В настоящее время разработка автоматизированного сервиса в сфере оказания различных услуг населению является одной из наиболее высокотехнологичных отраслей. Организация работы научно-технической библиотеки требует использования современных технологий, позволяющих оперативно получать и контролировать основные показатели деятельности библиотеки. Современные автоматизированные системы управления (АСУ) имеют модульную структуру, в которую можно добавить необходимый функционал. Для грамотно внедренной комплексной автоматизированной системы библиотеки требуется минимум ресурсов на обслуживание.
Применение БД «Библиотека» необходимо при организации деятельности образовательных учреждений. Учет преподавателей и студентов требует использования базы данных, что обуславливает актуальность применения данной БД.
Главной задачей системы автоматизации библиотеки является своевременная обработка большого числа заказов и учет выдачи/приема литературы. Информационные системы для библиотек позволяют значительно увеличить производительность людей и, соответственно, повышать эффективность работы самой библиотеки. Управление производительностью библиотеки осуществляет путем оптимизации поиска литературы, организации анализа различных ситуаций и получения разнообразной статистики (рейтинга изданий).
Объект данной работы — БД «Библиотека».
Предмет — проблема организации и хранения данных в данной БД.
Цель работы — разработать эффективную и удобную базу данных.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Разработать и заполнить таблицы соответствующими данными.
2. Установить тип связей в таблице.
3. Создать запросы для вывода необходимых полей.
4. Создать формы, отчеты и макросы.
Разрабатываемая база данных (БД) «Библиотека» призвана существенно сократить затраты времени на выполнение рутинных операций:
- ведение базы данных имеющейся литературы по разделам, тематике,
- осуществление поиска литературных изданий в соответствии с требованиями клиента (по ключевым словам, автору и т.д.),
- получение разнообразной статистики для учета рейтинга литературных изданий (количество читателей данного издания, дата последней выдачи издания).
При этом руководству и специалистам библиотеки остается больше времени для оперативного отслеживания спроса на литературные издания, для оптимально перераспределения имеющихся человеческих и технических ресурсов.
Изложение-миниатюра в системе работы по развитию письменной речи учащихся
... миниатюры на основе художественного текста. Методы исследования: изучение и анализ лингвистической, методической и педагогической литературы, современных учебников русского языка, методических пособий. 1. Изложение - миниатюра в системе работы ... с тем методический потенциал этого эффективного вида творческой деятельности учащихся, с помощью которой развиваются умения работать с готовым текстом, ...
Проект автоматизации работы библиотеки — в первую очередь комплексный проект.
Дипломный проект посвящен проблеме разработки автоматизированной системы управления работой библиотеки.
Целью данного дипломного проекта является информационная поддержка деятельности научно-технической библиотеки, занимающейся ведением фонда литературных изданий, учетом выдачи/приема литературных изданий, оформлением заказов на книги.
В процессе разработки и создания базы данных использовались методы системного анализа и проектирования программного обеспечения.
Практическая ценность работы: заложена основа перехода библиотеки на качественно новый уровень — электронная обработка заявок на книги, автоматизированный учет выдачи/приема литературных изданий.
Раздел 1. Теоретическая часть
1.1 Назначение системы
Область применения программы «Информационная система «Библиотека»» — это описание и характеристики читателей, количество книг в различных залах, инвентарные номера, наличие новой литературы. Возможность приобретения одной книги или небольшого количества. Ведение учета мнений о книгах, ведение и изучение статистики.
Программа позволит автоматизировать работу по ведению учета о взятых книгах, о наличии книг, об особенностях каждого читателя, что позволит уменьшить трудоемкость работы.
Программа будет иметь спрос на рынке, так как существует много библиотек и библиотечных фондов, которым необходимо вести сведения о литературе, выдавать по просьбе людей необходимые книги, предоставлять новую литературу.
В автоматизированной системе определены следующие функции:
Введение информации о книге. Задачами данной функции являются: ввод, просмотр и редактирование информации. Ввод подразумевает запись данных о новой книге. Редактирование подразумевает изменение, удаление, добавление данных о книге.
Введение информации о читателях. Задачами данной функции являются: ввод, просмотр и редактирование информации. Ввод подразумевает запись данных и о новом читателе. Редактирование подразумевает изменение, удаление, добавление данных о читателе.
Поиск информации. Система позволяет вести поиск информации по фамилии абонента.
Выдача информации о новой поступившей литературе.
Выдача информации о читальном зале. Здесь отображаются данные о литературе, находящейся в библиотеке, запрещенные для выдачи на руки читателям.
Основные цели создания автоматизированной системы «библиотеки»:
1) Ускорение обработки библиотечной информации.
2) Уменьшение времени выполнения запросов и поиска информации.
3) Облегчение труда библиотекаря
Функциональное назначение — программа позволяет быстро и достаточно легко редактировать базу данных (добавлять новые записи, удалять старые, вносить необходимые изменения в существующие записи).
Эксплуатационное назначение — программа применяется пользователем для автоматизации учета о существующей литературе, об особенностях читателей, количестве свободных и занятых книг.
Анализ данных работы предприятия
... разрабатывает новые положения. Статистикой также называют статистические данные представленные в отчетности предприятий, организаций, отрасли ... продукция представляет стоимость всех видов готовой продукции, работ промышленного характера и услуг, предназначенных для отпуска ... ОФср-г, где V - объем выпуска продукции. Для анализа использования ОФ применяется также показатель, обратный фондоотдаче, - ...
1.2 Анализ предметной области и выбор метода решения
При создании программного продукта необходимо выделить основные этапы работы:
- Планирование программного продукта — определяются все основные задачи, которые должны быть выполнены в процессе разработки, а именно производится оценка финансовых, людских, технических и других ресурсов. Определяются методы тестирования и приемки программы;
- Составление требований заказчика — производится анализ требований к программному продукту (форма представления информации, необходимые функции, желаемый интерфейс, существующие ограничения);
- Проектирование программного продукта — определяется модель разрабатываемого программного продукта, которая определяет структура программы;
- Разработка программного продукта — на этом этапе программный проект преобразуется в код программы;
- Тестирование программного продукта — данный этап не имеет четкого начала, он может происходить как после завершения написания программы, так и во время предыдущих этапов. После завершения тестирования заполняется документация — результат тестирования;
- Сопровождение программного продукта — на этом этапе основное внимание уделяется внесению изменений в программный продукт.
Согласно техническому заданию на дипломное проектирование необходимо разработать программу «Информационная система библиотеки».
Программа «Информационная система библиотеки» позволит автоматизировать работу и уменьшить усилия пользователя.
1.3 Процесс и результат тестирования
Программа «Информационная система библиотека» была протестирована методом правильности. Главная задача такого тестирования проверить правильность работы программы и подтвердить, что все описанные действия выполняются в соответствии с требованиями.
Тест №1. Запуск программы.
Результат: Программа запускается без всяких ошибок.
Тест №2. Проверка работы меню (выбирается любой пункт меню).
Результат: Открытие необходимого окна.
Тест №3. Проверка работы с базой данных (возможность просматривания, добавление, изменение и удаление записей).
Результат: Работа с базой данных выполняется правильно.
Тест №4. Проверка работы меню с запросами.
Результат: При выборе нужного запроса появляется окно для выполнения запроса.
Тест №5. Проверка кнопки для выполнения запроса.
Результат: Запрос выполняется верно.
Программа прошла тестирование и готова к эксплуатации.
1.4 Требования к системе
Разрабатываемая система является единой, целостной системой, имеющая деление на две подсистемы:
1) Подсистема учета библиотечного фонда;
2) Подсистема учета абонентов.
Подсистема учета библиотечного фонда содержит информацию об объеме имеющийся в библиотеке литературы.
Подсистема учета абонентов содержит информацию о использовании литературы, сроках выдачи и возврата книг, и сведения об абонентах.
Вся информация обрабатывается на одном ПК и передача ее для других систем, программ и приложений не предполагается.
Модернизация системы проводится по требованию заказчика за определённую плату. Система функционирует в рабочее время, установленное на предприятии.
Проектирование баз данных
... курсовой работы является изучение организации баз данных. Для достижения поставленной цели необходимо выполнение следующих задач: 1. Рассмотреть теоретические аспекты и организации БД и СУБД. 2. Изучить текстовые базы, сетевые и реляционные базы. Рассмотреть проектирование баз данных. ...
Пользователем данной системы будет являться: сотрудник библиотеки по работе с абонентами, который должен владеть навыками работы на ПК. Обучение пользователей работе с системой осуществляется через инструкцию по эксплуатации, а также администратором АС.
АС представляет собой программный продукт, расположенный на жестком диске ПК. Никаких требований по транспортабельности системы не выдвигается, т.к. работа ведется на фиксированном рабочем месте.
Обслуживание и ремонт системы может производить администратор или разработчик АС.
Пользователям необходимо придерживаться инструкции по технике безопасности работы с ПК: не вскрывать ПК самостоятельно, не допускать попадания влаги на ПК и т.д.
Система разрабатывается с учетом требований к разработке приложений для Windows; для хранения информации служат классические реляционные базы данных.
Требования к надежности: должна обеспечиваться наработка на отказ не менее 500 часов работы в режиме реального времени. Надежность системы возможно обеспечить профилактическим обслуживанием и резервированием. Требуется высокая надежность технических средств и программного обеспечения.
Требования к безопасности: требования к безопасности определяются документацией завода-изготовителя технических средств, действующими правилами электробезопасности и пожарной безопасности.
Требования к эргономике и технической эстетике: в целях оптимизации информационного взаимодействия с техническими средствами должны быть выполнены следующие эргономические требования:
- рациональная компоновка технических средств на рабочем месте;
- оптимальное кодирование входной информации;
- рациональная организация диалогового режима работы.
Требования к патентной чистоте: проектные решения разрабатываемой АСУ не содержат сведения, которые могут быть признаны изобретениями или открытиями.
1.5 Создание БД средствами MS Access
1.5.1 Базы данных и системы управления базами данных
База данных — это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.
Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу данных крупного банка. В ней есть все необходимые сведения о клиентах, об их адресах, кредитной истории, состояние расчетных счетов, финансовых операциях и т.д. Доступ к этой базе данных имеется у достаточно большого количества сотрудников банка, но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.
С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.
БАЗЫ ДАННЫХ И ИХ ЗАЩИТА
... . Дать обзор средств защиты баз данных. Обзор баз данных и их классификация Классификация БД по модели данных : 1. Реляционная модель данных - это абстракция данных, которая представляет данные в базе данных в виде набора таблиц, называемых отношениями. Каждая таблица имеет имя ...
В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.
Перед тем как приступить к изучению СУБД ACCESS рассмотрим несколько основных понятий.
Данные — систематизированная и структурированная каким-либо образом информация. Существуют, по крайней мере, три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная.
Модели данных — представление данных и их взаимосвязей, описывающих понятия проблемной среды. Модели данных используются как для концептуального, так и для логического и физического представления данных.
Поле — основной и минимальный элемент данных.
Запись — несколько полей.
Связи — логические взаимосвязи между записями или полями.
Цель любой информационной системы — обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле слова база данных — это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и, в конечном счете, автоматизации, например, предприятие, вуз и т д.
1.5.2 Состав СУБД
Язык описания данных (ЯОД) — Средства описания данных в БД и связей между ними. Средствами этого языка описывается структура БД, форматы записей, пароли, защищающие данные.
Язык манипулирования данными (ЯМД) — язык для выполнения операций над данными, позволяющий менять их строение.
Для различных СУБД реализация этих уровней языков может быть различной. В одних случаях ЯОД и ЯМД требует составления пользователем программы полностью «вручную», в других (что отражает современную тенденцию) в СУБД присутствует средства визуальной (зримой, наглядной) разработки программ. Для этого в современных СУБД имеются редакторы экранных форм, отчетов. «Кирпичиками» (инструментами) таких редакторов являются поля различных видов (поля ввода, поля вывода, вычисляемые поля), процедуры обработки различных типов (формы ввода, таблицы, отчеты, запросы).
На основании созданных пользователем объектов программы — генераторы формируют программный код на языке конкретной машины или на промежуточном языке.
1.5.3 Структура простейшей базы данных
Сразу поясним, что если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть — это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных — деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.
Информационные базы данных: нормализация, связи и ключи
... ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ. Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле ... крупных информационных систем являются банковские системы, системы заказов железнодорожных билетов и т.д. База данных – это интегрированная совокупность структурированных и взаимосвязанных данных, ...
Базы данных могут содержать различные объекты. Основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.
Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в простейшей базе данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.
1.5.4 Microsoft Access
Microsoft Access — это интерактивная реляционная СУБД (relational database management system — RDBMS) для WINDOWS. Это программа, которую Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток. Все это благодаря поддержки True-type шрифтов и встраивания OLE-объектов (Object Linking and Embeding) в рамках среды WINDOWS. OLE — объект представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остается в своей первоначальной форме. OLE-объектом может быть EXCEL — таблица, Paintbrush — иллюстрация или Sound — файл.
Новинкой программы Access является Cue Cards — Система суфлирования. Это обучающая система, предоставляющая пользователю рекомендации по выходу из реальных ситуаций при решении прикладных задач. При знании английского языка пользователь всегда сможет получить подсказку о том, что следует делать далее.
Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных.
1.5.5 Различия между СУБД Access и электронными таблицами Excel
На первый взгляд СУБД Access очень похожа по своему назначению и возможностям на программу электронных таблиц Microsoft Excel. Однако между ними существуют принципиальные различия.
При работе с электронной таблицей Excel вы можете в ячейку таблицы внести любую информацию, вследствие чего на рабочем листе можно разместить и таблицу, и текст, и рисунок. В один столбец таблицы могут при необходимости вноситься разные данные — числа, текст, даты. Таблица в базе данных Access отличается от таблицы Excel тем, что в ней, как уже говорилось выше, для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в один столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов.
Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом не вводились данные — прямо в таблицу, через экранную форму или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам.
Проектирование базы данных «Спортивный клуб»
... Схема функциональных зависимостей ПО «Спортивный клуб» Целью разработки учебной базы данных «Спортивный клуб» является автоматизация профессиональной деятельности работы Спортивного клуба. 2. Анализ предметной ... сводными таблицами (табл. 1 и табл. 2) описанием работ (функций) и стрелок (данных). Таблица 1. Описание работ Номер работ Имя работ Описание работ 0 Спортивный Клуб Спортивный клуб. ...
С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное количество строк. Таблицы баз данных могут включать в себя огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.
Если все необходимые для работы данные вы будете хранить в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информации вы просто можете запутаться в большом количестве файлов. Access позволяет хранить все данные в одном файле и осуществлять доступ к этим данным постранично, т. е., не превышая ограничений на ресурсы памяти компьютера.
В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.
Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.
Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены. Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантировано будут работать с актуальными данными.
Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы, например, можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.
Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета. Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.
Отметим, что возможности Excel, конечно, не ограничиваются только электронными таблицами, например, Excel очень удобно использовать для анализа данных, которые хранятся на сервере базы данных (в частности, Microsoft SQL Server), но в этом случае Excel не является хранилищем данных, а обеспечивает только их обработку.
1.5.6 Свойства полей базы данных
Поля базы данных не просто определяют структуру базы — они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.
Проектирование базы данных «Отдел кадров»
... базу данных. Однако в реальной жизни структуры баз данных, а соответственно и способы их создания, намного сложнее. В данной курсовой работе будут рассмотрены лишь некоторые из них. 1. Определение предметной области В отделе кадров ... индексированное поле и назначить его ключом, идентифицирующим записи таблицы. Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных тем, что для них Access создает ...
Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
Размер поля — определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных).
Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.
Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например, к текстовым).
Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.
Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.
Общие свойства поля. Основные свойства задаются для каждого поля на вкладке Общие (General) и зависят от выбранного типа данных. Для отображения свойств поля необходимо установить курсор на строке соответствующего поля (рис. 3.5).
Рассмотрим свойства полей, которые наиболее важны на первом этапе изучения баз данных.
Размер поля (Field Size) задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с типом данных Текстовый задается размер от 1 до 255 знаков (по умолчанию 50 знаков).
Для поля с типом данных Числовой можно задать следующие значения:
База данных музыкального магазина
... печатных документов. страницами доступа к данным Макросы и модули. макросы 2. Создание базы данных «Музыкальный магазин» 2.1. Создание таблиц и связей ... баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных. Текстовый Числовой – тип данных для хранения действительных чисел. Поле ...
- Байт (Byte) для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт;
- Целое (Integer) для целых чисел от -32 768 до 32 767, занимает 2 байта;
- Длинное цело е (Long Integer) для целых чисел от -2 147 483 648 до 2 147 483 647, занимает 4 байта;
- Одинарное с плавающей точкой (Single) для чисел от -3,4х 1038 до 3,4х 1038 с точностью до 7 знаков, занимает 4 байта;
- Двойное с плавающей точкой (Double) для чисел от ~1,797х 10308 до 1,797х 10308 с точностью до 15 знаков, занимает 8 байт;
- Действительное (Decimal) для целых чисел от-1038-1 до 1038-1 (при работе с проектами, которые хранятся в файлах с расширением adp) и от-1028-1 до 1028-1 (для файлов с расширением mdb) с точностью до 28 знаков, занимает 12 байт;
— Код репликации (Replication ID).
Глобальный уникальный идентификатор (Globally unique identifier, GUID), занимает 16 байт. Поля такого типа используются в Access для создания системных уникальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных.
Для поля с типом данных Счетчик можно задать:
- Длинное целое (Long Integer) — 4 байта;
- Код репликации (Replication ID) — 16 байт.
Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, т.к. сохранение таких полей требует меньше памяти и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.
1.5.7 Типы данных
Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.
Текстовый — тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).
Числовой — тип данных для хранения действительных чисел.
Поле Мемо — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов).
Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.
Дата/время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
Денежный — тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.
Счетчик — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование — для порядковой нумерации записей.
Логический — тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например, Да или Нет).
Гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.
Мастер подстановок — это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.
1.5.8 Безопасность баз данных
Базы данных — это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.
Базы данных — это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тыс.ячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети. субд access логическое алгоритм
Проблема безопасности баз данных решается тем, что в СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.
1.6 Проектирование баз данных
1.6.1 Режимы работы с базами данных
Методически правильно начинать работу с карандашом и листом бумаги в руках, не используя компьютер. На данном этапе он просто не нужен. Неоптимальные решения и прямые ошибки, заложенные на этапе проектирования, впоследствии очень трудно устраняются, поэтому этот этап является основополагающим. Обычно с базами данных работаю две категории пользователей. Первая категория — проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разрабатывают и другие объекты базы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны — для ограничения функциональных возможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопасности).
Проектировщики не наполняют базу конкретными данными, (заказчик может считать их конфиденциальными и не предоставлять посторонним лицам).
Исключение составляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладки объектов базы.
Вторая категория исполнителей, работающих с базами данных, — пользователи. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы — только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.
Соответственно СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создание ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.
1.7 Объекты базы данных
Таблицы. Таблицы — это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).
Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.
Формы. Если запросы — это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы — это средства для ввода данных. Смысл их тот же — предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка — это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.
Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
Страницы. Это специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД Microsoft Access (начиная с Access 2000).
Правда, более корректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web — страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web — узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, позволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.
Макросы и модули. Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.
1.8 Разработка технического задания
Техническое задание на проектирование базы данных должен предоставить заказчик. Однако для этого он должен владеть соответствующей терминологией и знать, хотя бы в общих чертах, технические возможности основных СУБД. К сожалению, на практике такое положение встречается не всегда. Поэтому обычно используют следующие подходы:
- Демонстрируют работу аналогичной базы данных, после чего согласовывают спецификацию отличий;
- Если аналога нет, выясняют круг задач и потребностей заказчика, после чего помогают ему подготовить техническое задание.
При подготовке технического задания составляют:
- Список исходных данных, с которыми работает заказчик;
- Список выходных данных, которые необходимы заказчику для управления структурой своего предприятия;
- Список выходных данных, которые не являются необходимыми для заказчика, но которые он должен предоставить в другие организации (в вышестоящие структуры, в органы статистического учета, прочие административные и контролирующие организации).
При этом очень важно не ограничиваться взаимодействием с головным подразделением заказчика, а провести обсуждение со всеми службами и подразделениями, которые могут оказать оказаться поставщиками данных в базу или их потребителями.
Разработка структуры базы данных. Выяснив основную часть данных, которые заказчик потребляет или поставляет, можно приступать к созданию структуры базы, то есть структуры ее основных таблиц.
1. Работа начинается с составления генерального списка полей
2. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.
3. Далее распределяют поля генерального списка по базовым таблицам. На первом этапе распределение производят по функциональному признаку. Цель — обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился, по возможности, в рамках одного подразделения, а еще лучше — на одном рабочем месте.
4. В каждой из таблиц намечают ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Например, для таблицы данных о студентах таким поле может служить индивидуальный шифр студента. Для таблицы, в которой содержаться расписание занятий, такого поля можно и не найти, но его можно создать искусственным комбинированием полей «Время занятия» и «Номер аудитории». Эта комбинация неповторима, так как в одной аудитории в одно и то же время не принято проводить два различных занятия. Если в таблице, вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использовать, как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик — оно не может содержать повторяющихся данных по определению.
5. С помощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами. Такой чертеж называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.
6. Разработкой схемы данных заканчивается «бумажный» этап работы над техническим предложением. Эту схему можно согласовать с заказчиком, после чего приступать к непосредственному созданию базы данных.
Следует помнить, что по ходу разработки проекта заказчику непременно будут приходить в голову новые идеи. На всех этапах проектирования он стремится охватить единой системой все новые и новые подразделения и службы предприятия. Возможность гибкого использования его пожеланий во многом определяется квалификацией разработчика базы данных. Если схема данных составлена правильно, подключать к базе новые таблицы нетрудно. Если структура базы нерациональна, разработчик может испытать серьезные трудности и войти в противоречие с заказчиком. Противоречия исполнителя с заказчиком всегда свидетельствуют о недостаточной квалификации исполнителя. Именно поэтому этап предварительного проектирования базы данных следует считать основным. От его успеха зависит, насколько база данных станет удобной, и будут ли с ней работать пользователи. Если отмечается, что пользователи базы «саботируют» ее эксплуатацию и предпочитают работать традиционными методами, это говорит не о низкой квалификации пользователей, а о недостаточной квалификации разработчика базы. На этом этапе завершается предварительное проектирование базы данных, и на следующем этапе начинается ее непосредственная разработка. С этого момента следует начать работу с СУБД. Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Сделать это возможно, только если данные структурированы. Структурирование — это введение соглашений о способах представления данных.
Неструктурированными называют данные, записанные, например, в текстовом файле. Пользователями базы данных могут быть различные прикладные программы, программные комплексы, а также специалисты предметной области, выступающие в роли потребителей или источников данных, называемые конечными пользователями. В современной технологии баз данных предполагается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляются централизованно с помощью специального программного инструментария — системы управления базами данных.
База данных (БД) — это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.
Система управления базами данных (СУБД) — это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.
Централизованный характер управления данными в базе данных предполагает необходимость существования некоторого лица (группы лиц), на которое возлагаются функции администрирования данными, хранимыми в базе.
1.9 Типы связей
Все информационные объекты предметной области связаны между собой. Различаются связи нескольких типов, для которых введены следующие обозначения:
- один к одному (1:1);
- один ко многим (1: М);
- многие ко многим (М: М).
Связь один к одному (1:1) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует не более одного экземпляра информационного объекта В и наоборот.
При связи один ко многим (1:М) одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В, но каждый экземпляр объекта В связан не более чем с 1 экземпляром объекта А. Графически данное соответствие имеет вид.
Связь многие ко многим (М:М) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В и наоборот.
1.10 Автоматизация библиотеки
Основное преимущество автоматизации в данной сфере заключается в предоставлении читателю более полной и достоверной информации о состоянии библиотечного фонда, возможности быстрой и эффективной ориентации в довольно больших объемах информации. Как правило, внедрение любой автоматизированной системы влечет за собой изменение существующих организационных структур и методов управления, требует более четкой регламентации документооборота и процедур управления, упорядочения используемых и создание новых нормативов, совершенствование условий труда.
Автоматизация этих процессов возможна в результате создания электронной базы данных на библиотечный фонд и на читателей. В базе данных должна быть предусмотрена обратная связь между литературой, содержащейся в фонде, и литературой, находящейся на руках у читателя. Процессы в автоматизированной библиотечной системе должны быть реализованы следующим образом. Библиотекарь заносит библиографические описания поступившей литературы, распределенные по полям, в электронный каталог и присваивает инвентарные номера книгам (данный процесс автоматизирован) по количеству экземпляров данного наименования. Система предоставляет функции печати инвентарной книги (листы инвентарной книги подшиваются) и библиографической карточки на отобранное подмножество.
СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных.
Перед созданием базы данных необходимо ответить на следующие вопросы.
Каково назначение базы данных?
Какие таблицы (данные) будет содержать база данных?
Какие запросы и отчеты могут потребоваться пользователям этой базы данных?
Какие формы может потребоваться создать?
Отвечая на эти вопросы, можно разработать проект базы данных и создать полезную и удобную в использовании базу данных.
Раздел 2. Практическая часть
2.1 Постановка задачи
Проанализировав предметную область и определив действия, выполняемые системой можно выделить следующие функции:
Функция «учет книг» подразделяется на следующие подфункции:
1. Ввод информации:
- ввод информации о выданной книге;
- ввод информации о новой книге.
2. Редактирование информации:
- редактирование информации о книге;
- редактирование информации об абонентах.
3. Удаление информации:
- удаление данных о списанных книгах.
Функция «учет абонентов» подразделяется на следующие подфункции:
1. Ввод информации:
- ввод информации о новом абоненте.
2. Редактирование информации:
- редактирование информации об абонентах.
3. Удаление данных:
- удаление данных об абонентах.
Функция «поиск» подразделяется на следующие подфункции:
1. Поиск по фамилии читателя.
2. Поиск по категории книги.
2.2 Алгоритм работы базы данных «Информационная система «Библиотека»»
При загрузке главной формы предоставляется выбрать действие: либо выполнение запроса, либо выбор необходимой базы данных. Если выбирается `Запрос’, то предлагается выбрать или указать необходимые данные для выполнения запроса, после чего выводится результат запроса. После выполнения запроса, либо изменения или просмотра базы данных, либо после просмотра помощи по работе с программой предлагается выйти из программы. Если в одной из форм выбирается «главное меню», то происходит выход из данной формы в главное меню.
АС дает возможность быстрого поиска книги, занесения новой книги в базу данных, а также поиска читателя и занесения нового читателя в базу данных. Следовательно, уменьшает время на поиск книги, читателя.
2.3 Логическое проектирование
Рис. 1. Логические связи между элементами данных
Логическая модель — отражает логические связи между элементами данных вне зависимости от их содержания и среды хранения. Логическая модель данных может быть реляционной, иерархической, или сетевой. Пользователям выделяются подмножества этой логической модели, называемые внешними моделями. Внешняя модель отражает представления, которые пользователи первоначально желали иметь и которые легли в основу разработки концептуальной модели. Логическая модель отражается в физическую память, такую, как диск, лента или какой-либо другой носитель информации.
Рис. ER-модель «Информационной системы библиотеки»
Рис . Алгоритм процессов обработки информации
Концептуальная модель данных.
На ри с. 2 показана концептуальная модель объектов информационной системы библиотеки и их взаимосвязи.
Рис. 2. Концептуальная модель данных информационной системы
2.4 Разработка интерфейса базы данных «Информационная система «Библиотека»»
При разработке программы «Информационная система библиотека» были учтены основные требования пользовательского интерфейса.
На экране расположена информация, которую пользователь обрабатывает в данный момент. После выбора необходимого пункта меню открывается окно с базой данных. В данном окне пользователь может просматривать таблицу, производить необходимые изменения (добавлять, изменять и удалять записи).
Таблицы и средства редактирования расположены по центру, в привычном для пользователя местах. При работе со средствами редактирования осуществляется помощь пользователю в виде всплывающих подсказок.
Также на главном окне расположено меню со всеми запросами, где осуществляется выбор необходимого запроса и его выполнение.
Интерфейс разработан таким образом, чтобы пользователю было интуитивно понято, как работать с программой.
2.5 Исследование предметной области
При ответе на вопрос «Что лежит в основе системы данной библиотеки?» получаем список основных бизнес-процессов, происходящих на предприятии. В этот список можно включить следующие пункты:
- сотрудники
- читатели
- поставщики
- книги
- заказы.
Все операции выполняются в пределах одного здания, а организация совместного использования данных основана на возможности доступа к БД всего персонала библиотеки.
Как это делается?
Абонент приходит в библиотеку с паспортом, библиотекарь вводит его данные в систему и производит регистрацию, если абонент уже зарегистрирован, то система покажет дынные об абоненте.
Где происходят данные процессы?
Все операции выполняются в пределах одного здания, а организация совместного использования данных основана на возможности доступа к БД всего персонала библиотеки.
Когда выполняется, то или иное действие?
- обновление каталога учёта книг раз в год.
- подведение итогов поступивших книг ежемесячно.
- проведение учёта книг раз в месяц.
Почему эти действия выполняются?
- создание условий для улучшения деятельности персонала библиотеки
- обеспечивает улучшенный поиск и надёжность хранения информации.
2.6 Условия выполнения программы
Программа «Информационная система библиотека» позволит автоматизировать работу сотрудников, что уменьшит их труд и затрачиваемое время. Работать с программой может оператор средней квалификации (т. е. умеет включать и выключать компьютер, работать с файлами и папками, работать со средствами Office, работать с различными, более сложными программами), ознакомившись и изучив руководство оператора.
