«Умение вести разговор – это т а лант».
(Стендаль)
Из взаимной беседы, люди извлекают пользу, получают большие знания. Деловая беседа – одна из форм получения деловой информации, активизации интеллектуальных возможностей ее участников.
Деловая беседа – это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В современной трактовке деловые беседы означают устный контакт между пар т нерами, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих орган и заций для их проведения и разрешения конкретных проблем. Деловая беседа представляет собой акт прямой взаимной коммуникации в официально-деловой сфере, осущ е ствляемый посредством слов и невербальных средств.
Значение деловой беседы обусловливается ее функциями. Она является г е нератором, « движущей силой » многих сторон деятельности предприятий или учреждений.
Правомерно утверждать, что почти все дела, все правовые акции чел о веческого общества, любой коллективный человеческий труд, начинаются, осуществляются и завершаются при помощи различных по форме, содерж а нию и функциям деловых бесед.
Деловая беседа – это устный контакт между партнерами, коллегами, связанными отнош е ниями дела. В современной более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для устано в ления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки констру к тивного подхода к их решению.
Роль мимики, жестов и позы в деловом общении
... в том числе деловое) общение человека посредством мимики, взглядов, жестов, позы, движений головы и тела. Невербальные сигналы играют большую роль в коммуникации, ... истолкования ситуации. 2.4. Проблема трактовки невербальных средств общения В отличие от речи, невербальное ... гармоничная или дисгармоничная [9]. Позы участников беседы всегда отражают их субординацию. Очень важна психологическая ...
Деловая беседа отличается от других типов беседы тем, что она прои с ходит в деловой ситуации и направлена на решение конкретной проблемы; в результате такой беседы меняется существующая деловая ситуация и создается н о вая.
Подготовительные мероприятия
Не существует единых безошибочных правил подготовки к деловой беседе. Однако будет полезно указать на следующий вариант схемы такой подготовки: планирование; сбор материала и его обр а ботка; анализ собранного материала и его редакт и рование.
Место беседы выбирается с учетом его влияния на ожидаемый резул ь тат. В любом случае обстановка должна быть спокойной, уединенной, и с ключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки. Главное, чтобы собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью пер е ключиться на деловой разговор. Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом догов а риваться о встрече.
Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Сначала следует определить цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику беседы. Подготовка и планирование беседы п о зволяет предвидеть возможные неожиданные м о менты, что снижает эффективность замечаний собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиде н ных обстоятельств.
Планирование деловой беседы позволяет определить ее конкретные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить «узкие» места в бес е де, согласовать время ее проведения.
Сбор материала для беседы – очень трудоемкий процесс, но это один из важнейших этапов подготовки. Это поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных и с точников, публикаций и так далее).
Целесообразно сразу же дополнять собранные материалы собс т венными примечаниями, подобные записи помогут на последних этапах по д готовки к беседе.
Затем собранные факты систематизируются, это позволяет выделить наиболее важные из них. Систематизация облегчает поиск фактов и помог а ет установить ранее не замеченные зависимости. Ее следует проводить в течение всего процесса обр а ботки материала.
На сайте ФИПИ опубликованы следующие материалы по итоговому сочинению ...
... -podgotovki-k-itogovomu-sochineniyu.html Образцы сочинений по направлению "Недаром помнит вся Россия..." При написании итогового сочинения (3 декабря 2014 года ) следует помнить: объём сочинения 4-5 страниц; суммарный ... в Великой Отечественной войне Тема мужества на страницах русской литературы Любовь и война на страницах русской литературы «Защита Родины есть и защита своего достоинства» (Н. К. ...
Анализ собранного материала помогает сделать выводы, подобрать необходимую аргументацию, то есть сделать первую попытку скомбинир о вать и увязать весь собранный материал в единое логическое целое. Полученный материал как бы раскладывается по «ячейкам» плана, а сами «ячейки» увязываются между собой в более крупные ча с ти.
Желательно также без сокращений записать особо удавшиеся форм у лировки. Затем следует выделить наиболее важные моменты путем подче р кивания или особыми значками.
Полезно перед беседой попытаться составить портрет партнера, опр е делить его сильные и слабые стороны, то есть установить его психологич е ский тип, политические убеждения, общественные позиции, социальное п о ложение и так далее. Все это поможет выработать приемлемую тактику, к о торой следует придерживаться в процессе беседы. Знание будущего партнера помогает не только получить представление о его личных качествах, но и п о нять его видение предмета, о котором пойдет речь, интересы, с ним связа н ные.
Завершается подготовка к беседе редактированием текста, его окончательной шлифовкой и д о работкой.
Начало беседы
Начало беседы – очень важный этап и не сл е дует им пренебрегать.
Задачи этого этапа беседы:
- установление контакта с собеседником;
- создание рабочей атмосферы;
- привлечение внимания к предстоящему разговору.
Любая деловая беседа начинается со вступ и тельной части, на которую отводиться 10-15% времени. Она необходима для создания атмосферы вза и мопонимания между собеседниками и снятия напряженности. Если встреча происходит между людьми разных рангов, инициативу должен взять на себя старший.
Собеседники обычно бывают более внимательны в начале разговора. Именно от первых фраз будет зависеть отношение собеседника к вам и к самой беседе (то есть создание рабочей атмосферы).
Формы профессиональной коммуникации. Особенности деловых бесед ...
... совещания; следует чётко и понятно для всех присутствующих изложить ... беседы является ее начало, ведь собеседники прекрасно знают все то, о чем хотят говорить, однако как приступить к теме тактично и своевременно, создав благоприятную атмосферу ... и решения посредством обмена мнениями. Необходимо помнить, что совещания, ... творческой дискуссии. Можно избежать этих ошибок, если принять во внимание следующие ...
По первым фразам скл а дывается впечатление о человеке, а как известно, эффект «первого впечатл е ния» всегда запоминается очень надолго.
Неплохо, если вы улыбаетесь, это порождает атмосферу доброжел а тельности и способствует успеху любых переговоров. Это должна быть и с кренняя улыбка, тогда вам будет легче установить контакт с деловым пар т нером и уладить все недоразумения, возникающие во время деловой беседы. Весьма полезно в начале беседы точно и с правильным ударением назвать полное имя собеседника, запомнить его и как можно чаще обращаться к с о беседнику по имени.
Правильное начало беседы предполагает указание цели беседы, назв а ние темы и объявление последовательности рассматриваемых вопросов. С у ществует множество приемов начала беседы, все это разнообразие можно свести к трем приемам.
- Снятие напряженности способствует установлению личных контактов. Достаточно сказать несколько комплиментов, и отчу ж денность начнет быстро исчезать. Шутка, которая вызывает улыбки или смех присутствующих, также помогает разрядить первоначальную напр я женность.
- Прием «ЗАЦЕПКИ» позволяет кратко изложить ситуацию или пробл е му, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для начала беседы. В этих целях также можно с успехом и с пользовать какое-либо небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.
- Прием «ПРЯМОГО ПОДХОДА» означает непосредственный пер е ход к делу, без какого-либо вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вы вкратце сообщаете причины, по которым была назн а чена беседа, быстро переходите от общих вопросов к частным и приступаете к теме бес е ды. Этот метод подходит в основном для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении начальника с подчине н ным.
Информирование присутствующих
Следующий этап деловой беседы – информирование присутствующих, то есть передача сведений, с которыми вы хотите их познакомить. Такая передача должна быть точной, ясной, профессионально наглядной и по возможности наглядной. При этом всегда следует сообщать источники инфо р мации и указывать на их надежность.
Метод анализа продуктов деятельности
... в разнообразии форм и видов деятельности и в еще большем разнообразии продуктов деятельности состоит одна из основных сложностей использования этого метода на практике. Вторая сложность заключается в том, что анализ продуктов деятельности относится к методам, в ...
Особое внимание следует уделять краткости изложения. Необходимо помнить о временных рамках беседы и о ее направленности. То есть держать в голове ее основные задачи и не отклоняться от темы, даже если собеседн и ки забрасывают докладчика вопросами.
Во время беседы нужно постоянно обращаться к собеседнику с вопр о сами, учитывая, что личное влияние в деловых отношениях имеет очень большое значение.
Большинство людей по разным причинам неохотно отвечают на прямые вопросы (недостаточное знание предмета, боязнь передачи неправил ь ных сведений, трудности в изложении).
Сначала надо заинтересовать соб е седника, объяснить, почему вас интересует данный факт, и как вы собира е тесь использовать полученную информацию.
В процессе информирования не стоит прерывать собеседника без кра й ней необходимости, но и не нужно бояться пауз в разговоре – возможно, он просто собирается с мыслями, чтобы сказать что-то важное. Но если пауза затягивается, необходимо приободрить собеседника косвенным вопросом, на который односложно ответить нельзя и приходиться пускаться в простра н ные рассуждения. И здесь нужно уметь выбирать подходящие моменты для замечаний и делать их обоснованно, в тактичной форме, помня о необход и мости самокритики.
Слушая собеседника нужно уметь воспринимать сказанное «между словами». Это имеет первостепенное значение в беседах официальных рук о водителей высокого ранга, которые часто не могут себе позволить открыто говорить все, что думают и хотят.
Информируя присутствующих, нужно придерживаться основного н а правления беседы, последовательно проводить свою мысль, свое мнение, не навязчиво, но упорно его отстаивать. Все поставленные вопросы при этом рассматриваются в той последовательности, в которой это было запланир о вано, и переходить к следующему нужно только после обсуждения пред ы дущего.
Информируя, отдельные собеседники часто стремятся скрыть свои мысли, отделаться общими фразами, уйти от принятия конкретных решений. Для этого они обычно пользуются следующими приемами:
— используют выражения, не имеющие предметного содержания, типа: «есть решение…» (чье решение?);
— употребляют глаголы, не дающие указания на точный образ действий, например: «надо улучшить», «требуется активизировать» и т.д.;
— делают намеки, когда нет конкретного указания на того, о ком идет речь, например: «есть мнение…» (чье мнение?);
Методы и приёмы работы на х, способствующие развитию навыка выразительного ...
... литературе встречаются разнообразные методики работы над выразительным чтением Проблемы исследования определили тему исследования «Методика работы над выразительным чтением». Исходя из вышесказанного, цель курсовой работы - определить наиболее эффективные методы работы, способствующие развитию навыков выразительного чтения. Объект исследования - процесс ...
— передают информацию очень неопределенно и субъективно, когда г о ворят «это хорошо…» или «это плохо…» (а для других это как?);
— обобщают информацию, меняя ее смысловое содержание.
Использование этих приемов существенно снижает эффективность деловой беседы и усложняет достижение поставленной цели. Можно перечи с лить еще ряд факторов, которые надо уметь выявлять в сообщаемой инфо р мации и стремиться «нейтрализовать» их негативное влияние. Среди них:
— усреднение или избирательность в подходе к воспринимаемой и н формации;
— нежелание воспринимать негативные факты;
— упрощение, выражающееся в формировании представления на основе фрагментарной информации или первого впечатления;
— негативные эмоции, вызванные посторонними раздражителями;
— перенос негативного отношения к каким-либо отдельным чертам с о беседника или деталей проблемы на общую оценку;
— ведение беседы с подтекстом.
Аргументация выдвигаемых положений
После информирования присутствующих и ответов на вопросы наст у пает основной этап деловой беседы – обоснование выдвигаемых положений. На этом этапе формируется предварительное мнение, собеседник занимает определенную позицию. С помощью аргументов можно полностью или ча с тично изменить позицию и мнение собеседника, смягчить противоречия, крит и чески рассмотреть положения и изложенные факты.
В аргументации выделяют две основные конструкции: доказательная аргументация (когда необходимо что-то доказать) и контраргументация (с ее помощью опровергаются утверждения партнеров).
Для построения обеих конструкций используются логические методы аргументирования:
- Фундаментальный метод основан на прямом обращении к собеседнику, которого вы знакомите с фактами, которые являются основой доказател ь ства какого-либо утверждения. Важную роль играют цифровые примеры. Цифры выглядят более убедительно, это самое надежное доказ а тельство.
- Метод противоречия основан на выявлении противоречий в аргументах оппонента.
- Метод извлечения выводов основан на точной аргументации, которая п о степенно посредством частичных выводов приводит к желаемому выводу.
- Метод сравнения имеет исключительное значение, особенно если сравн е ния подобраны удачно.
- Метод «Да – но» основан на рассмотрении плюсов и минусов предмета обсуждения. Сначала нужно согласиться с партнером, а потом начать х а рактеризовать этот предмет с прямо противоположной стороны и взвесить чего больше плюсов или минусов.
- Метод кусков основан на расчленении выступления партнера, чтобы были различимы отдельные части, которые можно прокомментировать, напр и мер: «Это точно»; «Об этом существуют различные точки зрения»; «Это и то полностью ошибочно».
- Метод «Бумеранга» основан на использовании «оружия» партнера пр о тив него самого. Этот метод не имеет силы доказательства, но оказывает и с ключительное действие, если применять его с изрядной долей остроумия.
- Метод игнорирования основан на игнорировании факта, который нельзя опровергнуть.
- Метод опроса основан на вопросах, которые задаются заранее. Чаще всего вопросы задаются примерно так: «Каково ваше мнение о…».
- Метод взаимной поддержки основан на непротиворечивости партнеру, но тол ь ко для видимости. Сначала необходимо прийти на помощь оппоненту, привести новые доказательства в его пользу, а потом уничтожить эту мысль своими контраргументами. Например: «Вы забыли в подтвержд е ние вашей мысли привести такие факты… Но все это вам не поможет, так как …». Создается впечатление, что точку зрения партнера вы изучили более основательно, чем он сам, и после этого убедились в несостоятел ь ности его тезисов.
Кроме логических методов аргументации существуют так же спекул я тивные методы, которые лучше назвать уловками и применять не следует, но знать необходимо, чтобы обезопасить себя от нечестного о п понента:
Беседа о содержании музыкального произведения «Шествие гномов» ...
... на прошлом занятии? Кто расскажет нам о композиторе? Педагог: Я вижу, вам понравилась пьеса Э. Грига «Шествие гномов» ... коммуникативная, познавательная, продуктивная, двигательная. (Восприятие музыки, беседа, танцевальные движения.) Методы: Словестный Наглядно-слуховой Наглядно-зрительный. Формы ... второй части? А для средней? Какой вид техники рисования лучше всего подойдёт для выражения ...
- Техника преувеличения.
- Техника анекдота.
- Техника использования авторитета.
- Техника дискредитации партнера.
- Техника изоляции.
- Техника изменения направления.
- Техника введения в заблуждение.
- Техника отсрочки.
- Техника апелляции.
- Техника вопросов-капканов.
- Техника искажения.
Во всех случаях аргументацию следует вести корректно. Надо всегда открыто признавать правоту собеседника, когда он действительно прав, даже для вас это невыгодно. Поступая таким образом, вы не нарушаете деловую этику.
Правила пунктуации необходимо знать каждому грамотному человеку
... сарказм. Вот зачем нужны запятые на письме, особенно, если вы общаетесь с собеседником посредством переписки. При неправильной расстановке запятых вас могут неправильно понять. Запятые нужны для выделения уточнений: ... ну и хорошей учебы. (поздравление в социальной сети) Зачем нужны запятые при письменном общении Запятую необходимо ставить для выделения обращений: «Уважаемая Ольга Леонидовна, вчера я ...
В процессе обоснования выдвигаемых положений возникает необх о димость убеждать собеседника в их обоснованности. Убеждая собеседника в своей правоте, нужно говорить простым, ясным языком, точно формулир о вать мысли, учитывать уровень его образования, культуры и профессионал ь ной подготовленности.
Успеху в деле убеждения способствует корректный стиль ведения б е седы с ним. Чтобы ни происходило во время встречи, необходимо сохранять самообладание и вежливость.
Для достижения большей убедительности следует придерживаться простых правил:
— нужно приспосабливать аргументы к личности своего собеседника. Убедительнее будет звучать не просто изложение фактов, а изложение пр е имуществ и последствий, которые вытекают из этих фактов и интересуют собеседника;
— употребляемые термины должны быть ясны собеседнику, иначе он не сможет ничего понять;
— лишняя убедительность вызывает сопротивление собеседника, особенно если у него агрессивная натура.
Завершение беседы
Последний этап беседы – ее завершение. На последнем этапе реш а ются следующие задачи:
— достижение основной или альтернативной цели;
— обеспечение благоприятной атмосферы;
— стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;
— поддержание в дальнейшем контактом с собеседником, его коллег а ми;
— составление резюме с четко выраженным основным выводом, поня т ным всем присутствующим.
Беседу следует переводить в завершающую фазу — фазу принятия решения, когда она принимает кульминационный момент. Не надо д у мать, что собеседник помнит все аргументы и преимущества. Часто в завершающей фазе собеседник говорит примерно такую фразу: «Мне надо еще раз все о б думать». В таких случаях можно использовать приемы ускорения решения:
М. П. Мусоргский: «Искусство есть средство для беседы с людьми, а не цель!»
... «…в своей автобиографии, высказывая основную мысль своей творческой жизни, говорит: „Искусство есть средство для беседы с людьми, а не цель!“». В начале 60-х годов финансовое положение семьи Мусоргского пришло в ... и жизнь были неразделимы и тесно переплетались. Знаменитый фортепианный цикл «Картинки с выставки» был создан под впечатлением от посмертной выставки его только что скончавшегося друга, ...
- Прямое ускорение. Задав вопрос: «Мы сразу будем принимать решение?» собеседнику надо будет принять решение в самые короткие ср о ки. Но этот прием часто не достигает цели, так как в 50% подобных случаев соб е седник говорит «нет».
- Косвенное ускорение. Позволяет привести собеседника к желаемой ц е ли постепенно. Преимущество в том, что снижается степень риска неуд а чи.
Рекомендуется записать и заучить наизусть несколько последних пре д ложений, так как последние слова оказывают на собеседника наиболее сил ь ное воздействие.
Очень важно отделить основную часть беседы от завершения, напр и мер: «Давайте подведем итоги»; «Итак, мы подошли к завершению нашей беседы».
Переходить к принятию решения можно только тогда, когда достигае т ся полная договоренность с собеседником. Всегда следует быть готовым к слову «нет». Если собеседник сказал «нет», то беседу заканчивать нельзя. Необходимо заранее подготовить варианты, которые позволят преодолеть это «нет».
Нельзя проявлять не уверенность в принятии решения. Если вы не ув е рены, то и собеседник, скорее всего, начнет сомневаться в данном решении. Рекомендуется оставлять в запасе один сильный аргумент, подтверждающий данный тезис, на тот случай, если собеседник в момент принятия решения начнет колебаться. Опытные деловые люди никогда не допускают неожида н ности в конце беседы.
Очень важно пользоваться достоверными аргументами. С помощью полуправды можно вынудить собеседника на какое-то решение, но нельзя создать корректных и прочных отношений.
Нельзя сдаваться, пока собеседник несколько раз отчетливо не повт о рит слово «нет».
Завершение беседы нельзя сводить только к повторению важнейших ее положений. Необходимо сделать вывод и придать ему легко усваиваемую форму. Всем присутствующим должна быть ясна и понятна каждая деталь обобщающего вывода.
Достигнув цели, нужно попрощаться с собеседником. При принятии решения необходимо поблагодарить собеседника, поздравить его с разумным решением и сообщить, что он будет доволен своим выбором.
Заключение
Привило 1. Сформулируйте конкретные цели.
Это может быть: заключить соглашение, подписать договор, убедить, пол у чить информацию, дать задание и т.д. Чем конкретнее сформулирована цель, тем больше определенности в дальнейших шагах. В особенности это важно для выбора наиболее рациональной тактики беседы.
Правило 2. Составьте план беседы.
Для достаточно серьезной беседы составить план «в уме» не удается. Записывая тезисы беседы, мы: оттачиваем формулировки, находим ключевые слова; выстраиваем очередность аргументов в более убедительной послед о вательности; продумываем аргументы, приводя их в систему; подбираем н е обходимые документы, материалы, определяем состав участников.
Правило 3. Выберите время: удобное вам, и вашему собеседнику; достато ч ное для разговора.
Рискованно начинать беседу, не имея в запасе и собственного времени и времени собеседника. Не рекомендуется включаться в беседу после соб ы тия, вызвавшего душевное волнение, нервное потрясение, гнев.
Правило 4. Выберите подходящее место.
Здесь есть два условия: ничто не должно отвлекать вас от беседы и место должно максимально способствовать целям разговора. Подходящим м е стом может быть нейтральная территория. Многие договоренности легче достигаются в неформальной обстановке: за дружеским ужином, на прогулке и т.д.
Правило 5. Задачи первой части разговора: привлечь внимание; добиться а т мосферы взаимного доверия.
Добиться устойчивого внимания непросто, в основном мы любим, говорить, чем слушать. Мужчины обычно более нетерпеливы в беседах, ос о бенно если говорят с женщинами. Чтобы заинтересовать нужно начать разг о вор с темы, интересующей собеседника. Атмосфера взаимного доверия также совершенно необходима для позитивного исхода беседы. Начать необходимо с пунктуальности, можно сделать комплимент собеседнику, но только, если он будет искренним.
Правило 6. Подчиняйте свою тактику цели разговора.
Направление беседы можно регулировать с помощью задаваемых в о просов. Они могут быть: открытыми (на них нельзя ответить односложно) и закрытыми (на них необходимо отвечать «да – нет»).
Так же очень важным является не отвлекаться от намеченной цели, иначе все будет бессмысле н ным.
Правило 7. Старайтесь, чтобы говорил в основном ваш собеседник.
Из двух беседующих людей преимущество имеет тот, кто задает в о просы, а не тот, кто много говорит. Убеждать эффективнее не посредством красноречия, а с помощью цепочки логических вопросов. Но может быть т а кое, что собеседник окажется неразговорчивым. В таком случае это будем мучением для всех. Самое важное – чтобы все, что хочет сказать собеседник, было высказано.
Правило 8. Будьте на высоте положения.
Это правило относится, прежде всего, к критикующему. Каждый чел о век ожидает, что критикующий будет к нему справедлив. Критикуемые им е ют оправдания, которые считают вполне уважительными. Если их не высл у шать, то создается впечатление несправедливости критики. В такой ситуации необходимо: выслушать объяснения, сохранять ровный тон, прежде чем кр и тиковать, необходимо похвалить собеседника.
Правило 9. Фиксируйте полученную информацию.
Сведения, получаемые во время беседы, быстро улетучиваются из п а мяти. Поэтому рекомендуется делать пометки по ходу делового разговора, а по окончании его записать в блокноте.
Правило 10. Прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели.
Человек лучше запоминает то, что услышал в начале беседы, а делает то, что слышал в конце. Наилучший результат беседы, если собеседник приступает к исполнению сразу после окончания беседы. Кроме своевременн о сти здесь можно ожидать и большую точность исполнения, поскольку наиб о лее свежи в памяти все детали ваших наставлений.
Список литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://litfac.ru/referat/iskusstvo-provedeniya-delovoy-besedyi/
- Формановская Н.И. Речевой этикет и культура общения. — Москва: Высшая школа, 1989. — 159с.
- Шейнов В.П. Риторика. – Минск: Амалфея, 2000. — 592с.
- Кузин Ф. Культура делового общения: Практическое пособие. – Мос к ва: Ось-89, 2000, — 320с.
- Шеламова Г.М. Этикет делового общения. – Москва: Академия, 2005, — 192с.
- Кузнецов И.Н. Современный этикет. — Москва: Дашков и К, 2004, — 496с.
- Психология и этика делового общения. Под ред. В.Н. Лавриненко. — Москва: Юнити-Дана, 2005. — 415с.
- Честара Дж.Деловой этикет. – Москва: Форм-пресс, 2000. – 336с.
