Законодательство о защите персональных данных работника

метки: Данные, Персональный, Защита, Работа, Работник, Сведение, Документ, Информация

В XXIвеке у человечества появляется все больше новых объектов, нуждающихся в защите путем закрепления соответствующих норм в законе. Основной объект на сегодняшний день – это информация. В наше время общество всецело зависит от получаемых, обрабатываемых и передаваемых данных. По этой причине данные сами по себе приобретают высокую ценность. И тем больше цена полезной информации, чем выше ее сохранность.

В виду вышесказанного, законодательными актами как в России, так и зарубежных стран предусматривают немалое количество норм, направленных на регулирование создания, пользования, передачи и защиты информации во всех ее формах.

Особой ценностью обладает информация, несущая в себе данные о личной, индивидуальной или семейной жизни человека. Ст.2 Конституции Российской Федерации закрепляет основной принцип современного демократического общества: «Человек, его права и свободы являются высшей ценностью». Соответственно и информация, непосредственно затрагивающая частные интересы человека должны уважаться и защищаться государством. В повседневной жизни человека сохранность информации о его жизни зависит от него самого. Но совсем другая ситуация, когда мы обязаны предоставить данные о себе в соответствии с законом третьему лицу, а конкретно – работодателю. Работник в данной ситуации передает конфиденциальную информацию о себе на ответственное хранение. Далее за сохранность данных отвечает уже работодатель. Он обязан оберегать сведения о работнике от посягательств третьих лиц и нести ответственность за распространение указанных данных.

Эффективное управление поведением работника в процессе труда возможно лишь при наличии достоверных сведений о его личности, представленных в достаточном объеме. В Трудовом кодексе РФ это обстоятельство нашло четкое закрепление. В специальной главе кодифицированного закона о труде работодателю разрешено получать, хранить, комбинировать, использовать персональные данные нанятого им работника. Законодатель установил общие требования к обработке персональных данных работника и определил гарантии их защиты. В современных социально-экономических условиях в связи с формированием в стране рыночной экономики и обострением социальных проблем роль защиты персональных данных работника значительно возрастает. В литературе по трудовому праву вопросы охраны персональных данных работника уже подвергались научному анализу, однако в настоящее время все еще остается потребность в системном изучении этого института отечественного трудового права, что и предопределило выбор темы дипломной работы и обусловило ее актуальность.

Контрольная работа: Данные о происхождении человека и поиски его прародины

... 1. Возникновение человека Согласно современным научным данным, наиболее адекватной действительности является эволюционная теория происхождения человека от животного ... гибелью одних, выживанием вторых и появлением новых (например, вымерли динозавры, сохранились кораллы, появились ... как «космический катастрофизм», выдвинута гипотеза о возникновении современного человека (и человеческой цивилизации) в ...

Цель дипломной работы заключается в исследовании трудовых отношений в сфере защиты персональных данных работника.

Поставленная цель достигается путем решения ряда взаимосвязанных задач, наиболее существенными из которых являются:

1. Изучение истории развития правового регулирования персональных данных работников в России.

2. Рассмотрение понятия персональных данных.

2. Исследование порядка работы с конфиденциальными сведениями о работнике кадровой службы.

3. Анализ видов ответственности за нарушение правил работы с персональными данными.

4. Подведение итогов по теме дипломного исследования.

Данная проблема рассматривалась в трудах Степанова Е., Французовой Л., Кузьмина И., Ситниковой Е. и других.

Информационной базой дипломной работы являются Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «О персональных данных» и другие нормативные правовые акты.

Все вышеизложенное определило структуру дипломной работы, которая состоит из введения, трех глав, заключения и библиографии.

1. История развития правового регулирования персональных данных работников в России

Трудовые отношения в Российской Федерации и государствах–участниках СНГ, которые входили в состав СССР в качестве союзных республик, в 70–90-х годах регулировались Основами законодательства о труде СССР 1970 годов.

Вместе с тем в каждой союзной республике действовал свой Кодекс законов о труде, который соответствовал Основам законодательства СССР.

КЗоТ РСФСР был принят 09.12.1971 г. и введен в действие с 01.04.1972 г. В КЗоТ РСФСР, как и в кодексах других союзных республик, отсутствовала специальная глава, посвященная персональным данным работника. Однако во всех кодексах содержалась специальная статья, запрещавшая требовать при приеме на работу документы, помимо предусмотренных законодательством.

Перечень документов, которые работник обязан представить при приеме на работу, был закреплен в Типовых правилах внутреннего трудового распорядка (постановление Госкомтруда СССР от 20.07.1984 г.).

Во всех случаях в целях заключения трудового договора работник должен был предъявить:

• трудовую книжку, а при поступлении на работу впервые – справку о последнем занятии, выданную по месту жительства;
• уволенные из Вооруженных Сил – военный билет;
• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (лица в возрасте от 14 до 16 лет – свидетельство о рождении).

Прием на работу без предъявления указанных документов не допускался.

В случаях, когда были необходимы специальные знания, требовалось предъявление документов об образовании, профессиональной подготовке, уровне квалификации. Некоторые категории лиц при приеме на работу должны были представить и ряд других документов, если это прямо устанавливалось законодательством. Например, инвалиды должны были иметь трудовую рекомендацию органов врачебно-трудовой экспертизы, лица, принимаемые на работу с детьми и на предприятия общественного питания, – справку медицинского учреждения о состоянии здоровья. При приеме на работу по конкурсу требовалась письменная характеристика с последнего места работы и т. п.

Работа редактора над научно-популярными изданиями, создаваемыми ...

... бы потребность читателя в достоверной и доступно изложенной научной информации. Таким образом, мы планируем исследовать работу редактора над научно-популярным изданием по договору авторского заказа, так как данная тема ... другой причиной. Сегодня на книжном рынке стали появляться издания, которые все дальше отходят науки; содержащиеся в них сведения не обладают глубиной и достоверностью и могут ввести ...

Основным документом о трудовой деятельности в России и государствах – участниках СНГ до настоящего времени остается трудовая книжка. Ранее действовала Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 г. В настоящее время Постановлением Министерства труда и социального развития РФ утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше пяти дней. Вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, снабжения и учета, регулировались Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 г. «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Инструкцией от 20.09.1974 г.

Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производилось на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых располагалось предприятие, учреждение, организация, и на официальном языке СССР.

Заполнение трудовой книжки производилось администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносилось:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

• сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
• сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями, присвоение почетных званий;
• поощрения за успехи в работе, применяемые трудовым коллективом, а также награждения и поощрения, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине;

• другие поощрения в соответствии с действующим законодательством;
• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записывались (что соответствует нормам, действующим и в настоящее время).

Все записи в трудовой книжке вносились администрацией предприятия только после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны были точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверял правильность внесенных сведений.

При увольнении все записи заверялись подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

Если трудовая книжка заполнялась одновременно на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа и на официальном языке СССР, то заверялись оба текста.

Помимо трудовой книжки, на каждого работника работодателем велось личное дело, в котором хранились о нем наиболее полные сведения. Личное дело включало в себя:

• анкетно-биографические и характеризующие документы;
• дополнительные документы (анкета;
• автобиография;
• копии (ксерокопии);

• документы об образовании;
• личные заявления о приеме на работу или об увольнении и копии приказов об этом;
• заявления работника о перемещениях и переводах и копии приказов;
• представления к поощрению;
• аттестационные листы и др.;
• дополнительные документы (характеристики с прежнего места работы;
• справки о состоянии здоровья; фотографии и др.

Все документы личного дела подшивались в обложку (папку) установленного образца.

Мемуарные документы о декабристах в ссылке

... сведения об особенностях развития российской ... народов). Программным документом «южан» стала ... Муравьев-Апостол и М.П. Бестужев-Рюмин) и Каменская ( ... работ революционной печати «Памяти Герцена» (1912) В.И. Ленин, определяя место и значение декабристов в истории России, называл их «революционерами, страшно далекими от народа», дело ... главными областными посадниками, а на общегосударственном уровне ...

Личное дело оформлялось после издания приказа о приеме на работу.

После увольнения работника его личное дело оформлялось для передачи на хранение.

Личные дела выдавались для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности. Круг таких лиц, допускаемых к работе с документом личного дела, определялось законодательством и работодателем.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещалось производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано было сделать во внутренней описи соответствующую запись.

В кадровом подразделении хранились только личные дела работников. Для хранения должны были использоваться сейфы или конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Шкафы или металлические сейфы должны были запираться на замок и опечатываться.

Ст. 24 Конституции РФ запрещает сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия.

Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

В соответствии со ст. 41 Конституции РФ 1993 года, а также Конституциями государств–участников СНГ граждане этих стран обладают неотъемлемым правом на охрану здоровья.

Государство обеспечивает гражданам охрану здоровья независимо от пола, расы, национальности, языка, социального происхождения, должностного положения, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности к общественным объединениям, а также других обстоятельств.

Каждый имеет право знакомиться в органах государственной власти, органах местного самоуправления, учреждениях и организациях со сведениями о себе, не являющимися государственной или иной защищенной законом тайной.

Каждому гарантируется судебная защита права опровергать недостоверную информацию о себе и членах своей семьи и права требовать изъятия любой информации, а также право на возмещение материального и морального ущерба, причиненного сбором, хранением, использованием и распространением такой недостоверной информации».

В трудовых кодексах стран–участников СНГ, принятых в период с 1997 года по 2001 года, содержатся статьи, устанавливающие перечень документов, необходимых для заключения трудового договора. К ним относятся:

• трудовая книжка;
• документ, удостоверяющий личность;
• документ о профессиональной подготовке или образовании, если это необходимо для выполнения трудовой функции;
• справка о состоянии здоровья для определенных работ, профессий и должностей, а также трудовая рекомендация для инвалидов;
• документы воинского учета.

Запрещается требовать при приеме на работу документы, не предусмотренные трудовыми кодексами или действующим законодательством.

Защита персональных данных работника (2)

... и защиты конфиденциальной информации о работниках должны быть упорядочены, прежде всего, в этой службе. Статья 86 ТК РФ устанавливает общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты, которые ...

30 марта 1995 года в России был принят Федеральный закон «О предупреждении распространения в Российской Федерации заболевания, вызываемого вирусом иммунодефицита человека (ВИЧ-инфекции)».

Государством гарантируются:

• регулярное информирование населения, в том числе через средства массовой информации, о доступных мерах профилактики ВИЧ-инфекции;
• эпидемиологический надзор за распространением ВИЧ-инфекции на территории Российской Федерации;
• производство средств профилактики, диагностики и лечения ВИЧ-инфекции, а также контроль за безопасностью медицинских препаратов, биологических жидкостей и тканей, используемых в диагностических, лечебных и научных целях;

• доступность медицинского освидетельствования для выявления ВИЧ-инфекции, в том числе и анонимного, с предварительным и последующим консультированием и обеспечение безопасности такого медицинского освидетельствования как для освидетельствуемого, так и для лица, проводящего освидетельствование;

• бесплатное предоставление всех видов квалифицированной и специализированной медицинской помощи ВИЧ–инфицированным гражданам Российской Федерации, бесплатное получение ими медикаментов при лечении в амбулаторных или стационарных условиях, а также их бесплатный проезд к месту лечения и обратно в пределах Российской Федерации;
• развитие научных исследований по проблемам ВИЧ-инфекции;
• включение в учебные программы образовательных учреждений тематических вопросов по нравственному и половому воспитанию;
• социально-бытовая помощь ВИЧ-инфицированным гражданам Российской Федерации, получение ими образования, их переквалификация и трудоустройство;
• подготовка специалистов для реализации мер по предупреждению распространения ВИЧ-инфекции;
• развитие международного сотрудничества и регулярный обмен информацией в рамках международных программ предупреждения распространения ВИЧ-инфекции.

ВИЧ-инфицированные граждане РФ обладают на ее территории всеми правами и свободами и несут обязанности в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством РФ и законодательством субъектов РФ.

Работники отдельных профессий, производств, предприятий, учреждений и организаций, перечень которых утверждается Правительством РФ, проходят обязательное медицинское освидетельствование для выявления ВИЧ-инфекции при проведении обязательных предварительных при поступлении на работу и периодических медицинских осмотров.

Правила, в соответствии с которыми осуществляется обязательное медицинское освидетельствование лиц в целях охраны здоровья населения и предупреждения распространения ВИЧ-инфекции, а также в местах лишения свободы, устанавливаются Правительством РФ и пересматриваются им не реже одного раза в пять лет.

В случае выявления ВИЧ-инфекции у несовершеннолетних в возрасте до 18 лет, а также у лиц, признанных в установленном законом порядке недееспособными, работники медицинских учреждений уведомляют об этом родителей или иных законных представителей указанных лиц.

Не допускаются увольнение с работы, отказ в приеме на работу, отказ в приеме в образовательные учреждения и учреждения, оказывающие медицинскую помощь, а также ограничение иных прав и законных интересов ВИЧ-инфицированных на основании наличия у них ВИЧ-инфекции, равно как и ограничение жилищных и иных прав и законных интересов членов семей ВИЧ-инфицированных (ст. 17).

Медицинские работники и другие лица, которым в связи с выполнением служебных или профессиональных обязанностей стали известны сведения о результатах проведения медицинского освидетельствования на выявление ВИЧ-инфекции, обязаны сохранять эти сведения в тайне.

За разглашение сведений, составляющих врачебную тайну, лица, которым эти сведения стали известны в связи с выполнением ими своих служебных или профессиональных обязанностей, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае выявления ВИЧ-инфекции у работников отдельных профессий, производств, предприятий, учреждений и организаций, перечень которых утверждается Правительством РФ, эти работники подлежат переводу на другую работу, исключающую условия распространения ВИЧ-инфекции.

При отказе от прохождения обязательного медицинского освидетельствования на выявление ВИЧ-инфекции без уважительных причин работник подлежит дисциплинарной ответственности в установленном порядке.

Свод практических правил МОТ по защите персональных данных работника был принят на совещании экспертов в 1996 года. Он не имеет обязательной силы, но мог быть использован при разработке национального законодательства.

В нем изложены основные принципы сбора, обработки, использования и хранения личной информации о работниках, а также о лицах, обращающихся к работодателю в целях трудоустройства.

Специальные разделы Свода посвящены личным правам работника, возникающим в связи со сбором персональных данных, в частности, праву на уведомление о сборе персональных данных, на ознакомление в рабочее время со сведениями о себе, которые имеются у работодателя, на получение копий документов, право на доступ к медицинским документам через своего врача-представителя и др.

Свод практических правил МОТ по защите персональных данных работника явился практическим руководством для разработчиков проекта Трудового кодекса Российской Федерации, которые включили в него главу 13 «Защита персональных данных работника». Нормы этой главы полностью соответствуют положениям Свода.

В Трудовых кодексах других государств–участников СНГ подобные главы отсутствуют.

2. Понятие персональных данных

2.1 Законодательное регулирование

В современном мире к защите конфиденциальных сведений предъявляют все большие требования. Поскольку персональные данные работников содержат данные личного характера, к обеспечению гарантий по их сохранности и неразглашению относятся очень серьезно. В связи с этим нормативные акты, регулирующие обеспечение сохранности персональных данных вообще и работников в частности предусмотрены не только национальным законодательством, но и международными актами.

Статья 12 Всеобщей декларации прав человека 1948 года гласит «Никто не может подвергаться произвольному вмешательству в его личную и семейную жизнь. Каждый человек имеет право на защиту закона от такого вмешательства или таких посягательств». Право на уважение к личной и семейной жизни содержится так же и в Конвенции о защите прав человека и основных свобод. Эти международные правовые акты заложили основу создания национальных правовых систем. Необходимо отметить, что принимались они спустя несколько лет после разрушительной Мировой войны, в то время, когда права человека были чем-то очень далеким от реальности. И, тем не менее, право неприкосновенности частной жизни (в том числе конфиденциальных сведений) было вписано в Декларацию как одно из основных.

В дальнейшем, когда в мировом сообществе происходила серьезная борьба за закрепление политических прав человека, право неприкосновенности личной жизни было подтверждено Международным пактом о гражданских и политических правах.

В 1995 году Содружеством Независимых Государств (в состав которого входит Россия) была принята Конвенция о правах и основных свободах человека, закрепившая основные права на территории распавшегося Союза СССР.

Что касается Российской Федерации, то на сегодняшний день сохранность конфиденциальных сведений на ее территории обеспечивается следующими нормативными актами.

Во-первых, это Конституция Российской Федерации. В ее положениях признается не только само право на неприкосновенность личной жизни, личную и семейную тайну (ч.1 ст.23), но и обеспечивающие это право дополнительные гарантии. В соответствии со ст. 2 Конституции «человек, его права и свободы являются высшей ценностью. Признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина — обязанность государства». Таким образом, Российская Федерация не только устанавливает право, но и обязуется защищать его; ставит интересы человека и гражданина на ступень выше, чем интересы государства, общества, либо общественных или коммерческих организаций. Согласно ч.1 ст. 15 Конституция РФ является документом прямого действия, т.е. ее нормы не требуют дополнительного признания и исполняются «как есть». Ч.4 ст. 15 признает Международные договоры (в т.ч. указанные Конвенции) источником права и отводит им главенствующую роль. Ч.1 ст. 24 запрещает сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия. И, наконец, согласно ст. 46 каждому гарантируется судебная защита его прав, в том числе в межгосударственных органах.

Кроме того, данную сферу регулирует Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Федеральный Закон «О персональных данных». В частности ч.1 ст. 11 Закона определяет, что персональные данные являются конфиденциальной информацией, а ч.3 этой же статьи предупреждает о наступлении ответственности юридических и физических лиц за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Персональные данные отнесены к категории конфиденциальных сведений (в соответствии с ФЗ «Об информации…») и соответствующим Перечнем, который дает им следующее определение: «сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность».

Сфера отношений, касающаяся персональных данных работника регулируется гл.14 Трудового кодекса Российской Федерации. Где установлено понятие персональных данных работника, установлен порядок работы с ними и закрепляется ответственность работодателя за нарушение соответствующих норм.

2.2 Отграничение персональных данных от другой информации

В Трудовом кодексе впервые появилась специальная глава, посвященная защите персональных данных работника (ст. 85-90).

Работодатель всегда собирал данные о личности работника. Для этой цели использовались «Личный листок» и различные анкеты, а также письменные характеристики и т.д. Однако официальная правовая регламентация обработки этих данных, доступная работнику, отсутствовала.

В ст. 85 ТК и последующих статьях настоящей главы применительно к трудовым отношениям получили конкретизацию конституционные положения о праве каждого на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени (ст. 23 Конституции РФ).

В Трудовом кодексе под персональными данными работника понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ч.1 ст.85 ТК РФ).

Легко заметить, что под это определение можно подвести любую информацию о работнике. И работодатели нередко собирают о сотруднике всю информацию, мотивируя это тем, что хотят иметь максимально полное представление о нем.

Довольно часто от работника требуют сообщить исчерпывающую информацию о его семейном положении и ближайших родственниках, о жилищных условиях, состоянии здоровья, о фактах привлечения к уголовной ответственности, о наличии постоянной регистрации по месту жительства и многое другое. Но такого рода информация никаким образом не относится к трудовой деятельности работника. Наоборот, тем самым работодатель переходит тонкую грань, отделяющую персональные данные от сведений, составляющих тайну частной жизни, личную или семейную тайну гражданина.

Среди документов и материалов, содержащих информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями, основное место занимают:

1) документы, предъявляемые при заключении трудового договора (см. ст. 65 ТК);

2) документы о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных обязанностей;

3) документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с законодательством он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры;

4) документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и др.);

5) документ о беременности работницы и возрасте детей для предоставления матери установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций.Вышесказанное можно представить в виде следующей таблицы:

Таб. 1 Основной критерий оценки — характер собираемой работодателем информации

Характер информации	Персональные данные (информация о работнике, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями – ст. 85 ТК РФ)		Информация о частной жизни работника, не касающаяся трудовых отношений
	Информация о выполнении служебных обязанностей	Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни (конфиденциальные данные)
В каком случае работодатель вправе получать информацию	Всегда	При соблюдении установленных законом условий	Никогда

Среди персональных данных работника должны быть трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказы (распоряжения) об изменении условий трудового договора, его прекращении, а также приказы (распоряжения) о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, примененных к работнику. В период действия трудового договора среди персональных данных работника должна находиться его трудовая книжка.

Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо обратить внимание на очень важное ограничение — это целевой характер использования персональных данных. Обработка этого вида информации может производиться исключительно в целях, указанных в пункте 1 статьи 86 ТК РФ.

3. Порядок работы с конфиденциальными сведениями о работнике

3.1 Работа кадровой службы с персональными данными

В силу специфики своей деятельности обработкой персональных данных в организации занимается отдел кадров. Именно здесь «оседает» весь объем сведений о работниках. Вот почему процессы обработки, передачи и защиты конфиденциальной информации о работниках должны быть упорядочены, прежде всего, в этой службе.

Правила ведения конфиденциального делопроизводства должны применяться в первую очередь в отношении личных дел сотрудников, в которых содержатся персональные данные. Комплектация личных дел является наиболее сложной и ответственной работой, требует особой тщательности и аккуратности при оформлении. Каждое предприятие вправе самостоятельно решать вопрос о том, какие документы включать в состав личных дел.

Работники отдела кадров должны помнить, что личные дела сотрудников должны храниться строго отдельно от всех других документов в закрывающихся шкафах или ящиках. Необходимо иметь в виду также то обстоятельство, что документы, включенные в состав личных дел, имеют разные сроки хранения. Для некоторых из них (приказов, личных карточек) установлены продолжительные сроки хранения и обязательное требование по их передаче в государственные архивы.

Отделу кадров целесообразно вести журнал учета, в который будут заноситься все факты ознакомления с персональными данными работников, а также информация о движении документов, включенных в личные дела, и самих личных дел. В таком журнале должны быть предусмотрены графы о дате выдачи и возврата документов (личных дел), сроке пользования, цели выдачи, наименовании выдаваемых документов (личных дел).

В присутствии лица, возвращающего личное дело, обязательно сверяется по описи наличие всех документов. Лица, получающие документы (личные дела) во временное пользование, не имеют права делать в них пометки, исправления, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые.

Принципиальным требованием правил работы с персональными данными является установление личной ответственности сотрудников за неразглашение доверенной им конфиденциальной информации, за сохранность сведений, а также их носителей. В этой связи лицо, получившее право работать с персональными данными, должно принять на себя ряд обязательств: не разглашать доверенные им сведения, неукоснительно выполнять правила работы с персональными данными, обеспечивать надежное хранение носителей конфиденциальной информации.

Также следует незамедлительно сообщать уполномоченным лицам об утрате ключей, печатей и штампов, давать устные и письменные объяснения по фактам нарушения правил. В число ограничений входят также запреты на совершение определенных действий, могущих повлечь утрату носителей информации или разглашение конфиденциальных сведений, в частности, на передачу персональных данных лицам, не имеющим к ним доступа; на вынос документов из рабочего помещения без служебной необходимости и пр. Перечень указанных обязательств целесообразно отразить в Положении либо должностной инструкции специалиста.

Более того, в соответствии с частью 3 статьи 57 Трудового кодекса условие о неразглашении работником сведений, составляющих охраняемую законом тайну, ставшую ему известной в связи с исполнением своих должностных обязанностей, может быть включено в трудовой договор с таким специалистом. В этом случае на работодателе лежит обязанность ознакомить работника с локальными нормативными актами предприятия, содержащими правила обработки и защиты персональных данных. Именно такая процедура доступа может быть использована в отношении специалистов кадровых служб.

Система защиты конфиденциальных сведений должна предусматривать проведение регулярных проверок наличия документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников, а также соблюдение правил работы с ними.

Как показывает опыт, применение только административных мер не гарантирует полноценную охрану конфиденциальных сведений. Надежность защиты зависит во многом от расстановки и внутрифирменного развития сотрудников. Кроме того, персонал — один из главных каналов утечки информации. Деятельность кадровой службы должна быть направлена на воспитание работников, допущенных к работе с персональными данными, выработку навыков работы с носителями конфиденциальной информации, закрытие бытовых каналов утечки данных. Здесь могут быть полезны индивидуальная беседа, предупреждение об ответственности, разъяснение юридических последствий разглашения информации.

3.2 Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

Конфиденциальность, сохранность и защита персональных данных в отделе кадров обеспечивается отнесением их к служебной тайне. Работа с персональными данными должна быть организована в строгом соответствии с требованиями к обработке и хранению информации ограниченного доступа. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания их или по истечении 75 – лет срока хранения, если иное не определено законом.

В ст. 86 Трудового кодекса РФ содержатся общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты.

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и про движении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом и иными федеральными законами;

3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и по следствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами;

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами;

8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

10)работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Персональные данные содержатся в документации отдела кадров. Это:

• ¾ документы, связанные с подбором персонала;
• ¾ документы, сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);

• ¾ материалы анкетирования, тестирования, проведения собеседований с кандидатами на должность;
• ¾ трудовые договоры, соглашения, устанавливающие взаимоотношения сторон;
• ¾ подлинники и копии приказов по личному составу;
• ¾ личные дела и трудовые книжки сотрудников;
• ¾ дела, содержащие основания к приказам по личному составу;
• ¾ дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным рас следованиям и т.п.;

• ¾ справочно-информационный банк данных по персоналу — учетно-справочный аппарат (картотеки, журналы, базы данных и др.);
• ¾ подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных подразделений и служб;

• ¾ копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

При работе с персональными данными сотрудниками отделов кадров должны соблюдаться следующие основополагающие принципы по их защите:

• личная ответственность руководства предприятия и работников отдела кадров за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела и персональных данных, а также о носителях этой информации;
• разбиение (дробление) персональных данных между разными руководителями предприятия и работниками отдела кадров;
• наличия четкой разрешительной системы доступа руководства предприятия и работников отдела кадров к документам, содержащим персональные данные;
• проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия.

Главным здесь является четкая регламентация функций работников отдела кадров по разным видам документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных. Посторонние лица не должны знать распределение этих функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров. Под посторонними лицами понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники предприятия, функциональные обязанности которых не связаны с работой отдела кадров. Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников отдела.

Для этого первый руководитель предприятия должен издать приказ о закреплении за работниками отдела кадров определенных массивов документов, необходимого для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях. Должна также быть схема доступа работников отдела кадров и руководящего состава предприятия, структурных подразделений к документам отдела, введена личная ответственность указанных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник отдела кадров мог знакомиться с любыми документами и материалами отдела. Целесообразно, чтобы каждый из них был закреплен за определенной группой персонала предприятия и выполнял весь объем функций от подбора кандидата на вакантную должность до хранения документации.

В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников отдела (например, при болезни одного из них) издается соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором регламентируется характер изменений, их срок и дополнения к документам, делам и базам данных.

Следует соблюдать следующие особенности обработки и хранения документов.

Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров, а не в делопроизводственной службе.

Операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел выполняются одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников.

Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело сотрудника, а в специальное дело с грифом «Строго конфиденциально». Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику.

Материалы тестирования работающих сотрудников, их аттестации формируются в отдельное дело также с грифом строгой конфиденциальности. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для его изъятия и нового местонахождения. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются начальником и работником отдела кадров. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещена. Новые исправленные документы помещаются с ранее подшитыми.

Приказом первого руководителя предприятия должен быть установлен порядок выдачи и ознакомления руководящего состава с личными делами сотрудников. Личные дела могут выдаваться только на рабочие места первого руководителя предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела (управления) кадров. Дела выдаются (в том числе начальнику отдела кадров или при наличии письменного разрешения – работнику отдела) под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений и включений в дело других документов или их подмены. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается.

Другие руководители предприятия могут знакомиться с личными делами (или при отсутствии личных дел – карточками формы Т-2) только непосредственно подчиненных им сотрудников; к справочно-информационному банку данных и другой документации отдела кадров они не допускаются. Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется контрольной карточке личного дела. Работник предприятия вправе ознакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

Не менее строгого контроля требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу предприятия (карточками, журналами и книгами персонального учета сотрудников).

Отчетная и справочная работа отдела формирует каналы несанкционированного получения и незаконного использования персональных данных. В связи с этим первым руководителем устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И, что особенно важно – определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф «конфиденциально» или «для служебного пользования». В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы подлинники этих документов после минования в них надобности возвращались в от дел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии.

В структурных подразделениях предприятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные:

• журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников (находится у работника, ведущего табельный учет, — табельщика),
• штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности (находится у руководителя подразделения),
• дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала под разделения (находится у табельщика).

Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др.).

Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа. Не реже одного раза в год работники отдела кадров проверяют наличие этих дел в подразделениях, их комплектность, правильность ведения и уничтожения.

В отделе кадров дела, картотеки, учетные журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время в металлических запирающихся и опечатываемых шкафах. Работникам не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы на рабочем столе или оставлять шкафы незапертыми. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним дел и картотек. Трудовые книжки хранятся в сейфе. Оставлять на рабочем столе в не рабочее время документы, картотеки, служебные записи и другие материалы категорически запрещается.

Помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, т.к. посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров и физической безопасности работников отдела. Приемные часы должны быть разными для сотрудников предприятия и лиц, не входящих в эту категорию. В часы приема посетителей работники отдела не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону.

На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя. Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону или факсу. Ответы на правомерные письменные запросы других учреждений и организаций даются в письменной форме и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений.

Подбор персонала для работы в отделе кадров ведется с учетом требований, которые разработаны для должностей, связанных с владением и обработкой конфиденциальных сведений и документов. Здесь: анализ личностных и моральных качеств претендентов на должность; подписание обязательства о неразглашении защищаемых сведений; оформление приказом первого руководителя предприятия допуска к конфиденциальной информации; обучение правилам защиты конфиденциальной информации и регулярное инструктирование по отдельным вопросам защиты; контроль соблюдения действующих инструкций по работе с конфиденциальными документами.

Иными словами, порядок функционирования отдела кадров должен быть подчинен решению задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от разного рода злоумышленников.

3.3 Передача персональных данных работников

Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.

Работодатель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.

В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных работника либо отсутствует письменное согласие работника на предоставление его персональных сведений, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.

Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций.

Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.

В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом или настоящим Положением на получение информации, относящейся к персональным данным работника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации, копия уведомления подшивается в личное дело работника.

3.4 Защита информации при работе с ЭВМ

Утечка конфиденциальной информации от персональных ЭВМ может происходить по следующим каналам:

• организационному каналу через персонал, злоумышленника, его сообщника, силовым криминальным путем,
• побочных электромагнитных излучений от ЭВМ и линий связи,
• наводок злоумышленником опасного сиг нала на линии связи, цепи заземления и электропитания,
• акустических сигналов,
• через вмонтированные радиозакладки, съема информации с плохо стертых дискет, ленты принтера.

Основным источником высокочастотного электромагнитного излучения является дисплей. Картинку дисплея можно уловить и воспроизвести на экране другого дисплея на расстоянии 200 — 300 м. Печатающие устройства всех видов излучают информацию через соединительные провода. Однако основным виновником утраты электронной информации всегда является человек.

Защита данных должна обеспечиваться на всех технологических этапах обработки информации и во всех режимах функционирования, в том числе при проведении ремонтных и регламентных работ. Программно-технические средства защиты не должны существенно ухудшать основные функциональные характеристики ЭВМ (надежность, быстродействие).

Организация системы защиты информации включает:

• защиту границ охраняемой территории,
• защиту линий связи между ЭВМ в одном помещении,
• защиту линий связи в различных помещениях, защиту линий связи, выходящих за пределы охраняемой зоны (территории).

Защита информации включает ряд определенных групп мер:

• меры организационно-правового характера: режим и охрана помещений, эффективное делопроизводство по электронным документам – внемашинная защита информации, под бор персонала,
• меры инженерно-технического характера: место расположения ЭВМ, экранирование помещений, линий связи, создание помех и др.,
• меры, решаемые путем программирования: регламентация права на доступ, ограждение от вирусов, стирание информации при несанкционированном доступе, кодирование информации, вводимой в ЭВМ,
• меры аппаратной защиты: отключение ЭВМ при ошибочных действиях пользователя или попытке несанкционированного доступа.

Помещения, в которых происходит обработка информации на ЭВМ, должны иметь аппаратуру противодействия техническим средствам промышленного шпионажа. Иметь сейфы для хранения носителей информации, иметь бесперебойное электропитание и кондиционеры, оборудованные средствами технической защиты.

Комплекс программно-технических средств и организационных (процедурных) решений по защите информации от несанкционированного доступа состоит из четырех элементов:

• управления доступом;
• регистрации и учета;
• криптографической;
• обеспечения целостности.

Правильная организация доступа — управление доступом к конфиденциальной информации является важнейшей составной частью системы защиты электронной информации. Реализация системы доступа как к традиционным, так и электронным документам основывается на анализе их содержания, которое является главным критерием однозначного определения: кто из руководителей, кому из исполнителей (сотрудников), как, когда и с какими категориями документов разрешает знакомиться или работать. Любое обращение к конфиденциальному документу, ознакомление с ним в любой форме (в том числе случайное, несанкционированное) обязательно фиксируется в учетной карточке документа и на самом документе в виде соответствующей отметки и подписи лиц, которые обращались к документу. Этот факт указывается также в карточке учета осведомленности сотрудника в тайне фирмы.

Организуя доступ сотрудников фирмы к конфиденциальным массивам электронных документов и базам данных, необходимо по мнить о его многоступенчатом характере. Можно выделить следующие главные составные части доступа этого вида:

• доступ к персональному компьютеру, сер веру или рабочей станции;
• доступ к машинным носителя информации, хранящимся вне ЭВМ;
• непосредственный доступ к базам данных и файлам.

Доступ к персональному компьютеру, сер веру или рабочей станции, которые используются для обработки конфиденциальной ин формации, предусматривает:

• определение и регламентацию первым руководителем фирмы состава сотрудников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находится соответствующая вычислительная техника, средства связи;
• регламентацию первым руководителем временного режима нахождения этих лиц в указанных помещениях;
• персональное и временное протоколирование (фиксирование) руководителем подразделения или направления деятельности фирмы наличия разрешения и периода работы этих лиц в иное время (на пример, в вечерние часы, выходные дни и др.);

• организацию охраны этих помещений в рабочее и нерабочее время, определение правил вскрытия помещений и отключения охранных технических средств информирования и сиг нализирования;
• определение правил постановки помещений на охрану;
• регламентацию работы указанных технических средств в рабочее время;

• организацию контролируемого (в необходимых случаях пропускного) режима входа в указанные помещения и выхода из них;
• организацию действий охраны и персонала в экстремальных ситуациях или при авариях техники и оборудования помещений;
• организацию выноса из указанных помещений материальных ценностей, машинных и бумажных носителей информации; контроль вносимых в помещение и выносимых персоналом личных вещей.

Безопасность информации в ЭВМ и локальной сети требует эффективной взаимосвязи машинной и внемашинной защиты конфиденциальных сведений. В связи с этим, важное актуальное значение имеет защита технических носителей конфиденциальной информации (машиночитаемых документов) на внемашинных стадиях их учета, обработки и хранения. Именно на этих стадиях особенно велика вероятность утраты машиночитаемо го документа. Подобная проблема несущественна для носителей, содержащих открытую информацию. В основе обеспечения сохранности носителей электронных конфиденциальных документов, находящихся вне машины, в настоящее время эффективно используются зарекомендовавшие себя принципы и методы обеспечения безопасности документов в традиционной технологической системе.

Перед началом обработки информации на ЭВМ сотрудник обязан убедиться в отсутствии в помещении посторонних лиц. При подходе такого лица к сотруднику экран дисплея дол жен быть немедленно погашен.

В конце рабочего дня исполнители обязаны перенести всю конфиденциальную информацию из компьютера на гибкие носители информации, стереть информацию с жестких дисков, проверить наличие всех конфиденциальных документов (на бумажных, магнитных и иных носителях), убедиться в их комплектности и сдать в службу КД. Оставлять конфиденциальные документы на рабочем месте не разрешается. Не допускается также хранение на рабочем месте исполнителя копий конфиденциальных документов.

Лицам, имеющим доступ к работе на ЭВМ, запрещается:

• разглашать сведения о характере автоматизированной обработки конфиденциальной информации и содержании используемой для этого документации,
• знакомиться с изображениями дисплея рядом работающих сотрудников или пользоваться их магнитными носителями без разрешения руководителя подразделения,
• разглашать сведения о личных паролях, используемых при идентификации и защите массивов информации,
• оставлять магнитные носители конфиденциальной информации без контроля, принимать или передавать их без росписи в учет ной форме, оставлять ЭВМ с загруженной памятью бесконтрольно,
• пользоваться неучтенными магнитными носителями, создавать неучтенные копии документов.

После изготовления бумажного варианта документа его электронная копия стирается, если она не прилагается к документу или не сохраняется в справочных целях. Отметки об уничтожении электронной копии вносятся в учетные карточки документа и носителя и заверяются двумя росписями.

Хранение магнитных носителей и электронных документов должно осуществляться в условиях, исключающих возможность иххищения, приведения в негодность или уничтожения содержащейся в них информации, а также в соответствии с техническими условиями завода-изготовителя. Носители хранятся в вертикальном положении в специальных ячейках металлического шкафа или сейфа. Номера на ячейках должны соответствовать учетным номерам носителей. Недопустимо воздействие на носители теплового, ультрафиолетового и магнитного излучений.

Магнитные носители, содержащие конфиденциальную информацию, утратившую свое практическое значение, уничтожаются по акту с последующей отметкой в учетных фор мах.

С целью контроля и поддержания режима при обработке информации на ЭВМ необходимо:

• периодически проводить проверки наличия электронных документов и состава баз данных,
• проверять порядок ведения учета, хранения и обращения с магнитными носителями и электронными документами,
• систематически проводить воспитательную работу с персоналом, осуществляющим обработку конфиденциальной информации на ЭВМ,
• реально поддерживать персональную ответственность руководителей и сотрудников за соблюдение требований работы с конфиденциальной информацией на ЭВМ,

— осуществлять действия по максимальному ограничению круга сотрудников, допускаемых к обрабатываемой на ЭВМ конфиденциальной информации и праву входа в помещения, в которых располагаются компьютеры, для обработки этой информации.

3.5 Контроль защиты информации

Взаимопонимание между руководством фирмы и работниками не означает полной свободы в организации рабочих процессов и желании выполнять или не выполнять требования по защите конфиденциальной информации. С этой целью руководителям всех рангов и службе безопасности следует организовать регулярное наблюдение за работой персонала в части соблюдения ими требований по защите информации.

Основными формами контроля могут быть:

• аттестация работников;
• отчеты руководителей подразделений о работе подразделений и состоянии системы защиты информации;
• регулярные проверки руководством фирмы и службой безопасности соблюдения работниками требований по защите информации;
• самоконтроль.

Аттестация работников представляется одной из наиболее действенных форм контроля их деятельности как в профессиональной сфере (исполнительность, ответственность, качество и эффективность выполняемой работы, профессиональный кругозор, организаторские способности, преданность делу организации и т. д.), так и в сфере соблюдения информационной безопасности фирмы.

В части соблюдения требований по защите информации проверяется знание работником соответствующих нормативных и инструктивных документов, умение применять требования этих документов в практической деятельности, отсутствие нарушений в работе с конфиденциальными документами, умение общаться с посторонними лицами, не раскрывая секретов фирмы и т.д.

По результатам аттестации издается приказ (распоряжение), в котором отражаются решения аттестационной комиссии о поощрении, переаттестации, повышении в должности или увольнении сотрудников. Аттестационная комиссия может также выносить определение об отстранении сотрудника от работы с информацией и документами, составляющими секреты фирмы.

Другой формой контроля является заслушивание руководителей структурных подразделений и руководителя службы безопасности на совещании у первого руководителя фирмы о состоянии системы защиты информации и вы полнении ее требований работниками подразделений. Одновременно на совещании принимаются решения по фактам нарушения работниками установленных правил защиты секретов фирмы.

Формой контроля являются также регулярные проверки выполнения сотрудниками (в том числе хорошо работающими) правил работы с конфиденциальной информацией, документами и базами данных.

Проверки проводятся руководителями структурных подразделений и направлений, заместителями первого руководите ля и работниками службы безопасности.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (внезапными).

Внезапные проверки проводятся при возникновении малейшего подозрения о разглашении или утечке информации.

Самоконтроль состоит в проверке самими руководителями и исполнителями полноты и правильности выполнения ими действующих инструктивных положений, а также в немедленном информировании службы безопасности и непосредственного руководителя о фактах утери документов, утрате по какой-либо причине ценной информации, разглашении лично или другими сотрудниками сведений, составляющих секреты фирмы, нарушении работниками порядка защиты информации.

При работе с персоналом фирмы следует сосредоточивать внимание не только на сотрудниках, работающих с конфиденциальной информацией. Под контролем должны находиться также лица, не имеющие доступа к секретам фирмы. Следует учитывать, что эти работники могут быть посредниками в действиях злоумышленника: в проведении электронного шпионажа, создании условий для хищения документов, снятии с них копий и т.п.

Кроме того, необходимо помнить, что работники, владеющие конфиденциальной информацией, вынуждены действовать в рамках требований, регламентированных инструкцией по обеспечению режима конфиденциальности. Ограничение свободы человека в использовании информации может приводить к стрессам, нервным срывам. Сохранение чего-то в тайне противоречит потребности чело века в общении путем обмена информацией. В связи с этим особенно важно, что бы психологический настрой коллектива и отдельных работников всегда находился в центре внимания руководства фирмы и службы безопасности.

В случае установления фактов невыполнения любым из руководителей или работников требований по защите ин формации к ним в обязательном порядке должны применяться меры порицания и наказания в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка. Важно, чтобы наказание было неотвратимым и своевременным, невзирая на должностной уровень работника и его взаимоотношения с руководством фирмы.

Одновременно с виновным лицом ответственность за разглашение сведений, составляющих секреты фирмы, несут руководители фирмы и ее структурных под разделений, направлений деятельности, филиалов, т.к. они полностью отвечают за разработку и реализацию мер, обеспечивающих информационную безопасность всех видов деятельности фирмы.

Информационная база для контроля работы персонала, владеющего конфиденциальной информацией, формируется на основе анализа степени осведомленности работников в секретах фирмы. Эта работа входит в состав комплексного аналитического исследования по поиску и обнаружению каналов утраты персона лом конфиденциальной информации.

Объектами комплексного аналитического исследования являются: выявление, классификация и постоянное изучение источников и объективных каналов распространения конфиденциальной информации, а также обнаружение и анализ степени опасности источников угрозы информации. Важен превентивный контроль безопасности ценной информации.

Одновременно подлежат специальному (экстремальному) учету все замеченные несанкционированные или ошибочные действия персонала с документами и информацией, нарушения системы доступа к информации и правил работы с конфиденциальными документами и базами электронных данных. Подобные факты подлежат оперативному, тщательному сравнительному анализу, а результаты анализа должны докладываться непосредственно первому руководителю фирмы.

В целях превентивного контроля рекомендуются следующие учетные и аналитические действия по отношению к персоналу, который обладает или может обладать конфиденциальной информацией:

• анализ реального состава известной персоналу конфиденциальной информации и динамики ее распределения по структурным подразделениям фирмы;
• анализ степени владения конфиденциальной информацией руководством фирмы, руководителями структурных под разделений, направлений деятельности и каждым работником, т.е.

учет уровня и динамики их реальной осведомленности в секретах фирмы;

• анализ выявленных потенциальных и реальных источников угрозы персоналу в целом и каждому отдельному работнику с целью завладеть ценной информацией фирмы (конкурентов, соперников, криминальных структур и отдельных преступных элементов);
• анализ эффективности защитных мер, предпринятых по отношению к персоналу, их действенности в обычных условиях и при активных действиях злоумышленника.

Своевременный учет состава конфиденциальной информации, известной каждому из работников фирмы, является наиболее информативной частью аналитической работы в целом. Учитываются любые контакты любого работника фирмы с конфиденциальными сведениями, как санкционированные, так и случайные (ошибочные).

Подлежит также учету вы явленное несанкционированное ознакомление с информацией, к которой работник не имел разрешения на доступ, в том числе несанкционированное ознакомление с информацией работника, во обще не имеющего допуска для работы с конфиденциальной информацией.

Для учета и последующего анализа степени осведомленности работников в секретах фирмы ведется специальная учетная форма.

Традиционная (карточная) или электронная учетная форма должна содержать ряд предметных зон, позволяющих сопоставлять функциональные обязанности сотрудника и состав конфиденциальной информации, полученной сотрудником, и который должен соответствовать выполняемым видам работы.Целесообразно включить в учетную форму следующие зоны:

• зона штатных функциональных обязанностей работника, при реализации которых используется конфиденциальная информация (по утвержденной должностной инструкции);
• зона изменений и дополнений, внесенных в функциональные обязанности работника, с указанием документа-основания, его даты и фамилии руководителя, подписавшего документ;
• зона стандартного состава конфиденциальные сведений или их индексов, по перечню конфиденциальной информации фирмы, к которым допущен работник в соответствии с должностной инструкцией (с указанием наименования документа о допуске, его даты, номера и фамилии руководителя, подписавшего документ);
• зона изменений и дополнений в составе конфиденциальных сведений, к которым допускается работник в связи с пересмотром его должностных обязанностей (с указанием наименований и дат документов о допуске, фамилий руководителей, подписавших документы);
• зона документированной информации (документов), с которой знакомится или работает сотрудник, с указанием наименований документов, их дат и номеров, краткого содержания, целевого использования содержащихся в документах конфиденциальных сведений или их индексов по перечню, фамилий руководителей, разрешивших работу с документами;
• зона недокументированной конфиденциальной информации, которая стала известна работнику, с указанием даты и цели ознакомления, фамилии руководи теля, разрешившего ознакомление, со става конфиденциальных сведений или их индексов по перечню;

— зона обнаруженного несанкционированного ознакомления работника с конфиденциальной информацией с указанием даты ознакомления, условий или причин ознакомления, фамилии виновного работника, места ознакомления, со става конфиденциальных сведений или их индексов по перечню.

Анализ осуществляется сравнением содержания записей в зонах и индексов известной сотруднику конфиденциальной информации, т.е. ведется поиск не соответствия.

По фактам разглашения или утечки конфиденциальной информации, утраты документов и изделий, другим грубым нарушениям правил защиты информации организуется служебное расследование.

Служебное расследование проводит специальная комиссия, формируемая приказом первого руководителя фирмы. Расследование предназначено для выяснения причин, всех обстоятельств и их последствий, связанных с конкретным фактом, установления круга виновных лиц, размера причиненного фирме ущерба. По результатам расследования даются рекомендации по устранению причин случившегося.

План проведения служебного рас следования:

• определение возможных версий случившегося (утрата, хищение, уничтожение по неосторожности, умышленная передача сведений, неосторожное разглашение и т.д.);
• определение (планирование) конкретных мероприятий по проверке версий (осмотр помещений, полистная проверка документации, опрос сотрудников, взятие письменного объяснения у подозреваемого лица и т.

д.);

• назначение ответственных лиц за проведение каждого мероприятия;
• указание сроков проведения каждого мероприятия;
• определение порядка документирования;
• обобщение и анализ выполненных действий по всем мероприятиям;
• установление причин утраты информации, виновных лиц, вида и объема ущерба;
• передача материалов служебного рас следования с заключительными вывода ми первому руководителю фирмы для принятия решения.

При проведении служебного расследования все мероприятия обязательно документируются в целях последующего комплексного анализа выявленного факта. Обычно анализируются следующие виды документов:

• письменные объяснения опрашиваемых лиц, составляемые в произвольной форме;
• акты проверки документации и помещений, где указываются фамилии проводивших проверку, их должности, объем и виды проведенного осмотра, результаты, указываются подписи этих лиц и дата;
• другие документы, относящиеся к расследованию (справки, заявления, планы, анонимные письма и т.

д.).

Служебное расследование проводится в кратчайшие сроки. По результатам анализа составляется заключение о результатах проведенного служебного рас следования, в котором подробно описывается проведенная работа, указываются причины и условия случившегося и полный анализ происшедшего.

3.6 Правовые аспекты применения полиграфа

В настоящее время в России использование полиграфа законом не запрещено. Получение лицензии на его приобретение и использование не требуется.

Имеются различные ведомственные корпоративные акты, регламенты, инструкции, касающиеся применения полиграфа. При этом прямое законодательное регулирование использования полиграфа в деятельности государственных и коммерческих структур отсутствует. Однако анализ российского законодательства дает повод утверждать о наличии серьезных и правомочных оснований использования полиграфа в частном секторе. Можно уверенно констатировать, что сегодня не существует каких-либо правовых барьеров для широкого применения проверок на полиграфе в интересах кадрового отбора.

Согласно ныне действующему Трудовому кодексу РФ, работодатель имеет право вводить ограничения или делать предпочтение при приеме на работу, исходя из требований, свойственных определенному виду труда или служебной деятельности.

Кроме этого Трудовой кодекс РФ предоставляет право работодателю собирать персональные данные работника — информацию, касающуюся конкретного работника и необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями (Глава 14, ст. 85-90).

В этой же главе впервые вводится понятие персональных данных работника, дается определение процедурам обработки данных (ст. 85 ТК РФ): «Персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Обработка персональных данных работника — получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника». Сюда же можно отнести и данные, полученные с помощью тестирования на полиграфе.

В ст. 86 ТК РФ (п.п.1, 3, 4, 5, 8) установлены ограничения в постановке вопросов, касающихся политических, религиозных убеждений, частной жизни, ответы на которые работодатель получает с помощью обработки персональных данных. Трудовой кодекс РФ предусматривает добровольность предоставления работником таких данных, ознакомление с ними, письменное согласие на передачу таких данных работодателю, запрещение получать такие данные через третьих лиц без письменного согласия работника.

Получение персональных данных работника, как это явствует из статей Трудового кодекса РФ, осуществляется от него самого, и необходимо работодателю для решения вопросов о «трудоустройстве, продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, обеспечения сохранности имущества».

Согласно комментарию к новому Трудовому кодексу РФ, метод тестирования (которым, по сути, и является проверка на полиграфе), признается одним из современных методов организации подбора и расстановки кадров (глава 11 ТК РФ «Заключение трудового договора»).

Поэтому, в должном соответствии с Трудовым кодексом является включение в Трудовой договор положения о том, что работник «обязан активно содействовать проводимым работодателем служебным разбирательствам и, в случае необходимости, проходить опрос с использованием полиграфа». Итак, внесение указанных выше положений в трудовые договоры и локальные правовые нормативные акты делают применение полиграфа государственными и негосударственными пользователями вполне легитимным в рамках действующего отечественного законодательства. В связи с этим вопрос — «Применять или не применять полиграф при работе с кадрами?» — носит уже не столько правовой, сколько эмоциональный характер.

Полиграф является, согласно действующему Трудовому кодексу РФ, законным при соблюдении определенных норм. Согласно этим нормам, проведение опроса на полиграфе — акт сугубо добровольный, и никто не вправе насильно заставить человека проходить его. Перед началом проверки на полиграфе тестируемый должен дать свое письменное согласие на это. К тому же следует использовать только те приборы, которые имеют соответствующий сертификат и не наносят ущерба здоровью и психологическому состоянию обследуемых, кроме этого важно привлекать к работе на полиграфе только обученных специалистов. И еще раз надо подчеркнуть: опрашиваемые обязательно должны быть ознакомлены со своими правами перед началом обследования.

Основная идея, положенная в основу работы полиграфа, заключается в том, что наше сознание изначально запрограммировано на правду, только правду и ничего, кроме правды. Именно поэтому когда мы лжем, возникает эмоциональный дискомфорт (стресс), который выражается в определенных физиологических реакциях, которые можно фиксировать и объективно измерять в связи с тем, что сознательный контроль вегетативных функций, связанных с переживанием тех или иных эмоций большей частью невозможен.

Любая жизненно важная для человека информация — «убил — не убил», «украл — не украл», «принимал наркотики — не принимал» и так далее — всегда откладывается в его памяти. Поэтому «мишенью» для полиграфа является память опрашиваемого лица.

Задача полиграфа сводится к тому, что бы определить владеет ли обследуемой определенной информацией или нет. При этом, чем важнее для человека какая-либо информация, тем больше его стресс при попытке эту информацию скрыть.

Понятно, что полиграф эффективен только в том случае, если испытуемый осознает возможность разоблачения — это как раз и создает тот самый стресс, контролировать который человек не может и на который реагирует прибор.

Подводя итог данной главе, хотелось бы отметить, что нормы главы 14 ТК РФ, обязывающие работодателя создать и ввести в действие положение о защите персональных данных работника, действуют уже более четырех лет, но, несмотря на это, многие работодатели сталкиваются с трудностями при создании данного локального нормативного акта. Данный локальный акт должен содержать:

4. Ответственность за нарушение правил работы с персональными данными

Статья 90 ТК РФ предусматривает ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника. Нарушитель может нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность.

Таблица.2.Типичные нарушения, влекущие уголовную и административную ответственность

Характер нарушения	Типичные примеры	Нормы ответственности
Сбор информации без согласия работника	Применение негласного видеонаблюдения и прослушивания Просмотр электронной и бумажной корреспонденции без предупреждения	Ст.ст. 137, 138 УК РФ Ст. 138 УК РФ
Сбор информации, не касающейся трудовых отношений	Установление средств наблюдения в доме работника, ведение слежки в публичных местах и т.д.	Ст.ст. 137, 139 УК РФ
Нарушение установленного порядка сбора информации	Превышение частным детективным агентством своих полномочий Превышение охранно-сыскным подразделением предприятия своих полномочий