Виды официальных документов

метки: Официальный, Документ, Деловой, Издание, Организация, Документация, Функция, Управленческий

Делопроизводство — это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами. В последнее время все чаще начал употребляться термин «документационное обеспечение управления» — ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации. Одним из основных элементов делопроизводства является документирование. Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами и имеет юридическую силу. Документирование всех операций позволяет контролировать правильность использования средств, сохранность товарно-материальных и денежных ценностей. По форме организация документирования может осуществляться децентрализовано, централизованно и смешанно. В подавляющем большинстве на крупных предприятиях распространена смешанная форма, т.е. часть в основном трудоемких работ по документированию выполняется централизованно, а часть — децентрализовано в структурных подразделениях.

Организация документирования обычно предусматривает этапы подготовки необходимой информации, составления, согласования, оформления и изготовления документов. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В русский язык понятие документа вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В настоящее время существует около 60 видов управленческих документов.

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы — системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др. При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ — это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению. В любой классификации важно основание — признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы. Цель данной работы — определить понятие официального документа, виды и функции официальных документов, а также рассмотреть классификацию и систему служебной документации.

Роль документа в современном обществе

... документов. Роль документа тесным образом связана с функциями документа. Таким образом возникновение документа было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно – необходимостью закрепления, сохранения и передачи информации. В процессе выполнения курсовой работы ...

1. Понятие, сущность и виды официальных документов

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.

Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Как носители информации, документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:

1) личные — заявление, автобиография, резюме, доверенность, расписка и др.; 2) директивные и распорядительные документы — приказ, распоряжение, решение;

3) административно-организационные — устав, положение, должностная инструкция;

4) информационно-справочные — акт, справка, докладная записка, протокол; 5) деловые письма — письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-отказ и др.;

6) финансовые и учетные документы — платежные ведомости.

Все официальные документы подразделяют на:

• управленческие;
• научные;
• технические;
• технологические;
• производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства.

В состав управленческой документации входит следующая:

• организационная;
• распорядительная;
• информационно-справочная;
• по личному составу;
• плановая.

Состав документов в организации зависит от:

Методические аспекты проблемы использования исторических документов ...

... некоторые исходные методические условия работы с историческими документами. В 1960-е - 1980-е гг. значительный вклад в создание методики использования источников на уроках истории внесли А. ... информационная ёмкость источника). Особенно активно разрабатывались вопросы, связанные с организацией подготовки письменных работ (докладов, сочинений, рефератов) на основе изучения источников. В 1920-е - 1930 ...

• порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);
• объема и характера взаимосвязей в организации;
• характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

Документ возник, прежде всего, для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным организацией, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ).

В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов. Реквизит документа — обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа. В настоящем стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 определено 30 реквизитов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу. Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после текста).

Культура делового письма

... на форму, средства передачи служебной деловой переписки. Цель данного реферата, Для достижения цели необходимо решить следующие задачи: изучить историю происхождения делового письма рассмотреть виды делового письма; изучение культуры делового письма; проанализировать требования к стилю изложения делового письма. ...

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы документа. Стандартная форма документов упрощает организацию учета и контроля.

2. Особенности языка и стиля официально-деловых текстов

Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме устной и письменной речи. Устная форма официально-деловой речи — выступления на торжественных заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т. д. Письменная форма официально-деловой речи реализуется в виде текстов документов.

Особенности языка и стиля официально-деловых текстов обусловлены спецификой их области применения — сферы официально-деловых отношений и официально-делового общения. Эти особенности сформировались в результате многовекового развития, сделав официально-деловые тексты наиболее удобным инструментом делового общения. К официально-деловым текстам предъявляются следующие требования: смысловая однозначность, достоверность и объективность, убедительность и аргументированность, полнота и достаточность информации. Все они нашли свое отражение в специфических особенностях языка и стиля официально-деловых текстов.

1. Смысловая однозначность, точность и ясность изложения. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, исключающую двусмысленности. Адекватность восприятия текста и автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении. Эта особенность связана с юридической силой официально-деловых документов, не терпящей двусмысленности («кривотолков»).

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов — языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др. Для обеспечения однозначности широко используются термины. Однако следует отметить различие в проявлении этой особенности в научных и официально деловых текстах: если в научных текстах однозначность необходима и желательна, то в официально-деловых текстах — неоднозначность абсолютно недопустима. Выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения.

2. Убедительность и аргументированность, развернутость и полнота изложения информации. Официально-деловые тексты, как уже отмечалось, реализуются в письменных документах, обладающих юридической силой. Поскольку письменная речь — это речь в отсутствии собеседника, то в тексте официально-делового документа требуется развернутое и полное представление информации, поскольку ситуация должна быть восстановлена во всех подробностях, чтобы быть понятной читающему этот текст.

Для того чтобы обеспечить предельную информативность документа, достичь убедительности и аргументированности изложения, в официально-деловых текстах используются сложные синтаксические конструкции. Для синтаксиса официально-деловых текстов характерно: использование сложных предложений с причастными и деепричастными оборотами, позволяющими обеспечить всякого рода уточнения в тексте; большая употребительность сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения (придаточные причины, следствия, условия); дифференциация смысловых отношений с помощью сложных союзов (типа вследствие того что) и предлогов (типа на предмет чего. ).

3. Стилистическая нейтральность, безличность изложения. Эта особенность языка и стиля органически связана с юридической силой официально-деловых документов. Проявляется в «строгости» изложения: слова обычно употребляются в своих прямых, а не переносных значениях, используется нейтральная, лексика. Нейтральный стиль изложения свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними Безличность выражается в том, что официально-деловая речь избегает конкретного и личностного, например, для официально-документальных текстов характерно стремление не употреблять лично-указательные местоимения он (она, оно, они), поскольку их использование в контексте — при наличии в нем более одного существительного тогоже рода — может противоречить требованиям точности и ясности изложения. Поскольку участники делового общения действуют от имени государства учреждений, организаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, то в силу этого личный, субъективный момент в официально-документальных текстах сводится к минимуму.

4. Безмоциональность (отсутствие экспрессивности, эмоциональности).

Проявляется в полном отсутствии образности: в официально-документальных текстах не допускается использование метафор, тропов и других выразительных речевых средств. Из языка официально-деловых текстов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

5. Регламентация и стандартизация текста. Регламентация ( от.фр. regle — правило) — это установление правил, определяющих порядок какой-либо деятельности. Применительно к официально-документальным текстам регламентация выражается в высокой степени унификации (единообразия) построения официально-деловых текстов. Каждый из разновидностей официально-деловых документов (договор, указ, ГОСТ, постановление, приказ, служебная записка и т. п.) имеет не только четкую, строго определенную структуру, но и характеризуется широким использованием речевых клише и штампов, т. е. устойчивых, часто повторяющихся словосочетаний и оборотов речи. Примерами таких клише являются: «довожу до вашего сведения», «именуемый в дальнейшем Заказчик», «настоящий стандарт устанавливает требования к….» и т. п.

Стандарт (англstandard — норма, мерило, мерка) — это образец, модель, эталон, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандартизация языковых средств в официально-документальных текстах проявляется в использовании канцеляризмов и языковых формул (клише).

Канцеляризмы — это слова и устойчивые словосочетания, грамматические формы и конструкции, употребление которых в литературном языке ограничивается официально-деловым стилем, точнее — его канцелярско-деловым подстилем. Например: «настоящим доводится до вашего сведения», «согласно чего», «в указанный период», « вышеперечисленные организации» и т. п. Перенос канцеляризмов в обыденную (разговорную) речь или текст художественного произведения, как правило, создает комический эффект: «Ты по какому поводу плачешь?» — при обращении к ребенку; «Я тоскую по соседству и на расстоянии», «Или я в масштабах ваших недостаточно красив?» — строки из песни.

Языковая формула — это устойчивые (шаблонные, стандартные) языковые обороты, используемые в неизменном виде. Наличие их в деловой речи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Например:

«Сообщаем, что в период с … по…»

«Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам…»

«Направляем на рассмотрение и утверждение …»

«Проверкой установлено, что…»

«Выражаем глубокую признательность за…»

«Считаем целесообразным …»

«В соответствии с договоренностью, достигнутой…»

«Во время переговоров стороны обсудили возможности…»

«Просим Вас рассмотреть вопрос о…»

«Просим Вас изыскать возможность…»

Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Однако кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме:

«Гарантируем возврат кредита в сумме… до…»

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…»

В письме-претензии:

«… в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»

«… в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».

В распорядительном документе:

«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается на…»

Подготовка качественных официально-деловых документов не возможна без владения деловым стилем, включая умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие. Высокая степень регламентации и стандартизации официально-деловых текстов объясняется тем, что содержание таких документов раскрывает не отдельные деловые обстоятельства, а целые их типы и типичные ситуации. Например: заключение договора, прием и увольнение на работу — это типичные, повторяющиеся ситуации, которые оформляются соответствующими официально-деловыми документами. Вследствие этого форма, язык документов в официально-деловом стиле выступают как стандартизованные (соответствующие единому образцу), и само требование стандартизации пронизывают всю сферу официально-деловой речи.

3.Виды официально-деловых документов

Как известно, понятия «текст», «издание» и «документ» тесно связаны, но не идентичны. Единая классификация официально-деловых текстов отсутствуют, существует множество различных, зачастую противоречивых, подходов к их группировке. В нашем учебном курсе «Информационный анализ и синтез» мы выделим три основных класса официально-деловых документов (см. табл.1.) , исходя из трех различных сугубо официальных сфер человеческих взаимоотношений:

Таблица 1. Классификация официально-деловых документов в зависимости от обслуживаемой сферы официальных деловых) отношений.

№п./п.	Сфера официальных (деловых) отношений	Класс официально-деловых документов
1.	Между странами.	Дипломатические документы (дипломатическая переписка, верительные грамоты, договора, ноты, меморандумы, ультиматумы и т. п.);
2.	Между государственной властью и населением; между государственной властью и предприятиями, организациями.	Официальные документы (издания) 2.1. Нормативно-правовые или юридические (законы, постановления Правительства, указы Президента и т. п.) 2.2. Нормативные производственно-практические (стандарты.прейскуранты, каталоги.
3.	Между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами; между организациями и частными лицами.	Деловая документация 3.1.Организационно-правовая (уставы, положения, должностные инструкции и др.). 3.2. Плановая (планы, графики) 3.3.3.Распорядительная (постановления; решения, приказы, распоряжения и др.); 3.4.Сравочно-информац. (заявления, протоколы, докладные и объяснит. записки и др.) 3.5. Справочно-аналитическая (акты, справки, сводки, заключения, отзывы и др.)

3.1 Дипломатические документы

Дипломатические документы — это официальные документы, отражающие какие-либо дипломатические акты. Дипломатический акт — это письменный текст, который вручается или присылается органами внешних сношений одного государства органам внешних сношений другого государства.

Приведем определения, раскрывающие сущность некоторых дипломатических документов.

Дипломатическая переписка — переписка государства, правительства, ведомства иностранных дел с соответствующими иностранными государствами, дипломатическими представительствами этих государств, международными организациями, а также переписка таких дипломатических представительств между собой. Осуществляется для достижения ими своих целей во внешнеполитической области. Все документы дипломатической переписки носят официальный характер.

Верительная грамота — дипломатический документ, которым снабжается глава дипломатического представительства (посол или посланник) для удостоверения его представительного характера и аккредитования в иностранном государстве. Верительная грамота подписывается главой страны, назначающей дипломатического представителя, и скрепляется подписью министра иностранных дел; адресуется главе государства пребывания и вручается ему в торжественной обстановке

Нота (лат. nota — знак, замечание) — дипломатический документ, представляющий собой официальное письменное обращение одного правительства к другому. С помощью ноты может быть заявлено право или притязание, протест против неправильных актов другого правительства, а также заключено соглашение. Ноты, как и другие официальные дипломатические документы, могут не заключать в себе прямого соглашения или протестов, а носить информационный характер. Но и в этом случае факт, изложенный в ноте, выражает официальную точку зрения данного правительства.

Меморандум (лат. memorandum — что надо помнить) — дипломатический документ, детально излагающий существо вопросов, являющихся предметом дипломатической переписки. Чаще всего является приложением к ноте. В нём подробно излагается фактическая сторона того или иного вопроса, даётся анализ каких-либо положений или содержатся возражения на доводы другой стороны.

Ультиматум (лат. ultimus — самый последний, крайний) — дипломатический документ, содержащий категорическое требование одного государства к другому (занять в указанный срок определённую позицию по какому-либо вопросу, совершить конкретное действие или выполнить др. условия), сопровождаемое угрозой применения к государству мер воздействия (например, прекращение ведущихся переговоров, разрыв дипломатических отношений, введение экономических санкций, применение военной силы и др.) в случае невыполнения его в указанный срок.

Обширный класс дипломатических документов не исчерпывается лишь дипломатической перепиской, верительными грамотами, нотами, меморандумами и ультиматумами. Он содержит множество различных документов, включая также декларации, договоры, соглашения, коммюнике и др. Классификация дипломатических документов, особенности их структуры и оформления являются объектом рассмотрения и изучения в международном праве и дипломатии.

3.2 Официальные документы (издания)

Официальное издание — издание, публикуемое от имени государственных органов, учреждений, ведомств или общественных организаций, содержащее материалы нормативного или директивного характера (1).

Важнейшее свойство всех официальных изданий (документов) — юридическая сила, то есть обязательность исполнения, сообщаемая ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком.

Назначение официальных изданий — вводить в действие и распространять установленные, т. е. утвержденные соответствующими органами, нормы, требования и правила в сфере общественной жизни, науки, культуры, производства и т. д.

Официальные издания содержат информацию, необходимую для управления обществом или государством (Конституция РФ, Указ Президента, постановление Правительства РФ, и т. п.); отдельной территорией (республика, область, район, поселок, село); конкретной сферой деятельности (наука, техника, экономика, культура, образование, здравоохранение и т. д.); отдельными предприятиями, учреждениями, организациями (объединение, предприятие, фирма, учебное заведение и т. д.).

В зависимости от сферы действия и нормативности определяется читательский адрес официальных изданий. Так, Конституция и законы РФ распространяются на всех граждан страны, устав — только на сотрудников учреждения, предприятия или организации, стандарт — только на тех, кто занят разработкой, выпуском и эксплуатацией изделия, изготовленного по этому стандарту.

Выделяют следующие виды официальных изданий:

Нормативно-правовые. К нормативно-правовым изданиям относят конституцию, закон, указ, постановление, общегосударственную программу экономического, научно-технического, социального, национально-культурного развития, охраны окружающей среды, распоряжения, решения.

Нормативные производственно-практические издания (НППИ) — издания, содержащие нормы, правила и требования в разных сферах производственной деятельности (ГОСТ 7.60-90 Издания.Основные термины и определения).

К ним относятся: стандарты, прейскуранты, каталоги.

Стандарт — нормативное производственно-практическое издание, содержащее комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, которые устанавливают на основе достижений науки, техники и передового опыта и утверждают в соответствии с действующим законодательством.

Прейскурант — нормативное производственно-практическое и (или) справочное издание, содержащее систематизированный перечень материалов, изделий, оборудования, производственных операций, услуг, с указанием цен, а иногда и кратких характеристик.

Каталог — нормативное производственно-практическое, справочное и (или) рекламное издание, издание, содержащее систематизированный перечень имеющихся в наличии предметов и услуг.

3.3 Деловые документы (деловая документация)

Деловые документы — это официально-деловые документы, регламентирующие деятельность организаций, учреждений, предприятий, фирм. Их часто называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией. Управленческая документация — очень емкое, широкое понятие, включающее различные классы документов. Так, например, «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)» охватывающий унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве, содержит детальный систематизированный следующих унифицированных систем документации:

• организационно-распорядительной;
• банковской;
• финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской;
• бюджетных учреждений и организаций;
• отчетно-статистической;
• по труду;
• пенсионного фонда РФ;
• внешнеторговой документации.

Из всего этого множества этих документов будет рассмотрены лишь основные, наиболее типичные виды деловых документов, представленные в табл.2.

Таблица 2. Виды деловых документов

Вид деловой документации	Состав документов
Организационно-правовые	— Устав организации; положение об организации (о структурных подразделениях) штатное расписание; должностные инструкции работникам; правила, памятки и т. п
Плановые	План, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.
Распорядительные	— Постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.
Справочно-информационные	Протоколы, докладные записки, объяснительные записки, заявления; переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение или электронное письмо.
Справочно-аналитические	Акты, справки, сводки, заключения, отзывы, списки, перечни.
Отчетные	Отчеты, отчетные справки

В отличие от других официальных документов (законов, указов, стандартов и т. п.), издающихся большими тиражами и ориентированными на неограниченный круг пользователей, многие из деловых документов относятся к неопубликованным документам, поскольку существуют в ограниченном количестве экземпляров и предназначены для узкого круга лиц (приказ, расписка, заявление т. п.).

Отличительной особенностью деловых документов является то, что большинство из них оформляются согласно формуляру-образцу

Формуляр-образец — единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению и основные реквизиты. Деловые документы, как правило, имеют постоянно действующий бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. Постоянная информация сообщает название организации (учреждения, предприятия), ее адрес, номер телефона или факса; под переменной имеются в виду документная информация, а также элементы правового и делопроизводственного оформления (исходящий номер, подпись должностного лица, печать).

Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия.

Реквизит (лат. requisitum — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых деловой документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. К числу важнейших реквизитов деловых документов относятся: учреждение-автор (как правило, указывается на бланке), вид документа (приказ, акт, служебная записка, заявление и т. п.), адресат, подпись, печать, дата и др.

Приведем краткую характеристику основных видов деловых документов.

Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, и должностной состав, функциональное содержание деятельности в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа.

Плановая документация. Плановые документы отражают результаты планирования и обычно имеют следующие названия: план; перспективный план; программа; график; схема; генеральная схема. Особенность плановых документов — они всегда составляются на какой-либо определенный срок, например, на пять лет, год, квартал и т. п.

Распорядительная документация. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ними задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. Распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы и т. п., с. точки зрения порядка принятия решений делятся на две группы: 1) документы, принимаемые коллегиально. Например, постановления и решения, принятые каким-либо коллективным органом (советом, дирекцией, правлением, ректоратом и т. п.: 2) документы, принятые в условиях единоличного принятия решений. Например, приказ генерального директора, распоряжение ректора и т. п.

Справочно-информационная и справочно-аналитическая документация. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы служат для обеспечения принятия обоснованных управленческих решений. Они выполняют служебную (подчиненную) роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Эти документы лишь сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Отчетная документация — деловые документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия или фирмы за определенный период времени — год, полугодие, квартал, месяц, декада. Они позволяет сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов:

• государственная статистическая отчетность;
• ведомственная отчетность;
• внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом РФ и являются обязательным для всех учреждений, организаций и предприятий. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться отчет или справка отчетного характера ( в отличие от аналитической справки)

4. Функции официальных документов

Как уже было сказано, любой официальный документ одновременно выполняет несколько функций. Среди функций выделяют общие и специальные. К общим функциям документа относятся: ь информационная функция: определяется потребностью запечатления информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на ретроспективную (относящуюся к прошлому), оперативную (текущую), перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

социальная функция: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить;

— коммуникативная функция: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.);

• культурная функция: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

• управленческая функция: документ является инструментом управления;
• этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления. Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений;

• политическая функция, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления;
• к политической примыкает идеологическая функция документа.

Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков;

• правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).

  Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией;

• функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Существует две точки зрения: первая — документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему;

• функция учёта, которая необходима не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации, она дает не качественную, а количественную характеристику информации;
• познавательная функция, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием.

Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества;

• в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций официального документа также и функцию защиты информации.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют основные правила составления и оформления документов. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено, (управленческая, правовая, учета) и функции, постоянно действующие, (информационная, социальная, исторического источника).

Заключение

Таким образом, вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. Функция документа есть его целевое назначение. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным организацией, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ).

В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов. В экономически развитых странах уделяется большое внимание организации работы с информацией и документами.

Например, в США принят и действует «Закон о документе». В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации. Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Список использованной литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://litfac.ru/kursovaya/ofitsialnoe-izdanie/

1.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с. — (Серия «Высшее образование»)

2.Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. — Санкт-Петербург, «Альфа», 2002

3.Управление организацией: Энциклопедический словарь. — М.: «ИНФРА-М», 2001. — 822 с.

4.Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ.

5.Экономика для всех: Популярный словарь / Сост. Т.М. Ершова, О.В. Амуржуев, Е.П. Голубков, Ю.В. Данилов; Под науч. ред. О.В. Амуржуева. — М.: «Экономика», 1997. — 389 с.

6.Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. — Саратов, 2005. Кудрявцев В.А. и др. «Организация работы с документами: учебник — М.: ИНФРА-М, 1998.

7.Г.Г. Иванов и др. Документы в торговых операциях. Практическое пособие/Академия народного хозяйства. СП «Мост-Вест» — М; 1994 г. Классификация документа: решения и проблемы. // Книга: исследования и материалы: М. 1995 г.

8.Печникова Т.В., Печникова А.В. «Документационное обеспечение деятельности организации», М., 1998;

9.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Инфра — М: 2000.

10.Кушнаренко Н.Н. Документоведение, Киев: Знание 2000.

11.Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М: 2003 г.