Как овладеть искусством делового письма

Реферат
  • Письма пишут разные:
  • Слёзные, болезные,

    Иногда прекрасные,

    Чаще — бесполезные.

    • К. Симонов.

    2.1. Представление компании.

    План письма с предложением сотрудничества, продуктов и услуг компании и пр. можно представить в следующем виде:

    План письма

    Золотое правило

    Деловое формальное письмо должно быть написано как личное, только ему одному, получателю, адресованное. Никаких холодных, формальных фраз! Весь мировой бизнес построен на личных взаимоотношениях и их надо строить!

    1. Краткое представление вашей компании, продукта.

    Золотое правило

    Перечислять все достижения, преимущества вашей компании, продукта, сервиса, ваши личные нужно честно, без излишних преувеличений. Любую информацию можно легко проверить.

    2. Перечисление основных достоинств, новшеств, преимуществ предлагаемого продукта, услуг.

    3. Определение сегмента рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Определение потенциальных потребителей.

    4. Конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибуторской сети и пр.

    5. Если вы прилагаете образцы продукта, необходимо объяснить, какие это продукты из серии предлагаемых.

    6. Выразить готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта.

    7. Закончить письмо стандартной фразой, выразить надежду на сотрудничество.

    Золотое правило

    Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более одной страницы Помните, больше одной страницы никто не станет читать.

    Закончить письмо следует прямым указанием, что Вы ожидаете от этой компании. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего.

    8. Подпись, ваше имя и должность.

    Золотое правило

    При написании любых писем следуется всегда руководствовать английской формулой:

    KISS = Keep It Short and Simple (Кратко и по делу)

    2.2. Ответ на письмо-предложение

    Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут ему принять окончательное решение.

    3 стр., 1223 слов

    Золотое правило этики 4 класс орксэ

    ... сочинение на тему как я понимаю золотое правило этики 1-4 класс Алекс56777 29 июня 2014 г., 10:55:47 (4 года назад) Рейтинг 0 0 0 Krisstalbril 29 июня 2014 г., 13:36:26 (4 года назад) Золотое правило этики ... этих действий есть свои последствия. Сочинение на тему как я понимаю золотое правило этики Ответ оставил Гость Это правило существует, наверное, так давно, как и само человечество.Оно призывает ...

    Позитивный ответ на письмо с предложением о сотрудничестве

    Если Вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким.

    План письма

    1. Поблагодарить за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги и пр., которые были предложены Вашему вниманию.

    2. Сообщить о положительных результате экспертизы предложенных товаров, проведенных в Вашей компании.

    3. Перечислить вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта.

    4. Предложить встречу с Вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта.

    5. Выразить надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончить письмо стандартной фразой.

    6. Подпись, Ваше имя, должность.

    Золотое правило

    Постарайтесь ответить по возможности срочно на заманчивое предложение о сотрудничестве. Если предложение чего-нибудь стоит, его автор наверняка послал предложения также вашим конкурентам.

    2.3.

    Цель таких писем — получить информацию, помощь etc, т.е. некое желательное для вас действие со стороны Вашего адресата.

    План письма:

    1. Дать ссылку на источник , из которого вы получили информацию о компании.

    2. Представить коротко себя, свою фирму.

    3. Объяснить, почему Вы пишете это письмо, выразить ваш интерес.

    4. Объяснить, что бы вы хотели получить от адресата.

    5. Закончить письмо стандартной фразой.

    6. Подпись, имя и должность автора письма.

    2.4. Ответ на запрос, требование

    Ответ на запрос или требование обычно пишутся по такому плану.

    План письма.

    1. Ссылка на письмо с запросом.

    2. Укажите Ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора письма.

    3. Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию.

    4. Укажите дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вами продукта, услуги и пр.

    5. Сообщите о Вашей готовности дать дополнительную информацию по продукту.

    6. Заключительная фраза. Может быть продолжением предыдущего абзаца.

    7. Ваша подпись, имя, должность.

    2.5. Заказ

    Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следующим планом.

    План письма:

    1. Ссылка на предыдущее письмо, по которому производится заказ продукта.

    2. Повторить условия, на которых Вы заказываете продукт- цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки.

    3. Подтверждение заказа, указание, что бланк с заказом прилагается.

    4. Предложение условий платежей.

    5. Указать сроки и условия доставки.

    6. Стандартное окончание письма.

    7. Ваша подпись, имя, должность.

    Золотое правило

    9 стр., 4257 слов

    Составить подробный план ответа на вопрос: "Типы и виды памяти"

    ... для формирования различных практических и трудовых навыков, равно как и навыков ходьбы, письма и т. д. Без памяти на движения мы должны были бы каждым ...

    Начиная с п.2.5 Заказ строка Тема письма = Subject line становится обязательной!

    2.6. Ответ на письмо-заказ.

    Для таких писем тоже существуют стандартный план.

    План письма:

    1. Выразите благодарность за заказ продукта.

    2. Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия.

    3. Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров, если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными.

    4. Стандартное окончание письма с надеждой на совместный бизнес в будущем.

    5. Подпись, имя, должность.

    2.7. Жалоба

    Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и пр. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма- жалобы не просто «выпустить пар», а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План письма- жалобы можно представить в следующем виде.

    План письма

    1. Объясните, по какому поводу Вы жалуетесь, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и пр.).

    2. Объясните Ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и пр.) и реальные обстоятельства.

    3. Допускается выразить свои чувства по поводу происшедшего, предположить причины, которые вызвали данную проблему.

    4. Если это уместно, опишите Ваши собственные действия, которые Вы предприняли, чтобы решить возникшую проблему.

    5. Потребуйте от компании, не выполнившей свои обязательства, разъяснений, компенсации за причиненный ущерб, возмещения моральных и материальных издержек.

    6. Сообщите о мерах, которые будут предприняты в том случае, если Ваши требования не будут удовлетворены.

    7. Стандартное окончание письма.

    8. Подпись, имя, должность.

    2.8. Ответ на жалобу

    Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу также относится к «трудным» письмам, поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, сохранив при этом лицо своей компании.

    План письма:

    1. Ссылка на письмо-жалобу.

    2. Объясните, что вызвало проблему.

    3. Перечислите Ваши действия, которые были Вами предприняты, чтобы разрешить возникшую проблему немедленно.

    4. Сообщите, какие меры были предприняты, чтобы не повторить подобную ошибку в будущем.

    5. Принесите свои извинения за принесенные неудобства.

    6. Закончите письмо в оптимистическом тоне.

    Сопроводительное письмо к контракту

    Цель сопроводительного письма к контракту — чисто правовая. Поскольку все контракты должны быть посланы как минимум заказной почтой, то очень часто срок действия контракта начинается с момента получения письма. Такое письмо содержит очень краткое изложение сути контракта, который прилагается к указанному письму. В конце такого письма весьма уместно будет выразить надежду на взаимовыгодное сотрудничество.

    Прекращение контракта

    Письмо о прекращении контракта пишется по такой же схеме, как и предыдущее и имеет такое же правовое значение. Обычно условия прекращения контракта обсуждаются заранее и записываются специальным разделом в тексте контракта. Вид почтового отправления (заказное, экспресс-почта, курьерская доставка и пр.) для сопроводительных писем к контракту обычно указан в контракте.

    4 стр., 1913 слов

    Урок «Простой и сложный план» план-конспект по русскому ...

    ... Воспоминание о собаках доставляет радость) - Как вы думаете, какой план нужно составить к данному тексту? Сложный: I. Лайки – умные собаки. II. Случай на Новой Земле Один ... нам нужно это знать? (Он необходим при написании сочинений и изложений. При сжатом изложении мы будем составлять план, чтобы пересказывать кратко, оставляя только самое главное, существенное.) ...

    Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому к ним применими все требования, предъявляемые к письмам. Более того, в некоторых случаях факсовое сообщение подтверждается отправкой оригинала с обычной почтой. Факсы бывают двух видов — очень короткие сообщения, требующие срочного ответа, и более длинные. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке передачи факса. Текст такого сообщения коротко — информативный. В случае, когда по факсу передается длинное сообщение, то на стандартном бланке необходимо указывать, кому адресована информация и сообщение о содержании приложенного документа (контракта, заказа, копии счета, платежные документы и пр.)

    Современные средства сообщения, такие, как факс, телекс или даже давно известная телеграмма считаются быстрыми не только потому, что они доходят по адресата быстро, но также и потому, что требуют быстрого ответа. Для этих средств коммуникации существует даже свой особенный язык, позволяющий сделать общение не только быстрым, но и эффективным.