и уважении, которые должны исходить от каждой сказанной вами фразы. Корень слова «деловой» — это дело, и если вы действительно хотите иметь дело с вашим собеседником, если хотите побудить в нем такое же желание, ваше общение должно основываться на обоюдной симпатии (пусть только наружной), на понимании и уступках. Ведь деловое общение – как танец, если партнер наступает партнерше на ноги, дисквалифицируют не его одного, а их пару.

2. Особенности деловых бесед (кадровые, организационные, творческие)

Под деловой беседой понимается межличностное речевое общение. Предполагающее обмен взглядами, точками зрения, мнениями, информацией, направленное на решение той или иной проблемы.

По характеру обстановки, в которой обсуждаются те или инее вопросы, деловые беседы бывают официальные и неофициальные, т.е. с соблюдением или без соблюдения определенных правил и формальностей. Деловые беседы могут проводиться в кабинете, на рабочем месте, в столовой, ресторане, во время прогулки, дружеского застолья.

По характеру обсуждаемых вопросов в наибольшей мерераспространенными считаются следующие виды деловых бесед: кадровые(при приеме на работу, увольнение с работы, перемещение по должности);дисциплинарные, связанные с нарушением трудовой дисциплины, уклонение от выполнения должностных обязанностей; организационные, определяющих технологию выполнения задания; творческие, посвященные выработке концепции того или иного проекта, задания и др.

9 стр., 4277 слов

Мое й курсовой работы

... является важной составной частью культуры труда руководителя. Организационная культура руководителя. Она определяет степень владения знаниями теории управления, методами организаторской работы, опыт, навыки, умение осуществлять ... а также разработать новые формы и методы выполнения работ. Особенность управленческого труда проявляется в следующих основных характеристиках трудовой деятельности: [3] 1) ...

Рассмотрим подробнее некоторые из них.

Кадровые беседы.

Особое значение эти беседы принимают при приеме на работу.Обычно их называют собеседованием.. чтобы собеседование прошло успешно, руководитель должен иметь под рукой описание рабочего места, должностную инструкцию с указанием требований, предъявляемых к данной должности. Рекомендуют также составлять «словесный портрет» требуемого на определенное место сотрудника, содержащей перечень основных характеристик: пол, возраст, образование, семейное положение, стаж работы, опыт работы в этой области. Перед собеседованием можно предложить претенденту письменное заявление-анкету. Это позволяет интервьюеру создать представление о претенденте и сразу исключить неподходящую кандидатуру.

Успех собеседования во многом зависит от соблюдения его участниками определенных этических правил поведения:

  • собеседование должно начаться в строго обозначенное время. Претендента следует заранее оповестить о месте, дате и времени встречи.
  • пришедший на собеседование должен иметь возможность привести себя в порядок (причесаться, посмотреть на себя в зеркало, пристроить свои вещи и т.д.)
  • хозяин кабинета должен подняться навстречу вошедшему, приветливо улыбнуться, протянуть руку для рукопожатия, предложить сесть, расположиться поудобнее.)
  • важно расположить к себе собеседника
  • руководителю следует обращаться к каждому на вакантное место по имени и отчеству.

Беседа при увольнении с работы.

Чаще всего в производственной деятельности приходится сталкиваться с двумя типичными ситуациями:

  • сотрудник сам принимает решение об уходе с данного места работы;
  • руководство организации решает уволить своего работника.

В первом случае важно выяснить причины увольнения, его мотивы и в зависимости от этого строить разговор с подавшим заявление об уходе. Одно дело, когда человек в силу объективных причин: по семейным обстоятельствам, по состоянию здоровья, перемена местожительства, улучшение материального положения и т.д.. Теплые слова благодарности, пожелания успехов будут приятны увольняющемуся.

Другое дело, когда человек подает заявление об уходе в состоянии эмоционального возбуждения, под влиянием таких субъективных факторов, как обида на руководителя или коллег. Для большинства людей такое увольнение не становится желаемым результатом. Да и для организации это обычно невыгодно, однако может стать удобным поводом, чтобы избавиться от неугодного работника.

Правила этического характера:

  • не следует приглашать на беседу увольняемого сотрудника накануне выходных или праздничных дней;
  • беседу лучше проводить в кабинете руководителя;
  • такая беседа должна продолжаться не более 20 минут.

К кадровым относятся и беседы в связи с переменой должностного положенияработника. Перемещения могут быть как по вертикали, так и по горизонтали. Повышение по должности человек воспринимает радостно, понижение огорчает его, а к переходу на другую работу, родственную прежней, человек относится спокойно. Особое внимание требуют люди, которых освобождают от руководящей должности.

13 стр., 6142 слов

Управление коммуникациями в проекте

... особенностей управления коммуникациями на примере проекта "Кислород" компании "GOOGLE" Объектом исследования выступают коммуникации в проекте. Предметом исследования являются процессы управления коммуникациями в проекте Методы исследования являются общетеоретические и практические При написании курсовой работы были использованы следующие ...

Дисциплинарная беседа.

Вероятно, трудно найти организацию, в которой бы не было нарушений трудовой дисциплины. Это неизбежно приводит к необходимости проведения дисциплинарных бесед с сотрудниками.

Готовясь к встречи, нужно собрать и проанализировать нужную информацию.

В начале разговора следует дать возможность сотруднику самому объяснить причину своего поступка. Вполне вероятно, что он приведет новые факты.

Самое трудное во время таких бесед — выбрать правильный тон. Не следует разговаривать с сотрудником по горячим следам, но и откладывать беседу больше чем на 48 часов.

Проблемные беседы.

Проблемной беседой можно назвать беседы, вызванные необходимостью решения различных конфликтных ситуаций, возникающих в организации. Важнейшей особенностью этой беседы является глубокий и всесторонний анализ конфликта, выяснение причин и обстоятельств его возникновения, поиск временного и обоснованного решения.

Организационные беседы.

Организационные беседы — это беседы, в ходе которых обсуждается технология выполнения того или иного производственного задания, анализируются полученные результаты, высказываются критические соображения, по поводу решения поставленных задач. При проведении такой беседы важно учитывать , что реакция собеседника на предъявляемые требования может быть различна. Одни сотрудники готовы услышать и принять критику. Стараются изменить либо себя, либо создавшуюся ситуацию. Иные пытаются переложить ответственность на других. Третьи не принимают критику.

Творческие беседы.

Предполагает выработку общей концепции организации, обсуждения принципов выполнения различных программ. Они позволяют определить перспективы развития данной структуры, повышают качество работы.

Беседы с посетителем.

Прежде всего необходимо выяснить цель визита, понятии причину посещения, вникнуть в суть предполагаемой проблемы, просьбы, предложения. Чаще всего приходится сталкиваться с такими вариантами:

  • руководитель в процессе обсуждения положительно решает проблему посетителя;
  • руководитель делегирует решение проблемы другим должностным лицам;
  • руководитель не может решить проблему в данный момент и назначает время новой встречи.

руководитель вынужден отказать посетителю в просьбе;

  • руководитель вообще не может решить проблему посетителя, ссылаясь, например, на действующее законодательство;
  • руководитель не хочет по тем или иным мотивам пойти навстречу посетителю.

Структура беседы обычно выглядит следующим образом:

  • начало беседы (установление контакта, создание благоприятного климата);
  • изложение своей позиции и обоснование ее;
  • выяснение позиции собеседника;
  • совместный анализ проблемы(устранение сомнений собеседника, опровержение его замечания, поиск вариантов, решений.);
  • принятие решений.

При подготовке к беседе следует:

  • продумать последовательность разговора;
  • дать высказаться собеседнику;
  • говорить о том, что волнует собеседника;
  • стараться получить как можно больше информации;
  • продумать организационные вопросы.

Завершение беседы.

54 стр., 26689 слов

Организационная культура предприятия (2)

... работы является организационная культура предприятия. Предметом исследования является организационная культура предприятия (на примере гостиничного комплекса «Омск»). Цель данной работы – исследовать организационную культуру предприятия гостиничного бизнеса. Задачи исследования: Проанализировать содержание понятия «организационная культура» Рассмотреть типы организационных культур, существующих ...

Обычно это слова благодарности за помощь и поддержку, интересные предложения, пожелание успехов и удач в дальнейшем сотрудничестве.

1. Агишев Н.С. Деловой этикет / Н.С. Агишев. — М.: Инфра-М, 2012. — 213 с.

2. Деловые коммуникации: Учебное пособие / Е.И. Кривокора. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. — 190 с.

3. Деловые коммуникации: Учебник / О.В. Папкова. — М.: Вузовский учебник: НИЦ ИНФРА-М, 2014.

4. Основы теории коммуникации: Учебное пособие / Е.А. Кожемякин. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. — 189 с.

5. Основы кросс-культурной коммуникации и менеджмента: Учеб. пос. / Л.М.Гальчук — М.: Вузов. учеб.: НИЦ ИНФРА-М, 2015 — 240с.

6. Социальные коммуникации: Учебник / Н.А. Ореховская. — М.: Альфа-М: НИЦ ИНФРА-М, 2014. — 224 с.