Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).
Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД. Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД основанных на реляционной структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности (правильности) и безопасности данных, а также санкционирования доступа.
Цель работы закрепление и углубление знаний по информатике, практических навыков работы на персональном компьютере и разработки пользовательских приложений с использованием программных средств интегрированного пакета MS Office и современных компьютерных технологий обработки информации, а также создание базы данных в СУБД ACCESS.
1. Основные понятия баз данных
это организованная структура, предназначенная для хранения информации
Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу данных крупного банка. В ней есть все необходимые сведения о клиентах, об их адресах, кредитной истории, состояние расчетных счетов, финансовых операциях и т.д. Доступ к этой базе данных имеется у достаточно большого количества сотрудников банка, но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.
Web-доступ к базам данных
... для пользователя, и для машины, - подавляющее большинство современных информационных систем работает именно с такими таблицами. Базы данных, которые состоят из двумерных таблиц, называются реляционными. Основная идея ... с самого начала предполагалось, что необходимую синхронизацию неявно выполняет СУБД. В основе современных реляционных баз данных (и стандарта SQL) лежит несколько правил и принципов: ...
системы
В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД MicrosoftAccess, входящую в пакет MicrosoftOffice.
1.2. Структура простейшей базы данных
Сразу поясним, что если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть – это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных – деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.
Базы данных могут содержать различные объекты. Основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.
поля и записи
Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.
Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
Размер поля, Формат поля
Маска ввода
Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
Значение по умолчанию, Условие на значение, Сообщение об ошибке, Обязательное поле, Пустые строки, Индексированное поле
Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.
Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.
Таблица «Основные типы творческих работ учащихся»
... творческую активность каждого участника проекта, способствует успешной социальной адаптации. Непременное условие проектной деятельности – наличие заранее выработанных представлений о конечном продукте деятельности. Учебное исследование – творческая работа ... данные об объектах описания. Аналитическое представление исследуемой проблемы и проектирование путей решения этой проблемы. Автор реферата ...
Текстовый
Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.
Поле Мемо
Дата/время
Денежный — тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.
Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.
Логический, Гиперссылка, Мастер подстановок
Таблицы – это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).
Запросы.
Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.
Формы.
Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.
Отчеты.
По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
страницами доступа к данным
Макросы и модули.
макросы
2. Создание базы данных «Музыкальный магазин»
2.1. Создание таблиц и связей между таблицами
Реляционные БД представляют связанную между собой совокупность таблиц-сущностей базы данных (ТБД).
Связь между таблицами может находить свое отражение в структуре данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы — атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.
При практической разработке БД таблицы-сущности зовутся таблицами, строки-экземпляры — записями, столбцы-атрибуты — полями.
Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.
Для решения поставленной задачи принята схема базы данных, представленная на Рис.1. Для открытия схемы данных была выбрана команда «Схема данных» в меню «Сервис». В данной схеме представлена взаимосвязь всех таблиц базы данных и отношения между ними.
Рис.1. Схема данных
Составляющими базу данных являются четыре таблицы, одна из них основная :
- Исходная таблица – содержит кодовую информацию о продуктах, а также информацию о наличии продукта на складе, его оптовой и розничной цене;
И три дочерние:
- Код записи – содержит информацию о названии альбома, годе выпуска, дате продажи и количестве проданного;
- Код исполнителя – содержит информацию о наименовании исполнителя, группы и т.д.;
- Код жанра – содержит информацию о наименовании жанра.
Для создания таблицы в режиме конструктора было проделано следующее:
- открыли базу данных;
- на вкладке «Таблицы» выбрали «Создание таблицы в режиме конструктора», открылось окно конструктора;
- ввели имена полей таблицы и выбрали тип данных для каждого поля;
- можно было изменить свойства полей, если это необходимо;
- выбрать ключевое поле, если это необходимо;
- выполнили «Файл»®»Сохранить» и сохранили таблицу, при этом если ключевое поле не было выбрано, Access предложит его создать;
- закрыли таблицу.
Ниже описана структура таблиц «Исходная таблица» и «Код записи».
Таблица «Исходная таблица» предназначена для кодового обозначения товара, хранения и представления информации о наличие и цене.
Таблица 1. Структура таблицы «Исходная таблица»
| Тип данных | Применение | Поле |
| Числовой | Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов | Код продукта, код записи, код исполнителя, код жанра, наличие |
| Денежный | Для хранения денежных сумм | Цена, оптовая цена |
Вид таблицы «Исходная таблица» представлен на Рис.2
Рис.2. Вид таблицы «Исходная таблица»
Таблица «код записи» предназначена для идентификации кода записи названием альбома, хранения данных о дате выпуска, дате продажи и количества проданного.
Таблица 2. Структура таблицы «Код записи»
| Тип данных | Применение | Поле |
| Числовой | Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов | Код записи, год выпуска, количество проданного |
| Текстовой | Текст или числа, не требующие проведения расчетов. | Название альбома |
| Дата/время | Для хранения календарных дат и текущего времени | Дата продажи |
Вид таблицы «Код записи» представлен на Рис.3.
Рис.3. Вид таблицы «Код записи»
Второстепенные таблицы были созданы для уменьшения избыточности данных, путем выделения общих частей из основных таблиц. Создание данных таблиц полностью идентично созданию основных таблиц.
Установка связей между таблицами
Вся необходимая работа осуществлялась в специальном окне Схема данных, которое открывается кнопкой 
на панели инструментов или командой Сервис → Схема данных.
Одновременно с открытием окна Схема данных открылось диалоговое окно Добавление таблицы, из которого были выбраны таблицы, между которыми создаются связи.
Добавление таблиц осуществлялось выделением их в списке и щелчком на кнопке Добавить. После добавления всех необходимых таблиц, окно Добавление таблиц, закрылось щелчком на кнопке Закрыть.
В итоге в окне Схема данных были представлены все таблицы, создаваемой базы данных со списками своих полей. Ключевые поля выделены жирным шрифтом.
Рис.4. Схема данных
Определение связи по простому ключу. Для установки связи по простому ключу был выделен Первичный ключ в родительской таблице и затем мышкой перенесен на дочернюю (подчиненную) таблицу. После того как кнопка мыши была отпущена, появилось диалоговое окно Изменение связей (Рис.5.), в котором видно по каким полям устанавливается связь. В этом же окне была обеспечена целостность БД, отметкой параметров Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.
Рис.5. Изменение связей
После нажатия кнопки Создать между таблицами была установлена связь Один ко многим, обозначенная на схеме как 1 : µ.
2.2.
Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.
Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.
В объекте Запросы есть специальный значок Создание запроса в режиме конструктора, который открывает специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы – по одному на каждое поле будущей результирующей таблицы. При создании запроса на основе нескольких взаимосвязанных таблиц в бланк запроса были внесены все участвующие в запросе таблицы.
Таблицы, к которым обращен запрос, были открыты с помощью контекстного меню. Далее, с помощью двойного щелчка мышью на нужном поле, его можно было поместить в столбец нижней части бланка.
В строке Поле были указаны имена столбцов создаваемого запроса. Существующее имя поля выбрано из раскрывающегося списка. В первом и втором столбце выбрано Название альбома и Наличие. В ячейке имя таблицы возникло имя таблицы которая содержит выбранное поле. Для вычисляемого поля в строке поле была выбрана формула: Стоимость: Sum([Количество]*[цена]).
Для поля Название альбома выбран тип Группировка, для поля наличие выбран тип Sum.
Так же были изменены некоторые свойства столбцов. Был задан формат поля – фиксированный и число знаков после запятой – 2.
Рис.6. Запрос «общий» в режиме Конструктора
2.3. Создание форм
Формы позволяют вводить данные в таблицы базы без непосредственного доступа к самим таблицам.
Автоформы. В отличие от таблиц, структуру которых лучше формировать вручную, формы удобно готовить с помощью средств автоматизации. Существуют три вида автоформ: «в столбец», «ленточные» и «табличные». Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи – она удобна для ввода и редактирования данных. «Ленточная» автоформа отображает одновременно группу записей – ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.
Для создания автоформы открыли панель Формы в окне База данных и воспользовались командной кнопкой 
. В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирали тип автоформы и таблицу, на которой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа сформировалась автоматически и немедленно была готова к работе, т.е. к вводу или отображению данных.
Рис.7. Форма
Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.
Создание итогового отчета с помощью мастера было начато с нажатия кнопки 
. В окне Новый отчет выбран Мастер отчетов и запрос, в котором присутствуют нужные поля. Затем отвечали на вопросы, появляющиеся в диалоговых окнах Мастера. Переход к новому окну по кнопке Далее.
На экране появился отчет. Его можно было просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы в нижней части экрана. После завершения необходимых операций окно просмотра отчета было закрыто.
Рис.7. Отчет о наличии
Заключение
В проделанной работе были опробованы и использованы основные метода и объекты системы управления базами данных Microsoft Access.
Помимо использованных разделов, Microsoft Access содержит в себе также средства для интеграции разных приложений Office 2003 и возможности работать в Web.
Так как интеграция информационных систем во все сферы жизни увеличивается с каждым днем, то актуально становится разработка подобных баз данных. При этом разработчик должен учитывать то, что наиболее простые БД могут быть подвержены избыточности, но при этом нельзя и увлекаться делением БД на много составных таблиц. Также современные средства дружественного интерфейса позволяют разработать интуитивно понятные приложения, что является одним из основных требований заказчика. При создании БД необходимо принять во внимание область, для которой разрабатывается база данных. Например, при формировании БД для магазина, разработчик должен ориентировать её в первую очередь на продажу.
Выводы
В ходе работы над базой данных были созданы: четыре таблицы – одна главная и три подчиненные, между ними установлена связь один ко многим, с обеспечением целостности данных, два запроса – общий и запрос на продажи. Также была создана форма, позволяющая получить полную информацию о продукте, и два отчета по запросам.
Список литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://litfac.ru/kursovaya/muzyikalnyiy-magazin/
1.Симонович С.В. и др. Информатика. Базовый курс — СПб: Издательство «Питер», 2000. – 640с.
2. Тархов С.В., Рамбургер О.Л., Минасов Ш.М. Технология работы в интегрированном офисном пакете: Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Кафедра Информатики УГАТУ, Уфа, 2004 г.
3. Информатика. Учебное пособие /Под ред. В.Г. Кирия. – Иркутск: ИрГТУ ,2000 часть 2. – 382с.
4. Информатика. Учебное пособие /Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. – Иркутск: ИрГТУ, 2004. – 116с.
5. Семенов А.С. Access2003 Практическая разработка баз данных.- СПб.: Питер, 2005
6. Диго С.М. Access. – М.: Проспект, 2005
